Hyvä johtaminen – osa 4: Ajanhallinnasta itsensä johtamiseen

Aika on oikeudenmukainen resurssi, koska sitä on vuorokaudessa meillä kaikilla käytössämme periaatteessa tasan yhtä paljon. Siitä huolimatta valitamme usein, että aikaa on liian vähän. 2010-luvun johtamisessa aika on yksi tärkeimmistä resursseista. Erityisesti tämä korostuu vapaaehtoisten johtamisessa.

Ohessa viisi ajatusta ajanhallinnasta

1. Aikaa ei voi hallinta. Parasta ajanhallintaa on itsensä johtaminen. Miten tämä sitten onnistuu? Kello ja kalenteri ovat hyviä renkiä, mutta huonoja isäntiä. Tavoitteena ei kannata olla kalenterin tukkiminen vaan pikemminkin tyhjänä pitäminen, jotta voit tehdä kaikkein tärkeimpiä asioita. Asiat laadullistuvat kun ollaan lästä samaan aikaan saman asian äärellä. Suunittele työsi, työskentele suunnitelman mukaan sekä sovi mitä tehdään ja tee mitä sovitaan.

2. Kannattaa tehdä merkityksellisiä asioita. Vaikka aikaa ei voi hallita. Voimme hallita valintojamme ajassa. Suuntaa siis voimasi tekemään sitä, mikä on todella tärkeää ja mihin syvästi uskot.

3. Mieti kolme tärkeintä tehtävää jokaiselle päivälle. Ne voivat olla esimerkiksi seuraavia:
– Vaali omaa innostusta ja energiaa
– Pidä huoli läheisiä ihmissuhteita, rikastavasta vuorovaikutuksesta ja kiitollisuudesta
– Varmista oma päivittäinen oppiminen

Lisäksi kannattaa valita 1-3 tärkeintä muuta tehtävää, jotka haluaa tehdä seuraavana päivänä ja tehdä ne sitten heti päivän aluksi. Tämän jälkeen päivä sujuu kuin hyvä tanssi.

4. Tärkeät asiat kannattaa tehdä silloin, kun niillä ei ole vielä kiire. Näin kiire ja stressi eivät häiritse silloin, kun panokset ovat kaikkein korkeimmat. Jätämme usein tekemiset viimeiseen mahdolliseen hetkeen. Tekemisen intensiteetti kannattaa nostaa huippuunsa silloin, kun deadline ei ole vielä lähelläkään.

5. Kiirehtiminen kiireiseksi tekee. Silloin kun on todella kiire, kannattaa istua alas ja odottaa, että se menee ohi. Kiireestä puhuminen lisää usein vain henkilökohtaista kiireen tuntua sekä luo ympärille ylimääräistä epävarmuutta ja hössötystä. Yleensä kiire on merkki siitä, että asiat eivät ole hallussa.

Ajanhallinnan eli itsensä johtamisen tavoitteena on:
– Kirkastaa omia tavoitteitasi jatkuvasti, kunnes sumu ja epäselvyys katoavat
– Työskennellä keskittyneesti ja jatkuvasti tärkeimpien päämääriesi parissa
– Elää tasapainoista, rikasta ja vaihtelevaa elämää sekä jakaa asioita muiden kanssa
– Jaksottaa energiaa välittömiin ja tulevaisuuden tarpeisiin
– Lisätä kiitollisuutta ja mielenrauhaa syyllisyyden ja stressin kustannuksella

Itsensä johtaminen johtaa lopulta siihen, että meillä on:
– kykyä ajatella keskittyneesti
– kykyä monistaa oma työpanos delegoimalla tai kerran tehdyn työn hyödyntämisellä sekä
– kykyä selvitä isoista kokonaisuuksista pilkkomalla ne pienemmiksi osatavoitteiksi.

Tämän kirjoituksen inspiraationa toimi Jari Sarasvuon Vapaus! -kirja.

Kirjoitussarjan edelliset osat luettavissa täältä:
– Osa 1: Tavoitteet
– Osa 2: Palautteen antaminen
– Osa 3: Viisi vinkkiä sähköpostin käyttöön