Miksi työpöytä kannattaa pitää siistinä?

Oma työpöytä Luonto-Liiton toimistolla

Joulun alla monet meistä tekevät töissä ja kotona joulusiivousta. Parempi olisi pitää paikat kunnossa kuitenkin läpi vuoden.

Aika usein ihmisten työpöydillä näkee paperipinoja, käsittelemättömiä posteja, lukemattomia lehtiä ja hyväksymistä odottavia laskuja. Puhumattamaan tyhjistä kahvikupeista, erilaisista pikkutavaroista, kynistä ja sen sellaisista. Lisäksi on tietokoneen työpöytä, joka on täynnä kuvakkeita sekä sähköposti, jonka inboxissa pursuilee tuhansia viestejä.

Ohessa muutama näkemys siitä, miksi työpöytä, laatikot ja kaapit sekä tietokone ja sähköposti kannattaa pitää järjestyksessä.

Kolme syytä pitää työpöytä, tietokone ja sähköposti järjestyksessä:

1. Stressiä vähemmän. Epäjärjestys ja tekemättömien töiden jatkuva näkeminen aiheuttaa stressiä. Hallinnan tunne omista töistä ja tekemisistä paranee, kun asiat ovat omilla paikoillaan ja järjestyksessä.

2. Työt sujuvat tehokkaammin. Sekaisin olevasta työpisteestä, sähköpostista tai tietokoneelta on vaikea löytää kulloinkin tarvittavia tärkeitä papereita tai asioita. Järjestyksessä oleva työympäristö auttaa keskittymään kulloinkin käsiteltävään asiaan.

3. Viesti muille. Asiat ovat aika usein sitä, miltä ne näyttävät. Sekaisin oleva työpiste tai tuhansia viestejä pursuileva inbox viestii muille, että työt eivät ole hallinnassa.

Eräs järjestötoimisto Helsingissä

Pöydällä kannattaa pitää vain ne paperit, joita on parhaillaan käsittelemässä. Tämän jälkeen paperit kannattaa joko arkistoida tai laittaa kierrätykseen.

Sama koskee tietokonetta ja sähköpostia. Tietokoneen työpöytä (desktop), sähköpostilaatikko (inbox) ja kovalevyn hakemistorakenne kannattaa olla järjestyksessä.

Tietokoneen työpöydällä on hyvä olla vain ne kuvakkeet, joita oikeasti tarvitsee päivittäin. Sähköpostin inboxissa kannattaa säilyttää vain ne viestit, joita ei ole vielä lukenut ja/tai käsitellyt. Muut viestit kannattaa arkistoida tai tuhota.

Hyvä periaate on pitää inboxissa olevien viestien määrä sellaisena, että ne mahtuvat yhdelle näytölle.

Esimerkiksi itse varmistan jokaisen päivän päätteeksi, että työpöydälle ei jää ylimääräisiä papereita, sähköpostit ovat hallussa eikä desktopille jää ylimääräisiä kuvakkeita.

Tätä kirjoittaessa minulla on työpöydällä vain kannettava tietokone, puhelin ja päivän tehtävälista + kalenteri, sähköpostin inboxissa on 5 viestiä ja työpöydällä 4 kuvaketta. Näin stressi vähenee ja hallinnan tunne omista töistä ja tekemisistä paranee kummasti. Suosittelen lämpimästi!

Miten itse pidät huolta työpöytäsi, tietokoneesi ja sähköpostisi järjestyksestä?

Oma työpöytä kotona

8 kommenttia artikkeliin ”Miksi työpöytä kannattaa pitää siistinä?”

  1. Hehheh, melkoinen kontrollifriikki olet. Jos hommia on paljon käynnissä, ei kaikkea voi pitää aina järjestyksessä, vaan asiat pitää levitellä, tämä voi olla paljon vähemmän stressaavaan, kuin väkinäinen piiloon siivoaminen. Kaikkiin toimistoihin ei myöskään kutsuta esim. yhteistyökumppaneita sisään, eli tämä ei välttämättä ole imagokysymyskään. Ylipäätään täysin turha aihe 🙂

    • Juuri näin Janne! Silloin kun hommat ovat kesken, tarvitaan usein monia eri asioita. Mutta sitten kun homma on tehty, kannattaa mahdolliset paperit, asiat, tiedostot tai sähköpostit pistää saman tien arkistoon eikä jättää lojumaan niille sijoille. Ja jos aihe on täysin turha, niin miksi ihmeessä heräsit kommentoimaan sitä? 😉

  2. Kommentoin turhaa aihetta koska aihe se tuntui turhalta 🙂

    Mutta kukin tavallaan, tässä häiritsi opettava asenne siitä, että mikä tuntuu hyvältä sinusta, olisi hyvä kaikille.

