Hyvä johtaminen – Osa 3: Viisi vinkkiä sähköpostin käyttöön

Photo by Biscarotte

Kirjoittelin taannoin kahdeksan vinkkiä siitä, miten omaa sähköpostin käyttöä voi tehostaa.

Asiat laadullistuvat kun ollaan läsnä samaan aikaan saman asian äärellä. Kun sähköpostia kuitenkin niin paljon käytetään, kannattaa miettiä, millaisia viestejä lähettää.

Tässä viisi vinkkiä sähköpostin lähettämiseen

1. Selkeä ja lyhyt otsikko. Kirjoita selkeä ja lyhyt otsikko siitä, mitä viestisi koskee. Laita otsikkoon mukaan mielellään tieto siitä, onko kyseessä esimerkiksi ”kutsu”, ”tiedoksi”, ”kysymys” tms. sekä ajankohta tapahtumalle tai dead line (DL) eli takaraja sille, mihin mennessä odotat viestiisi vastausta.

2. Pidä viesti lyhyenä. Hyvä tavoite on pyrkiä pitämään viestit viiden lauseen mittaisina. http://five.sentenc.es/ Erottele mahdolliset kysymykset, joihin odotat vastausta omiksi kappaleiksi. Vältä pitkää tekstimössöä ja suosi lyhyitä lauseita. Mahdollinen ääneen ajattelu, ajatuksenvirta tai pohdiskelu kannattaa hoitaa sähköpostin sijaan kasvotusten tai puhelimessa. Jos esimerkiksi tiedoksi lähetettävä viesti on pitkä, erottele asiat väliotsikoilla ja kirjoita alkuun lyhyt tiivistelmä sisällöstä.

3. Osoita viestisi jollekin selkeästi. Mainitse viestissä kenen odotat mahdollisesti tekevän jotain ja mitä odotat hänen tekevän. Muista mainita myös mihin päivämäärään ja kellonaikaan odotat mahdollista toimenpidettä tai vastausta. Laita mieluiten vain yksi asia yhteen viestiin.

4. Käyttäydy kohteliaasti ja muista hyvät tavat. Jos haluat debatoida, riidellä tai olla eri mieltä jostain periaatteellisesta kysymyksestä, kannattaa asia hoitaa kasvotusten tai puhelimessa. Älä kanavoi omaa pahoinvointiasi sähköpostin välityksellä muille. Ironia on vaikea laji varsinkin sähköpostissa. Vastaanottaja on usein erilaisessa mielentilassa tai stressaantunut lukiessaan sähköposteja. Se, mikä tuntuu sinusta hauskalta, ei välttämättä ole sitä vastaanottajan mielestä.

5. Mieti vielä kerran, onko sähköposti paras tapa hoitaa asia. Keskustelut kannattaa hoitaa yleensä  kasvotusten tai puhelimitse. Sähköposti on erinomainen väline kuitenkin päätösasioille, tiedoksi lähetettäville asioille, selkeille kysymyksille ja kutsuille sekä dokumenttien lähettämiselle. Sen sijaan kokousaikataulut tai ajankohdat kannaattaa sopia esimerkiksi Doodlessa tai puhelimitse. Turhautavinta on laittaa kymmenelle henkilölle sähköposti ja kysyä ”sopisiko kokous johonkin aikaan ensi viikolla?”.

Ja jos puhutaan hyvästä johtamisesta, on sähköposti huono väline palautteen antamiselle, tehtävien delegoinnille ja koordinoinnille sekä johtamiselle ylipäätään. Hyvä johtajuus on sitä, että pystyy olemaan läsnä.

Kirjoitussarjan edelliset osat luettavissa täältä:
– Osa 1: Tavoitteet
– Osa 2: Palautteen antaminen

4 kommenttia artikkeliin ”Hyvä johtaminen – Osa 3: Viisi vinkkiä sähköpostin käyttöön”

  1. Yksi hyvä neuvo voisi olla, että älä top-postaa. Tämä on tosin ikuisen sodan aihe sähköposti- ja nyyssiviestinnässä, ja useita koulukuntia on. Valitettavasti top-postaaminen näyttäisi nykyään olevan melkeinpä tavallisempi käytäntö varsinkin yritysviestinnässä, vaikka perusteet sen puolesta ovatkin heppoiset.

    Viestien lukijan näkökulmasta erityisen hankalaa top-postauksessa on se, jos kirjoittaja vastaa johonkin siteeratussa viestissä olevaan kysymykseen, mutta lukijan on vaikea päätellä, mikä tämä kysymys on, eikä se vastauksestakaan ilmene. Siksi perinteinen tyyli, jossa siteerataan vain se, mihin vastataan, on rutkasti parempi.

