Hyvä johtaminen – Osa 10: Sovitussa aikataulussa pysyminen

Aika usein elämässä käy niin, että ihmiset lupaavat tehdä jotain johonkin tiettyyn ajankohtaan mennessä eivätkä pidä lupaustaan. Miksi sovituista asioista on niin vaikea pitää kiinni?

Aina voi tietysti tulla yllättäviä esteitä ja viiveitä matkan varrelle. Juuri siitä syystä asioita ei kannata jättää viime tippaan.

Hyvä johtaja ei myöhästele. Myöhästyminen on usein (ei tietenkään aina) välinpitämättömyyttä muiden aikatauluja kohtaan. Tärkeille asioille kun on aina aikaa ja kaikkein tärkeimmät asiat kannattaa tehdä silloin kun niillä ei ole vielä kiire. Jos ei tee sitä, mitä on sovittu, sotkee usein omien aikataulujen lisäksi myös muiden suunnitelmat.

Ohessa kymmenen syytä sille, miksi sovituista asioista/aikatauluista on niin vaikea pitää kiinni sekä jokaiseen kohtaan ratkaisuehdotus:

1. Ei ole suunnitelmaa tai aikataulua asioiden hoitamisesta.
– Ratkaisu: Sovi mitä tehdään, laadi suunnitelma asioiden toteuttamisesta ja toteuta suunnitelma.

2. Luvataan tehdä jotain ennen perehtymistä siihen, mitä suunniteltu tehtävä todella vaatii.
– Ratkaisu: Ennen aikataulusta sopimista hanki realistinen käsitys siitä, mitä olet tekemässä.

3. Asiat viivästyvät muiden lupaamien tehtävien viivästyessä.
– Ratkaisu: Mikäli jonkin asian tekeminen vaatii muiden työpanosta, varmista heidän aikataulunsa ja lisää luvattuun aikatauluun vähintään puolet lisää kun suunnittelet oman aikataulusi.

4. Asioiden tekeminen jätetään viime tippaan ja yllättävät ”häiriötekijät” tulevat tielle.
– Ratkaisu: Tee asiat etupainotteisesti. Varaa suunnitelmaasi/aikatauluusi aikaa vähintään 40-60% yllättäville ja ennakoimattomille häiriötekijöille tai viiveille.

5. Pyritään liian täydelliseen lopputulokseen.
– Ratkaisu: Opettele tekemään epätäydellistä. Suhteessa omaan maksimitasoosi 80-95 prosentin laatu on helppo saavuttaa. Viimeisten viiden prosentin parannukset vaativat äärettömän määrän työtä. Sitä paitsi, jos pyrit täydellisyyteen, kuuluu siihen myös ajoissa oleminen.

6. Halutaan miellyttää ja olla mukavia, luvataan mahdottomia.
– Ratkaisu: Muita miellytetään parhaiten sillä, että ollaan rehellisiä omien aikataulujen suhteen ja pidetään luvatut sitoumukset.

7. Uskotellaan itselle olevan aikaansaavampia kuin ollaan.
– Ratkaisu: Seuraa ja pidä kirjaa ajankäytöstäsi sekä opi tuntemaan oma toimintasi ja eri asioiden vaatima aika.

8. Ei osata sanoa ei ja alistutaan muiden painostukselle.
– Ratkaisu: Opettele sanomaan ei vähemmän tärkeille asioille. Keskity olennaiseen ja pidä itselläsi priorisoitua työlistaa, johon voi verrata mahdollisia uusia tehtäviä. Kun jotain tulee lisää, täytyy jotain lähteä pois.

9. Ei ole motivaatiota.
– Ratkaisu: Kannattaa pääsääntöisesti antaa aikansa sille, minkä kokee mielekkääksi tai löytää inspiraatio tekemiselle.

10. Mennään fiiliksen mukaan ja tehdään mitä huvittaa eikä sitä, mitä on sovittu.
– Ratkaisu: Tee itsellesi viikko- ja päiväsuunnitelmat. Mieti edellisenä iltana tai aamulla mitä juuri sen päivän aikana haluat tehdä (1-3 kaikkein tärkeintä asiaa) ja tee ne heti aamulla.

Kun myöhästymisiä kuitenkin aina tulee kannattaa muistaa seuraava asia: Jos arvioit myöhästyvästi kokouksesta esimerkiksi viisi minuuttia, ilmoita, että myöhästyt 15 minuuttia. Mikäli sitten myöhästytkin ”vain” viisi minuuttia, olet yllättänyt odottajat positiivisesti. Sen sijaan jos arvioit myöhästyväsi viisi minuuttia ja ilmoitat juuri sen, on mahdollista, että jokin yllättävä tapahtuma lisää myöhästymistäsi. Näin tulet tuottamaan pettymyksen kahdesti – ensin suhteessa alkuperäiseen lupaukseen ja sitten vielä uudestaan suhteessa uuteen ilmoitukseesi.

Kirjoitussarjan edelliset osat luettavissa täältä:
– Osa 1: Tavoitteet
– Osa 2: Palautteen antaminen
– Osa 3: Viisi vinkkiä sähköpostin käyttöön
– Osa 4: Ajanhallinnasta itsensä johtamiseen
– Osa 5: Priorisointi ja delegointi
– Osa 6: Vinkkejä työpaikkahaastatteluun
– Osa 7: Miksi kannattaa epäonnistua
– Osa 8: Rikastava vuorovaikutus
– Osa 9: Motivaatio