  3. Ai kun kiva, kun sinulla on asiat järjestyksessä. Onpa mukava nähdä noin siisti työpöytä. Mitä muuten teet työksesi? Vai teetkö ylipäätänsä mitään… ? 😉

  4. Hyvä kirjoitus!

    Aihe ei ole yhtään turha vaan tärkeä mielenterveydelle! Kannattaa edes kokeilla. Itsekin olen juuri alkanut järkeistää elämääni. Ensimmäinen vaihe oli raaka karsiminen. Esim. en oikeasti tule koskaan lukemaan niitä kaikkia sataa sähköpostia, mitä eri listoilta sain päivässä, joten erosin kerralla kaikilta listoilta, joita en välttämättä tarvitse.

    Paljon on vielä tekemistä. Mistä, Leo, olet ideasi saanut? Mistä kannattaisi jatkaa, jos etsii hyviä vinkkejä?

Kommentointi on suljettu.

Tänä vuonna olen kuunnellut uudestaan jo aiemmin kuuntelemiani kirjoja, jotka ovat tehneet minuun viime vuosina erityisen vaikutuksen. 

Yksi niistä on tämä Joni Jaakkolan Väkevä elämä. Tämä on samalla 100. tänä vuonna lukemani/kuuntelemani kirja. 

Jaakkolan kirjassa on perusasiat hyvin kohdillaan. Kun rakentaa hyviä rutiineja ja pitää huolta unesta, ravitsemuksesta ja liikunnasta, pääsee arjessa sellaiselle tasolle, että pienet vastoinkäymiset tai sairaudet eivät vie sinua suoraan kellariin ja toimintakyvyttömäksi vaan pystyt palautumaan nopeammin ja paremmin arjen heittämistä haasteista. 

@inojalokkaaj #väkeväelämä @tammikirjat #jonijaakkola #kirjagram #kirjat #äänikirja
Oliver Burkeman kirjoittaa osuvasti toivosta kirjassaan Neljätuhatta viikkoa. Miten käytät loppuelämäsi päivät. 

Toivon tarkoituksena on olla soihtu pimeässä, mutta todellisuudessa se on kirous. Toivo on uskon asettamista oman toiminnan edelle. 

Toivo on sitä, että uskomme lastenvahdin olevan aina huutomatkan päässä kun sitä tarvitsemme. Tämä on perusteltua tietysti silloin, jos ajattelee tai on tilanteita, joissa millään mitä itse tekee, ei ole mitään väliä. 

Toivo on siis omien vaikutusmahdollisuuksien kieltämistä. Käytännössä tarkoittaen vallan antamista niille voimille, joita pitäisi muuttaa. Ei kuitenkaan kannata antaa pois omaa kykyään toimia ilmastokriisin ja luontokadon kaltaisten kysymysten parissa. 

Kun lakkaamme toivomasta, että kauhea tilanne vain ratkeaa jotenkin itsestään tai tilanne ei vain pahenisi, olemme vapaita aloittamaan työt tilanteen ratkaisemiseksi.
Hienoa pyöräkaistaa Laajasalontiellä!
Nyt se on ulkona! Rauhatädin ja mun yhteinen biisi Poljen, poljen. 

Räppäri ja sanataideohjaaja Rauhatäti eli Hanna Yli-Tepsa @rauhatati soitti mulle syksyllä 2024 ja ehdotti yhteisen räppibiisin tekemistä. Ehdotus oli niin hullu ja niin kaukana omasta mukavuusalueestani, että pakkohan siihen oli suostua. Itselläni ei ole mitään musiikillista taustaa ellei mukaan lasketa intohimoista gansta-räpin kuuntelua nuorena.

Kirjoitimme Rauhatädin kanssa syksyn, talven ja kevään aikana sanoituksia, harjoittelimme taustanauhojen kanssa ja pääsimme lopulta studioon äänittämään yhteisen biisin. Rauhatädin lisäksi mukana oli ammattilaisia 3rd Raililta ja Muumaa musiikilta. Näin lopputuloksena saatiin julkaistua mun elämäni ensimmäinen räppibiisi. Taustat kappaleeseen on tehnyt Kim Rantala.

Biisin nimi on ”Poljen, poljen”, ja se syntyi halusta sanoittaa omia kokemuksia ja tunnetiloja niistä hetkistä, kun puskee eteenpäin, vaikka tie on epätasainen. Kyseessä on kappale sinnikkyydestä, voimasta ja liikkeestä, joka ei pysähdy.

Tuore kappale kertoo myös siitä, miten ekologinen kulkeminen eli pyöräily, bussi, juna  tai ihan vaan kävely tai soutuveneily voi olla juuri se paras ilmastoystävällinen tapa liikkumiselle.

Ota kuunteluun Spotifysta, Youtubesta, Tidalista, Apple Musicista, SoundCloudista tai missä nyt ikinä musiikkia kuunteletkaan!
Perjantaina 3,2 km uintia ja 32 km pyöräilyä
Lauantaina 95 km pyöräilyä
Sunnuntaina 21,15 km juoksua ja 24 km pyöräilyä
Joka aamu 15 min venyttelyt ja lihaskuntotreeni

Siinä sivussa dronella lennättämisen harjoittelua.