    Ks. http://fi.wikipedia.org/wiki/Top-postaus ja http://en.wikipedia.org/wiki/Posting_style

  2. Kiitos Jukka!

    Itse suosin yleensä top-postausta, koska se on yksinkertaisempaa lyhyissä viesteissä. Silloin kun kyseessä on jokin laajempi kommentointi, vetelen väliin.

    Parhain terveisin
    -Leo

  3. Otsikkoon voi merkitä myös, jos viestin tarkoitus on saada vastaus. Jotkut työyhteisöt ovat sopineet lyhyistä merkeistä otsikoissa; esimerkiksi risuaita otsikon alussa voi tarkoittaa vastausta odottavaa viestiä, huutomerkki puolestaan kiireellistä viestiä.

  4. Kiitos hyvistä ajatuksista, Leo! Tätä haluan vielä kommentoida:

    ”Itse suosin yleensä top-postausta, koska se on yksinkertaisempaa lyhyissä viesteissä. Silloin kun kyseessä on jokin laajempi kommentointi, vetelen väliin.”

    Kiva että käytät pitkissä vastauksissa perinteistä hyvää tapaa. Mutta tuosta lyhyiden viestien yksinkertaisuudesta: se on sitä epäilemättä kirjoittajalle, mutta se vaiva jonka top-postaaja jättää näkemättä, on vastaanottajalla aina suurempi, sillä hän joutuu erikseen selvittelemään syy-yhteyksiä – sen sijaan että voisi suoraan lukea kommentoidun asian ja kommentin siihen, luonnollisessa lukujärjestyksessä.

    Totta kai vaiva on vähäisempi lyhyissä viesteissä, mutta silti. Helpotus se on pienikin helpotus, vai mitä?

Kommentointi on suljettu.

Miten vastuullisuudesta puhutaan ja onko sillä väliä?

Se, miten puhumme kestävyydestä, ei ole vain viestintää. Se on myös tapa määritellä, mikä on normaalia.

Erilaisissa sanonnoissa kyse on tietysti pienistä nyansseista ja monien mielestä täysin merkityksettömistä asioista. Samaan aikaan on kuitenkin kuvaavaa, että myös kestävyyskysymyksiin keskittyvät fiksut ja tietoiset ihmiset eivät ole immuuneja sille, että jossain syvällä sisimmässämme tai ainakin kielessä pidämme edelleen normaalina sitä, että ihmiset ajavat fossiiliautolla, sudet ovat ihmiselle vaarallisia, öljyllä rikastutaan, naisen arvon määrittää hänen naimattomuutensa tai kasvispohjainen ruoka on jotain marginaalista vaihtoehtoa.

En usko, että maailma muuttuu kestävämmäksi pelkällä puheella, mutta yksi mittari sille, miten kestävässä kulttuurissa elämme, on se, mitä asioita pidämme normaalina ja millä metaforilla haluamme omaa tärkeää viestiämme alleviivata.

Olisi kiinnostavaa kuulla, mitä kaikkia muita hyviä tai vähemmän onnistuneita esimerkkejä vastuullisuus- ja kestävyyskeskustelussa esiintyy.

Kirjoitin tästä Substackiin. Linkki biossa.
Ylikulutus on aikamme virtahepo olohuoneessa. Me kaikki näemme sen, mutta harva uskaltaa kysyä ääneen: voimmeko todella ratkaista kestävyyskriisin puuttumatta itse kulutuksen määrään?

Usein keskustelu väistetään tarjoamalla ratkaisuksi teknologiaa tai siirtymää palvelutalouteen eli ekotehostamista tai niin sanottua ”aineetonta kulutusta”. Mutta tässä piilee vaarallinen ajatusharha. Todellisuudessa täysin aineetonta kulutusta ei ole olemassa. Jokainen digitaalinen palvelu, jokainen metsämeditaatioon hankittu varuste ja jokainen bitti vaatii fyysistä tilaa, materiaalia ja ennen kaikkea energiaa.

Otetaan esimerkiksi energiankulutus. Teollistumisesta lähtien energiankäyttömme on kasvanut noin 2 prosentin vuosivauhdilla. Se kuulostaa maltilliselta, mutta eksponentiaalinen kasvu on petollista.

