Elina Alasentie: Kumpi hallitsee, sähköposti vai sinä?

Vieraskynäblogissa työtapavalmentaja ja professional organizer Elina Alasentie

Kumpi hallitsee, sähköposti vai sinä?

Sähköpostilla on meihin kummallisia vaikutuksia. Toimisitko paperipostisi kanssa kuten ehkä toimit sähköpostisi kanssa:

Haet postit pihan laidalta postilaatikolta, kävelet kotiin, avaat postit ja luet ne. Laitat kirjeet takaisin kuoriin, osan jopa liimaat takaisin kiinni, jotta ne näyttäisivät lukemattomilta. Viet kirjeet takaisin postilaatikkoon. Seuraavana päivänä haet uudet sekä samat vanhat kirjeet jälleen postilaatikosta, viet ne kotiisi, avaat ne jne. Toistat tätä monta päivää.

Postien avaamisen ja sulkemisen välissä kirjoitat asiakirjoja, nimeät ne pikaisesti esim. hallituksen kokous_elok_13.doc, budjetti.xls, seminaariesitys.ppt ja tallennat niitä joihinkin lukuisista projektikansioista. Kun muutaman viikon päästä olet menossa seminaariin, et enää muista, mikä kahdestakymmenestä seminaariesitys-sanan sisältävästä tiedostosta olikaan juuri se oikea.

Lähes poikkeuksetta toimistotyötä tekevien suurin murheen aihe kiireestä ja kaaoksesta puhuttaessa on sähköposti. Myös tiedostojen etsimiseen voi kulua näppäristä hakutoiminnoista huolimatta kymmeniä minuutteja päivässä. Miten ihmeessä näin pääsi käymään mahtaville keksinnöille, joiden tarkoitus alun perin oli helpottaa työntekoa?

Ehkä emme vain koskaan tulleet ajatelleeksi sähköpostin mahdollisuuksia ja siinä piileviä vaaroja, vaan olemme vain ajautuneet meilivirran vietävänä. Emme myöskään ajatelleet, kuinka paljon tulisimme tallentamaan tiedostoja.

Onneksi sähköpostin ja tiedostokaaoksen voi suhteellisen helposti palauttaa takaisin isännästä rengiksi, sinun tarvitsee vain pysähtyä hetkeksi miettimään ja tehdä muutama toimenpide.

Aloita päättämällä itse, milloin luet sähköpostisi. Hillitse itsesi, äläkä vilkuile tai avaa meilejä jatkuvasti, etenkin jos tiedät että et voi niille juuri sillä hetkellä mitään tehdä. Suurin ajanhukka tulee sekä siitä, että palaamme samoihin viesteihin yhä uudestaan tekemättä niille kuitenkaan mitään että siitä, kun annamme saapuneiden viestien keskeyttää ajatuksemme ja työntekomme.

Mielialasi ja tehokkuutesi kasvavat reippaasti, kun käsittelet sähköpostia kuten paperipostiakin tulisi käsitellä. Avaa posti, kun sinulla on aikaa lukea se ja jopa tehdä sille jotain, lue se ja tee jokin seuraavista:

1. Heitä roskikseen eli deletoi
2. Delegoi
3. Reagoi, etenkin jos aikaa kuluu alle kaksi minuuttia
4. Siirrä se sopivaan kansioon odottamaan, että sinulla on mahdollisuus tehdä viestin vaatimat toimenpiteet

Inboxia ei kannata käyttää muistilistana, sillä silloin päädymme lukemaan eri syistä säilyttämiämme viestejä uudestaan ja uudestaan. Kun luot erilaiset kansiot, esim. @hoidettavat @odottavat, @mietittävät ja @luettavat voit sopivan hetken tullen käydä viestejä läpi, ilman että muut viestit häiritsevät keskittymistäsi.

Jos saapuneiden kansiosi on täysi, voit aloittaa tyhjältä pöydältä uudella systeemillä, kun siirrät kaikki vanhat viestit vaikkapa kansioon Vanhat saapuneet, josta tarvittaessa löydät etsimäsi.

Ja kun vielä teet päivän tärkeimmän työsi ennen sähköpostiohjelman avaamista, saatat yllättyä omista aikaansaannoksistasi positiivisesti!

Tiedostojen kanssa vältät suon, kun noudatat seuraavia neuvoja:

1. Säilytä asiakirjasta vain yksi (yleensä viimeisin) versio
2. Varmuuskopioi tiedostosi
3. Nimeä tiedostot kuvailevasti ja riittävän kattavasti
4. Luo kansiorakenne, joka auttaa työnteossa. Tiedostokansiotkin voi nimetä muutoin kuin projektien mukaan, vaikkapa: Muokattavat, valmiit, hoidettavat, luettavat, arkisto (jossa alakansioina projektit) jne.

Lisää vinkkejä sähköpostin, tiedostojen ja ajankäytön sekä työpisteen hallintaan kirjassa Askel edelle kiirettä ja kaaosta.

Elina Alasentie
Elina Alasentie on työtapavalmentaja ja professional organizer