Kolme askelta ja 11 vinkkiä: Kuinka lisätä tehokkuutta päivään

Olennaista on tämä: Syö terveellisesti, harrasta säännöllisesti liikuntaa ja nuku riittävästi.

Lisäksi kannattaa pyrkiä ajattelemaan positiivisesti, murehtimaan vähemmän ja olemaan kiitollinen, työskentelemään lujemmin ja nauramaan useammin.

Miten itse pyrin hallitsemaan päivittäiset tehtäväni? Kirjoitan mieleeni tulevat asiat heti muistiin, ja siirrän ne sieltä ja sähköpostista työlistalleni. Lisäksi teen jokaiselle päivälle ja viikolle suunnitelman tärkeimpien tehtävieni tekemisestä.

Ohessa on kolmen askeleen malli asioiden hallintaan ja sen jälkeen 11 vinkkiä siihen, miten voi tältä pohjalta tehostaa omaa päiväänsä.

1. Kirjoitan mieleeni tulevat asiat heti muistiin. Näin mieli on vapaa ottamaan vastaan uusia ajatuksia ja tietoa. Voin luottaa siihen, että en unohtele asioita ja hommat pysyvät hallussa. Itse käytän muistiinpanojen kirjoittamiseen tällä hetkellä Evernotea.

2. Siirrän muistiinpanoistani (ja sähköpostistani) asiat päivittäin työlistalleni. Työlistana käytän tällä hetkellä Toodledota. Muistiinpanojen ja tehtävälistan lisäksi käyn päivän päätteeksi läpi kalenterini (käytän Google-kalenteria) ja työlistani, joiden avulla työstän seuraavan päivän työlistani.

3. Tämän lisäksi teen kerran viikossa suunnitelman seuraavan viikon tärkeimmistä tehtävistä. Perusteellisempia katsauksia omiin tavoitteisiin ja tekemisiin teen kerran kuukaudessa, puolivuosittain ja vuoden vaihtuessa.

Ohessa on 11 vinkkiä siihen, miten tältä pohjalta voit tehostaa päivääsi.

1. Pidä päivittäinen työlistasi lyhyenä. Listaa joka päivä vain 1-3 tärkeintä asiaa, jotka haluat tehdä seuraavana päivänä. Mikäli päivälistallasi on kymmeniä asioita, ylikuormitut etkä saa tehtyä kaikkein tärkeimpiä tai olennaisimpia asioita. Katso myös tämä: Vinkkejä toimivaan tehtävälistaan

2. Tee päivän tärkein asia ihan ensimmäiseksi aamulla. Tämän jälkeen olo tuntuu hyvältä ja pystyt tekemään vielä paljon muutakin pitkin päivää. Katso päivän uutiset, sähköposti, Facebook ja Twitter vasta sitten kun olet tehnyt tärkeimmän asian.

3. Tee vain yhtä asiaa kerralla. Jatkuva siirtyminen tehtävien välillä hidastaa ja kuormittaa turhaan. Sulje verkkouutiset, sähköposti, Facebook ja Twitter ellet tarvitse niitä juuri tuon tehtävän tekemiseen, jota olet parhaillaan tekemässä. Laita kello soimaan esimerkiksi 45 minuutin päähän ja tee keskittyneesti tehtäviäsi. Sen jälkeen pidä 15 minuutin tauko (laita kello taas soimaan), jolloin saat surffata verkossa, käydä kävelemässä, lukea kirjaa tai ottaa vaikka päivätorkut.

4. Tarkista sähköpostit ja Some-viestit vain muutaman kerran päivässä. Tee ensin edellisenä päivänä listaamasi tärkeimmät asiat ja avaa vasta sitten sähköposti ja muut viestintäkanavat.  Viestit voi tarkistaa esimerkiksi aamupäivällä kun olet tehnyt ensin päivän tärkeimmät tehtävän, iltapäivällä kun olet tehnyt päivän toiseksi tärkeimmät tehtävän ja päivän päätteeksi kun olet suunnitellut jo seuraavan päivän tärkeimmät tehtävät. Kannattaa katsoa myös tämä: Kahdeksan vinkkiä: Näin tehostat sähköpostin käyttöä

5. Pidä työpisteesi, muistitikkusi ja tietokoneesi desktop siistinä. Epäjärjestys ja tekemättömien töiden jatkuva näkeminen aiheuttaa stressiä. Järjestyksessä oleva työpiste auttaa keskittymään kulloinkin tekeillä olevaan asiaan ja luo tunteen, että asiat ovat hallussa. Hallinnan tunne omista töistä ja tekemisistä paranee, kun asiat ovat omilla paikoillaan ja järjestyksessä. Lisää täällä: Miksi työpöytä kannattaa pitää siistinä?

