Miksi työpöytä kannattaa pitää siistinä?

Joulun alla monet meistä tekevät töissä ja kotona joulusiivousta. Parempi olisi pitää paikat kunnossa kuitenkin läpi vuoden.

Aika usein ihmisten työpöydillä näkee paperipinoja, käsittelemättömiä posteja, lukemattomia lehtiä ja hyväksymistä odottavia laskuja. Puhumattamaan tyhjistä kahvikupeista, erilaisista pikkutavaroista, kynistä ja sen sellaisista. Lisäksi on tietokoneen työpöytä, joka on täynnä kuvakkeita sekä sähköposti, jonka inboxissa pursuilee tuhansia viestejä.

Ohessa muutama näkemys siitä, miksi työpöytä, laatikot ja kaapit sekä tietokone ja sähköposti kannattaa pitää järjestyksessä.

Kolme syytä pitää työpöytä, tietokone ja sähköposti järjestyksessä:

1. Stressiä vähemmän. Epäjärjestys ja tekemättömien töiden jatkuva näkeminen aiheuttaa stressiä. Hallinnan tunne omista töistä ja tekemisistä paranee, kun asiat ovat omilla paikoillaan ja järjestyksessä.

2. Työt sujuvat tehokkaammin. Sekaisin olevasta työpisteestä, sähköpostista tai tietokoneelta on vaikea löytää kulloinkin tarvittavia tärkeitä papereita tai asioita. Järjestyksessä oleva työympäristö auttaa keskittymään kulloinkin käsiteltävään asiaan.

3. Viesti muille. Asiat ovat aika usein sitä, miltä ne näyttävät. Sekaisin oleva työpiste tai tuhansia viestejä pursuileva inbox viestii muille, että työt eivät ole hallinnassa.

Pöydällä kannattaa pitää vain ne paperit, joita on parhaillaan käsittelemässä. Tämän jälkeen paperit kannattaa joko arkistoida tai laittaa kierrätykseen.

Sama koskee tietokonetta ja sähköpostia. Tietokoneen työpöytä (desktop), sähköpostilaatikko (inbox) ja kovalevyn hakemistorakenne kannattaa olla järjestyksessä.

Tietokoneen työpöydällä on hyvä olla vain ne kuvakkeet, joita oikeasti tarvitsee päivittäin. Sähköpostin inboxissa kannattaa säilyttää vain ne viestit, joita ei ole vielä lukenut ja/tai käsitellyt. Muut viestit kannattaa arkistoida tai tuhota.

Hyvä periaate on pitää inboxissa olevien viestien määrä sellaisena, että ne mahtuvat yhdelle näytölle.

Esimerkiksi itse varmistan jokaisen päivän päätteeksi, että työpöydälle ei jää ylimääräisiä papereita, sähköpostit ovat hallussa eikä desktopille jää ylimääräisiä kuvakkeita.

Tätä kirjoittaessa minulla on työpöydällä vain kannettava tietokone, puhelin ja päivän tehtävälista + kalenteri, sähköpostin inboxissa on 5 viestiä ja työpöydällä 4 kuvaketta. Näin stressi vähenee ja hallinnan tunne omista töistä ja tekemisistä paranee kummasti. Suosittelen lämpimästi!

Miten itse pidät huolta työpöytäsi, tietokoneesi ja sähköpostisi järjestyksestä?