Vinkkejä toimivaan tehtävälistaan

Minulta pyydettiin blogikirjoitusta tehtävälistastani ja sen käytöstä. Täältä tulee.

Ylipäätään kaikki tehtävät, jotka täytyy syystä tai toisesta tehdä, kannattaa kirjoittaa ylös aikataulun kera.

Näin tärkeitä tehtäviä ei tarvitse muistaa ulkoa ja mieli vapautuu ottamaan vastaan uusia asioita.

Ennen tehtävälistan tekoa kannattaa palauttaa mieleen omat pidemmän aikavälin tavoitteet ja varmistaa, että päivittäiset tehtävät palvelevat näiden tavoitteiden saavuttamista. Itse suunnittelen asioita yleensä seuraavalla vuodelle, keväälle ja syksylle sekä seuraavalle viikolle ja päivälle

Kaikki pyynnöt kannattaa kierrättää tehtävälistan kautta. Kun joku pyytää minulta jotain, jonka tekeminen vie pidempään kuin muutaman minuutin, laitan asian tehtävälistalle. Myöhemmin priorisoin ja aikataulutan kyseisen tehtävän työtilanteeni mukaan.

Itse suunnittelen yleensä seuraavan viikon tärkeimmät tehtävät edellisenä perjantaina tai viikonloppuna. Lisäksi teen jokaiselle päivälle aikataulun edellisenä iltana. Sitä varten käyn läpi viikkolistan ja tehtävälistan sekä nostan sieltä tarvittavia asioita päivälistalle.

Outlookissa ylläpitämäni tehtävälistani on luokiteltu eri kategorioihin ja listattu aikataulun (DL) mukaan.

Kategorioita ovat esimerkiksi:
– Kirjoitukset (lupaamani tekstit tai lausunnot eri tahoille)
– Luonto-Liitto (pääsihteerin töihin liittyvät tehtävät)
– Omat (henkilökohtaiseen elämääni liittyvät tehtävät)
– Puhetilaisuudet (tilaisuudet, joihin olen menossa puhumaan)
– Waiting (tehtävät, joita odotan muiden tekevän minulle)

Alla esimerkiksi lista kategoriasta Luonto-Liitto:

Erityisen hyödylliseksi tehtävälistalla olen kokenut ”Waiting” -kategorian. Kun olen delegoinut tehtävän jollekin toiselle tai sopinut, että joku tekee minulle jotain, laitan tehtävän ”Waiting” -kategoriaan. Näin muistan tarvittaessa kysellä minulle tärkeiden asioiden perään. Vuosien varrella olen huomannut, että yleensä minulla on kerralla jonossa (eri kategorioissa) yhteensä noin 30-50 tehtävää (juuri tällä hetkellä listalla on 41 tehtävää).

Ilman aikatauluja, kalenteria ja tehtävälistaa on vaikea hallita omaa ajankäyttöä. Ilman näitä työkaluja on helposti ympäristön, oman vireystilan ja mielialojen tai sattuman varassa. Tärkeimmät asiat jäävät tekemättä ja aika kuluu niiden asioiden parissa, jotka sattuvat eteen tulemaan.

Tärkeimmät tehtävät kannattaa priorisoida ensimmäiseksi ja tehdä ne esimerkiksi viikon aluksi tai heti aamulla. Näin tulee varmistettua, että ainakin tärkeimmät asiat tulevat aina tehdyksi. Ja kun heti aamulla tekee päivän tärkeimmät (ja hankalimmat) jutut alta pois, on loppupäivä usein ruusuilla tanssimista.

Lisäksi kannattaa muistaa, että työpäivästä voi käytännössä varata ehkä noin puolet suunniteltujen tehtävien hoitamiseen. Toinen puoli kannattaa jättää yllättäviin ja kiireellisiin töihin.

Miten itse hoidat työtehtäväsi ja niiden aikatauluttamisen?

Kannattaa myös lukea nämä:
Miksi työpöytä kannattaa pitää siistinä?
Kahdeksan vinkkiä: Näin tehostat sähköpostin käyttöä
Hyvän kokouskäytännön aakkoset
Hyvä johtaminen -kirjoitussarja
Askelia tyytyväiseen elämään -kirjoitussarja

Yksi kommentti artikkeliin ”Vinkkejä toimivaan tehtävälistaan”

Kommentointi on suljettu.

Tänään Malmin lentokentällä 80 km pyöräily! 