6. Pilko tehtävät pienempiin osiin. Isoon projektiin on vaikea tarttua. Vitkastelutaipumuksen tehtävien aloittamiseksi voi selättää ”vain muutaman minuutin” -säännöllä. Suostuttele itsesi työskentelemään jonkun tehtävän parissa aluksi vain muutama minuutti. Kun kerran on saanut jotain alkuun, on asian tekemistä vaikea keskeyttää. Tämä auttaa saamaan päätökseen hyvin vaivalloisiakin asioita. Pilko haastavat ja isot tehtävät pieniin osiin ja aloita vaikka et tietäisi, miten saat homman valmiiksi. Kannattaa lukea myös tästä kirjoituksesta kohta 8 ja Zeigarnik-efekti: Kymmenen ajatusta kesälle: Richard Wiseman – Minuutissa muutokseen.

7. Jätä turhat asiat tekemättä. Kysy jatkuvasti itseltäsi: täytyykö minun todella tehdä tämä asia vai voisinko vain jättää sen tekemättä. Usein teemme asioita puhtaasta tottumuksesta ja siitä syystä, että niin on ennenkin tehty. Katso esimerkiksi tämä: Hyvä johtaminen – Osa 5: Priorisointi ja delegointi.

8. Juhli saavutuksiasi. Sait sitten tehtyä pienen tai suuren asian, muista palkita itsesi. Monille palkinnoksi saattaa riittää se, että saa poistettua tehtävän tehtävälistalta. Päivän päätteeksi kannattaa pysähtyä vaikka muutamaksi minuutiksi ihastelemaan ja summaamaan päivän mittaan tehtyjä töitä. Tämä motivoi tekemään hommia myös seuraavana päivänä.

9. Tee sitä mitä oikeasti haluat. Kirjoita näkyvälle paikalle paperille tai tietokoneen taustakuvaksi neljä tai viisi tärkeintä asiaa, joita haluat edistää elämässäsi (päivittäin). Pyri pidemmällä tähtäimellä löytämään aikaa sille, mitä oikeasti haluat. Kun olet motivoinut, saat enemmän aikaan. Motivaatiota ja inspiraatiota voi lisätä sitten palaamalla listaamiisi tärkeisiin asioihin tai myös kuuntelemalla hyvää musiikkia, lukemalla erinomaista kirjaa tai keskustelemalla inspiroivan ihmisen kanssa.

10. Pidä verkkovapaa päivä tai viikonloppu. Kokeile olla yksi päivä viikossa ilman nettiä ja vietä aikaa mieluummin läheisten ihmisten tai vaikka hyvän kirjan tai elokuvan parissa, käy ulkona lenkillä, metsäretkellä tai pyöräilemässä. Työpäivän yhteydessä voit arkena kokeilla myös sähköpostitonta päivää tai kokousvapaata päivää.

11. Kun on todella kiire, kannattaa pysähtyä odottamaan, että se menee ohi. Konkreettisesti kannattaa istua alas ja hengittää. Pyri lopettamaan hössötys kiireestä äläkä valita muille siitä. Kiire on vain osoitus siitä, että asiat eivät ole hallussa. Kun joku kysyy kuulumisiasi, vastaa, että sinulla on aikaa eikä kiire minnekään. Kannattaa lukea myös tämä: Vapaudu kiireestä: Askelia tyytyväiseen elämään – Osa 22

Kannattaa lukea myös nämä:

– 23 Ways to Improve Your Productivity
– 9 Things Happy, Successful People Choose to Ignore
– Ja kuunnella tamä: Jari Sarasvuo: Kun yhteiskunta ja mieli hajoavat, muiden menestys auttaa

Kuten Jari Sarasvuo hyvin tuossa ohjelmassaan toteaa: Menestys ei synnytä onnellisuutta, mutta onnellisuus synnyttää menestystä. Saavuttaminen on sitä, että saa mitä haluaa. Siitä seuraa vain hedonistista adaptaatiota eli paluuta lähtötasolle väsyneempänä ja ahneempana. Menestys ei ole sitä, että saa mitä haluaa vaan sitä, että haluaa sitä, mitä saa. Menestys on kiitollisuutta. Kykyä arvostaa sitä, mitä maailma kulloinkin tarjoaa ja jatkaa matkaa siitä.