Ota elämäsi haltuun – Zen to Done

Viikonloppuna luin Leo Babautan (katso Zen Habits -blogi) Zen To Done -verkkokirjan. Vaikka kyseessä onkin tehokkaan arjen alkeet, on teksti ilman muuta lukemisen arvoinen ja monille suorittajille siitä irtoaa paljon hyviä käytännön vinkkejä.

Babauta ehdottaa otettavaksi käyttöön kymmenen tapaa.

1. Pidä mukanasi aina muistikirja, jossa on lista avoimista tehtävistä, ja johon voit kirjoittaa uudet ideat. Kun tehtävät ja ideat on kirjoitettu ylös, vapautuu pää ottamaan vastaan uusia ajatuksia.

2. Pidä inboksisi tyhjänä. Prosessoi saapuneet viestit vähintään päivittäin. Älä jätä viestejä inboksiin vaan poista, delegoi, tee asiat välittömästi, siirrä ne tehtävälistaasi tai arkistoi saman tien. Älä lue sähköpostejasi jatkuvasti, vaan varaa sille tietty aika. Älä pidä päällä ilmoitusta uudesta viestistä.

3. Määrittele tärkeimmät tehtäväsi tulevalle vuodelle, viikolle ja päivälle. Määrittele sunnuntaina tai maanantaina tulevan viikon 4-6 tärkeintä tavoitetta (Big Rocks) ja aikatauluta ne. Valitse joka aamu 1-3 tärkeintä asiaa (MIT), jotka sinun tulee tehdä ja tee ne mieluiten heti aamulla ennen kuin avaat päivän lehden, sähköpostin tai Facebookin. Tee tavoitteistasi julksia. Kerro niistä ystävillesi ja kirjoita niistä blogissasi.

4. Tee vain yhtä asiaa kerrallaan. Sulje häiriötekijät kuten sähköposti, puhelin, Facebook, Twitter, ylimääräiset ohjelmat ja netti. Pyri tekemään päivän tärkein asia (MIT) heti aamulla. Kannattaa aloittaa kaikkein haastavimmasta tehtävästä. Ryhtyminen tuumasta toimeen on yleensä kaikkein vaikeinta. Sen jälkeen helpottaa. Muista palkita itseäsi suoritetuista tehtävistä.

5. Pidä työlistasi mahdollisimman yksinkertaisena. Jaottele tehtävät esim. työn, kodin ja harrastusten tai projektien mukaan. Pidä myös listaa niistä asoista, joita odotat muiden tekevän sinulle. Käytä mahdollisimman yksinkertaista työkalua. Tarkoitukseen sopii esimerkiksi pieni ruutuvihko, joka kulkee aina mukana. Tarkista työlistasi joka päivä.

6. Organisoidu. Määrittele paikka kaikelle. Laita paperit ja viestit heti oikeille paikoilleen. Älä pinoa niitä odottamaan myöhempää arkistointia. Varmista, että työpöytäsi on puhdas.

7. Katselmoi päivä- ja viikko- ja vuositavoitteesi säännöllisesti (MIT, Big Rocks etc.). Näin varmistat, että teet oikeita asioita. Käy läpi säännöllisesti myös muistiinpanosi, kalenterisi ja työlistasi.

8. Priorisoi ja vähennä tehtäviäsi säännöllisesti. Poista työlistaltasi kaikki, mikä ei ole välttämätöntä tavoitteidesi toteutumisen kannalta. Vähennä myös sisään tulevan informaation virtaa (sähköpostilistat, RSS-feedit, sanomalehdet jne.). Kerää pieniä tehtäviä yhteen ja tee ne kerrralla.

9. Tee tavoitteistasi rutiineja. Ilman rutiineja on vaikea hallita päivittäin tulevia keskeytyksiä. Tee lista asioista, joita teet päivittäin ja viikottain. Nouse ylös mahdollisimman aikaisin. Esimerkiksi aamuisin voit katselmoida päivän tärkeimmät tehtävät ja määrittää tulevat tavoitteet, urheilla, käydä läpi sähköposteja. Iltaisin voit valmistautua seuraavaan päivää, siivota sähköpostin, kirjoittaa blogia. Myös viikkorutiinit kannattaa ottaa haltuun (siivous, kaupassakäynti jne.).

10. Tee sitä, mikä on intohimosi. Vaatiiko tämä sen enempää selitystä? Kannattaa keskittyä siihen, joka tekee elämästäsi tyytyväistä ja elämisen arvoista. Kannattaa tehdä sitä, mikä polttelee kaikkein eniten ja jota haluatkin tehdä heti aamulla herätessäsi. Mikäli et ole tyytyväinen nykyiseen työhösi, sitä kannattaa vaihtaa. Työ ei ole työtä, vaan pikemminkin intohimo.