Kirjoittelin taannoin kahdeksan vinkkiä siitä, miten omaa sähköpostin käyttöä voi tehostaa.
Asiat laadullistuvat kun ollaan läsnä samaan aikaan saman asian äärellä. Kun sähköpostia kuitenkin niin paljon käytetään, kannattaa miettiä, millaisia viestejä lähettää.
Tässä viisi vinkkiä sähköpostin lähettämiseen
1. Selkeä ja lyhyt otsikko. Kirjoita selkeä ja lyhyt otsikko siitä, mitä viestisi koskee. Laita otsikkoon mukaan mielellään tieto siitä, onko kyseessä esimerkiksi ”kutsu”, ”tiedoksi”, ”kysymys” tms. sekä ajankohta tapahtumalle tai dead line (DL) eli takaraja sille, mihin mennessä odotat viestiisi vastausta.
2. Pidä viesti lyhyenä. Hyvä tavoite on pyrkiä pitämään viestit viiden lauseen mittaisina. http://five.sentenc.es/ Erottele mahdolliset kysymykset, joihin odotat vastausta omiksi kappaleiksi. Vältä pitkää tekstimössöä ja suosi lyhyitä lauseita. Mahdollinen ääneen ajattelu, ajatuksenvirta tai pohdiskelu kannattaa hoitaa sähköpostin sijaan kasvotusten tai puhelimessa. Jos esimerkiksi tiedoksi lähetettävä viesti on pitkä, erottele asiat väliotsikoilla ja kirjoita alkuun lyhyt tiivistelmä sisällöstä.
3. Osoita viestisi jollekin selkeästi. Mainitse viestissä kenen odotat mahdollisesti tekevän jotain ja mitä odotat hänen tekevän. Muista mainita myös mihin päivämäärään ja kellonaikaan odotat mahdollista toimenpidettä tai vastausta. Laita mieluiten vain yksi asia yhteen viestiin.
4. Käyttäydy kohteliaasti ja muista hyvät tavat. Jos haluat debatoida, riidellä tai olla eri mieltä jostain periaatteellisesta kysymyksestä, kannattaa asia hoitaa kasvotusten tai puhelimessa. Älä kanavoi omaa pahoinvointiasi sähköpostin välityksellä muille. Ironia on vaikea laji varsinkin sähköpostissa. Vastaanottaja on usein erilaisessa mielentilassa tai stressaantunut lukiessaan sähköposteja. Se, mikä tuntuu sinusta hauskalta, ei välttämättä ole sitä vastaanottajan mielestä.
5. Mieti vielä kerran, onko sähköposti paras tapa hoitaa asia. Keskustelut kannattaa hoitaa yleensä kasvotusten tai puhelimitse. Sähköposti on erinomainen väline kuitenkin päätösasioille, tiedoksi lähetettäville asioille, selkeille kysymyksille ja kutsuille sekä dokumenttien lähettämiselle. Sen sijaan kokousaikataulut tai ajankohdat kannaattaa sopia esimerkiksi Doodlessa tai puhelimitse. Turhautavinta on laittaa kymmenelle henkilölle sähköposti ja kysyä ”sopisiko kokous johonkin aikaan ensi viikolla?”.
Ja jos puhutaan hyvästä johtamisesta, on sähköposti huono väline palautteen antamiselle, tehtävien delegoinnille ja koordinoinnille sekä johtamiselle ylipäätään. Hyvä johtajuus on sitä, että pystyy olemaan läsnä.
Kirjoitussarjan edelliset osat luettavissa täältä:
– Osa 1: Tavoitteet
– Osa 2: Palautteen antaminen
Yksi hyvä neuvo voisi olla, että älä top-postaa. Tämä on tosin ikuisen sodan aihe sähköposti- ja nyyssiviestinnässä, ja useita koulukuntia on. Valitettavasti top-postaaminen näyttäisi nykyään olevan melkeinpä tavallisempi käytäntö varsinkin yritysviestinnässä, vaikka perusteet sen puolesta ovatkin heppoiset.
Viestien lukijan näkökulmasta erityisen hankalaa top-postauksessa on se, jos kirjoittaja vastaa johonkin siteeratussa viestissä olevaan kysymykseen, mutta lukijan on vaikea päätellä, mikä tämä kysymys on, eikä se vastauksestakaan ilmene. Siksi perinteinen tyyli, jossa siteerataan vain se, mihin vastataan, on rutkasti parempi.
Ks. http://fi.wikipedia.org/wiki/Top-postaus ja http://en.wikipedia.org/wiki/Posting_style
Kiitos Jukka!
Itse suosin yleensä top-postausta, koska se on yksinkertaisempaa lyhyissä viesteissä. Silloin kun kyseessä on jokin laajempi kommentointi, vetelen väliin.
Parhain terveisin
-Leo
Otsikkoon voi merkitä myös, jos viestin tarkoitus on saada vastaus. Jotkut työyhteisöt ovat sopineet lyhyistä merkeistä otsikoissa; esimerkiksi risuaita otsikon alussa voi tarkoittaa vastausta odottavaa viestiä, huutomerkki puolestaan kiireellistä viestiä.
Kiitos hyvistä ajatuksista, Leo! Tätä haluan vielä kommentoida:
”Itse suosin yleensä top-postausta, koska se on yksinkertaisempaa lyhyissä viesteissä. Silloin kun kyseessä on jokin laajempi kommentointi, vetelen väliin.”
Kiva että käytät pitkissä vastauksissa perinteistä hyvää tapaa. Mutta tuosta lyhyiden viestien yksinkertaisuudesta: se on sitä epäilemättä kirjoittajalle, mutta se vaiva jonka top-postaaja jättää näkemättä, on vastaanottajalla aina suurempi, sillä hän joutuu erikseen selvittelemään syy-yhteyksiä – sen sijaan että voisi suoraan lukea kommentoidun asian ja kommentin siihen, luonnollisessa lukujärjestyksessä.
Totta kai vaiva on vähäisempi lyhyissä viesteissä, mutta silti. Helpotus se on pienikin helpotus, vai mitä?