Tasaista eikä liikennettä vaikka pinta vähän epätasainen. Melkein tekisi mieli alkaa puolustaa tässä vaiheessa kenttää rakentamiselta. Tämähän on loistava treeniympäristö!

#pyöräily #triathlon
Tänä vuonna olen kuunnellut uudestaan jo aiemmin kuuntelemiani kirjoja, jotka ovat tehneet minuun viime vuosina erityisen vaikutuksen. 

Yksi niistä on tämä Joni Jaakkolan Väkevä elämä. Tämä on samalla 100. tänä vuonna lukemani/kuuntelemani kirja. 

Jaakkolan kirjassa on perusasiat hyvin kohdillaan. Kun rakentaa hyviä rutiineja ja pitää huolta unesta, ravitsemuksesta ja liikunnasta, pääsee arjessa sellaiselle tasolle, että pienet vastoinkäymiset tai sairaudet eivät vie sinua suoraan kellariin ja toimintakyvyttömäksi vaan pystyt palautumaan nopeammin ja paremmin arjen heittämistä haasteista. 

@inojalokkaaj #väkeväelämä @tammikirjat #jonijaakkola #kirjagram #kirjat #äänikirja
Oliver Burkeman kirjoittaa osuvasti toivosta kirjassaan Neljätuhatta viikkoa. Miten käytät loppuelämäsi päivät. 

Toivon tarkoituksena on olla soihtu pimeässä, mutta todellisuudessa se on kirous. Toivo on uskon asettamista oman toiminnan edelle. 

Toivo on sitä, että uskomme lastenvahdin olevan aina huutomatkan päässä kun sitä tarvitsemme. Tämä on perusteltua tietysti silloin, jos ajattelee tai on tilanteita, joissa millään mitä itse tekee, ei ole mitään väliä. 

Toivo on siis omien vaikutusmahdollisuuksien kieltämistä. Käytännössä tarkoittaen vallan antamista niille voimille, joita pitäisi muuttaa. Ei kuitenkaan kannata antaa pois omaa kykyään toimia ilmastokriisin ja luontokadon kaltaisten kysymysten parissa. 

Kun lakkaamme toivomasta, että kauhea tilanne vain ratkeaa jotenkin itsestään tai tilanne ei vain pahenisi, olemme vapaita aloittamaan työt tilanteen ratkaisemiseksi.
Hienoa pyöräkaistaa Laajasalontiellä!
Nyt se on ulkona! Rauhatädin ja mun yhteinen biisi Poljen, poljen. 

Räppäri ja sanataideohjaaja Rauhatäti eli Hanna Yli-Tepsa @rauhatati soitti mulle syksyllä 2024 ja ehdotti yhteisen räppibiisin tekemistä. Ehdotus oli niin hullu ja niin kaukana omasta mukavuusalueestani, että pakkohan siihen oli suostua. Itselläni ei ole mitään musiikillista taustaa ellei mukaan lasketa intohimoista gansta-räpin kuuntelua nuorena.

Kirjoitimme Rauhatädin kanssa syksyn, talven ja kevään aikana sanoituksia, harjoittelimme taustanauhojen kanssa ja pääsimme lopulta studioon äänittämään yhteisen biisin. Rauhatädin lisäksi mukana oli ammattilaisia 3rd Raililta ja Muumaa musiikilta. Näin lopputuloksena saatiin julkaistua mun elämäni ensimmäinen räppibiisi. Taustat kappaleeseen on tehnyt Kim Rantala.

Biisin nimi on ”Poljen, poljen”, ja se syntyi halusta sanoittaa omia kokemuksia ja tunnetiloja niistä hetkistä, kun puskee eteenpäin, vaikka tie on epätasainen. Kyseessä on kappale sinnikkyydestä, voimasta ja liikkeestä, joka ei pysähdy.

Tuore kappale kertoo myös siitä, miten ekologinen kulkeminen eli pyöräily, bussi, juna  tai ihan vaan kävely tai soutuveneily voi olla juuri se paras ilmastoystävällinen tapa liikkumiselle.

Ota kuunteluun Spotifysta, Youtubesta, Tidalista, Apple Musicista, SoundCloudista tai missä nyt ikinä musiikkia kuunteletkaan!
Perjantaina 3,2 km uintia ja 32 km pyöräilyä
Lauantaina 95 km pyöräilyä
Sunnuntaina 21,15 km juoksua ja 24 km pyöräilyä
Joka aamu 15 min venyttelyt ja lihaskuntotreeni

Siinä sivussa dronella lennättämisen harjoittelua.