Jos jatkamme samalla uralla, kulutamme noin 450 vuoden kuluttua enemmän energiaa kuin mitä koko maapallo vastaanottaa auringosta. Tässä vaiheessa emme törmää vain raaka-aineiden loppumiseen, vaan termodynamiikan seinään.

Yksilön eliniän näkökulmasta 450 vuotta voi tuntua ylettömän pitkältä ajalta ja energiankulutuksen kasvu triviaalilta kysymykseltä. Tässä piilee kuitenkin polkuriippuvuuden vaara. Jos rakennamme koko sivilisaatiomme perustukset fysiikan vastaiselle oletukselle, emme pysty kohta enää muuttamaan suuntaa.

Ihmislaji on tallustellut tällä planeetalla vasta noin 300 000 vuotta. Olemme planeetan historiassa tuore tulokas. Vertailun vuoksi:

- Lehtimuurahaiset ovat harjoittaneet menestyksekästä maanviljelyä noin 50 miljoonaa vuotta.
- Dinosaurukset hallitsivat maapalloa 180 miljoonaa vuotta.
- Karhukaiset ovat selvinneet viidestä joukkosukupuutosta 530 miljoonan vuoden ajan.

Nämä lajit ovat osoittaneet, että pitkäaikainen kestävyys ei löydy eksponentiaalisesta kasvusta, vaan sopeutumisesta ja tasapainosta. Olemmeko me todella ”viisain” laji, jos olemme ajamassa päin seinää jo muutaman tuhannen vuoden jälkeen, kun muut ovat pärjänneet kymmeniä tai satoja miljoonia vuosia?

Fysiikan lakien edessä mielipiteillä ei ole merkitystä. Rajallisella planeetalla loputon kasvu on sula mahdottomuus. Meidän on uskallettava sanoa se ääneen. Vähemmän on yksinkertaisesti vähemmän.
Mitä jos puhuisimme ekosysteemipalveluiden sijaan ekosysteemivastavuoroisuudesta? Niin kauan kuin puhumme luonnosta palveluntuottajana, kohtelemme helposti sitä myös sellaisena. Voisimmeko lopettaa ajattelemasta, että luonto on täällä meitä varten ja alkaa kysyä mitä me olemme täällä tekemässä luonnon hyväksi?
Pyöräily Kruunuvuorensillalla!
Viikonlopun suunnitelma Vierumäellä: Urheile. Syö. Nuku. Toista.
Lisää kauneutta. Jotta muistaisimme mikä on kaikkein tärkeintä ja osaisimme toimia oikein oikeiden asioiden puolesta 💚🌍

Kuva: Nasa.
Mitä tapahtuu kun lapselle ei sanota lainkaan ei? 

Vietin eilen 12-vuotiaan syntymäpäivää ”kyllä-päivän” hengessä. Käytännössä vanhemman (eli minun) piti vastata lapsen kaikkiin kysymyksiin aina kyllä! 

Miten päivä sitten sujui. Hämmästyttävän arkisesti. 

Aamulla synttärisankari herätettiin klo 7.00 onnittelulaululla ja tuomalla herkkuja sänkyyn. Aamupäivällä lapsi halusi ottaa rennosti ja pelailla serkkunsa kanssa puhelimella. Itse kävin juoksemassa. 

Lounaaksi toiveena oli pyöräily Pasilan Triplaan ja Luckiefuniin syömään. Ruokailun jälkeen hengailimme hiukan Triplassa ja kävimme ostamassa lapselle pienen pussukan ja yhden suklaapatukan. Tämän jälkeen kävimme tutustumassa pyörillä Keski-Pasilan uusiin rakennuksiin ja palasimme kotiin.

Myöhemmin iltapäivällä oltiin kotona. Lapsi halusi syödä nuudeleita soijarouheella. Välipalan jälkeen pyöräilimme lähimetsään (kalliometsä, tietäjät tietää), jossa lapsi on viettänyt paljon aikaa päiväkotiaikoina. Kiipeilimme puissa (tai siis lapsi kiipeili ja itse ihastelin/kauhistelin ja pidätin hengitystä). Käpylän/Kumpulan lähimetsistä pyöräilimme lähiravintolaan ja lapsen toiveesta ostimme kotiin vietäväksi massaman curryn tofulla. 

Illalla tehtiin vielä popcorneja ja käytiin ostamassa lähikaupasta jäätelöä ja limsaa sekä katsottiin yhdessä Cancel-elokuva. Tämän jälkeen iltatoimet ja nukkumaan. 

Lasten toiveet ovat lopulta aika arkisia ja saavutettavia.
Missä kaikki mainokset ovat?

Olen pitänyt ovessani “Ei mainoksia, kiitos” -tarraa vuosikymmeniä. Se on ollut itsestäänselvyys. Pieni arkinen valinta, jolla estää turhan paperin kertymisen eteiseen ja ehkä myös turhien tarpeiden syntymisen.

Maaliskuussa päätin kokeilla, miltä maailma näyttää ilman sitä. Mitä ihmisten postilaatikoihin nykyään oikeasti jaetaan? Onko tilanne sama kuin ennen?

Irrotin tarran ja valmistauduin siihen, että eteinen täyttyy viikon aikana tarjouslehdistä, pizzamainoksista ja satunnaisista katalogeista. Olin valmis laittamaan tarran takaisin heti, jos määrä karkaisi käsistä.

Kolme viikkoa myöhemmin tilanne on tämä: ei yhtäkään mainosta. Ei ainoatakaan.

Pieni kokeilu, mutta yllättävän suuri lopputulos. Onko tässä käynyt niin, että paperinen suoramainonta on kadonnut? Ainakin omasta arjestani. Ilman, että olen varsinaisesti huomannut sitä. Vai onko kyse siitä, että mainostenjakajat ohittavat oveni lihasmuistilla. Tuleeko kenellekään muulle vielä paperimainoksia?

Mainonta ei tietenkään ole hävinnyt. Se on vain siirtynyt muualle. Sähköpostiin, sosiaaliseen mediaan, hakutuloksiin ja verkkokauppoihin. Fyysisestä tilasta näkymättömämpään, personoidumpaan ja jatkuvampaan muotoon. En enää kanna mainoksia roskikseen. Ne seuraavat minua taskussa.

Paperinen mainos on helppo tunnistaa. Se on konkreettinen, rajallinen ja usein helppo jättää huomiotta. Digitaalinen mainonta toimii toisin. Se sulautuu sisältöön ja mukautuu käyttäytymiseen. Se ei tule kotiin yhtenä nippuna kerran viikossa, vaan pieninä annoksina pitkin päivää.

Siksi sitä on vaikeampi huomata ja ehkä myös vaikeampi vastustaa. “Ei mainoksia, kiitos” -tarra toimi ennen rajana. Nyt vastaavaa rajaa on vaikeampi piirtää. Milloin saan itse päättää, mitä mainontaa minulle näytetään?

Olisiko mahdollista, että digitaaliseen ympäristöön syntyisi yhtä selkeä ja yksinkertainen tapa kieltäytyä? Yksi valinta, joka oikeasti toimii. Koska tällä hetkellä näyttää siltä, että mainokset eivät ole kadonneet. Ne ovat vain muuttuneet näkymättömämmiksi tai oikeastaan niin jatkuvaksi osaksi uutis- ja somevirtaa, että emme edes huomaa niitä tietoisesti.
Viikonlopun suunnitelma. Urheile. Syö. Nuku. Toista. @finntriathlon @vierumaki
Tiedättekö sen tunteen, kun haluat lähettää lohtua ja lämpimiä ajatuksia sun ystävälle, että kaikki kyllä järjestyy. Huomaat sopivasti ulkona oheisen julisteen, otat siitä kuvan ja laitat viestin. Sitten ihmettelet miksi se sun ystävä reagoi viestiin kakkaemojilla.
Uusi ruokatrendi on täällä. 

SIPULIVESI!

Pilko sipulia ja laita kylmään hanaveteen. Juo hitaasti nautiskellen. Tarvittaessa voit antaa sipuliveden olla hetken jääkaapissa. 

Sipulivesi antaa kivan terveysboostin! Se on vanhan kansan perinne, jota itsekin nautin usein lapsena. Mahdollisia hyötyjä ovat antioksidantit, vastustuskyvyn paraneminen, ruansulatuksen tuki ja antibakteerinen vaikutus. 

Sipulivesi ei luonnollisesti puhdista kehoa myrkyistä, polta rasvaa tai korvaa lääkitystä tai monipuolista ruokavaliota. 

Milloin tätä saa kaupoista tai ravintoloista? 😅
Jes! Vegemesuilta löytyi ihan mielettömän helppo lasagneresepti ja päätettiin heti kokeilla tehdä sitä 11-vuotiaan kanssa, joka teki kokkailustamme myös tämän videon. 

Salaisuus tässä se, että valkokastike tehdään tofusta, hummuksesta ja kaurakermasta. Toimii todella hyvin! 

Kiitos @jalotofu reseptistä!
Seuraa minua Instagramissa