Kahdeksan vinkkiä: Näin tehostat sähköpostin käyttöä

Kuva: Wikipedia

Saan keskimäärin noin 400 sähköpostiviestiä päivässä. Osa viesteistä on erilaisten jakelulistojen kautta tulevaa postia ja osa henkilökohtaista kirjeenvaihtoa, kyselyjä ja pyyntöjä. Pelkästään työni puolesta vietän sähköpostin parissa päivittäin helposti useamman tunnin. Ei siis ole ihan sama, miten sähköpostini hoidan.

Tässä muutama yleisvinkki tehokkaaseen sähköpostin käyttöön. Mikä on sinun mielestäsi tehokkain tapa hoitaa sähköpostit? Kuulisin mielelläni lukijoiden näkemyksiä aiheeseen liittyen.

Kahdeksan vinkkiä sähköpostin käytön tehostamiseen

1. Kommunikoi ensisijaisesti kasvotusten ja puhelimitse. Asiat laadullistuvat kun ollaan läsnä saman asian äärellä samaan aikaan. Asiat kannattaa pyrkiä hoitamaan ensisijaisesti kasvotusten ja toissijaisesti puhelimitse. Sähköposti on näistä kolmesta kaikkein tehottomin tapa hoitaa asioita joitakin poikkeuksia lukuunottomatta.

2. Vähennä saapuvan ja lähtevän sähköpostin määrää. Helpommin sanottu kuin tehty, mutta mitä enemmän lähetät sähköpostia, sen enemmän myös todennäköisesti vastaanotat sitä ja joudut käyttämään aikaasi siihen.

3. Älä lue sähköpostejasi jatkuvasti. Varaa tietty aika päivästä (tai viikosta), jolloin avaat sähköpostin. Älä pidä sähköpostia jatkuvasti päällä – varsinkaan toimintoa, joka ilmoittaa aina uudesta viestistä.

4. Keskitä kaikki viestit yhteen sähköpostilaatikkoon ja käytä suodattimia. Älä pidä turhaan (mikäli vain mahdollista) useita sähköpostilaatikoita, joihin joudut erikseen kirjautumaan. Ohjaa kaikki viestisi yhteen laatikkoon. Ja ohjaa (suodata) tuossa yhdessä laatikossa kaikki tietyille jakelulistoille tuleva sähköposti suoraan omiin kansioihin. Eri kansioiden viestejä voi sitten käydä läpi sopivassa välissä enemmän kerrallaan.

5. Pidä inbox tyhjänä. Prosessoi saapuneet viestit esimerkiksi kerran tai kaksi päivässä. Älä jätä viestejä postilaatikkoon, vaan poimi joukosta tärkeät asiat työlistallesi ja joko poista viestit tai arkistoi ne kansioihin. Sähköpostin kautta tulevat asiat voi tehdä välittömästi, siirtää tehtävälistaan tai delegoida eteenpäin. Ihanteellinen tilanne on sellainen, jossa inboxissa on maksimissaan sen verran viestejä kuin koneesi näytölle mahtuu.

6. Kokeile elämää ilman sähköpostia. Tuntumaa ajatukseen voi hakea vaikka siten, että viettää kerran viikossa yhden arkipäivän siten, että ei avaa sähköpostia kertaakaan. Kokeile siis esimerkiksi sähköpostivapaata perjantaita.

7. Rajoita lähettämiesi sähköpostien määrää. Kokeile todella hoitaa asioita kasvotusten ja puhelimitse (kohta 1 ja 2). Rajoita lähettämiesi viestiesi määrä esimerkiksi viiteen viestiin päivässä ja huomaa, kuinka asioiden hoitaminen helpottuu kummasti.

8. Lue ja kirjoita tehokkaasti. Usein riittää, että katsot vain lähettäjän ja otsikon tai parhaimmillaankin vain silmäilet viestin sisällön nopeasti läpi. Omissa viesteissä kannattaa kiinnittää huomiota otsikon ja viestin rakenteen selkeyteen (esim. luettelot, numeroinnit, selkeät kysymykset jne.) sekä siihen kenelle viestin osoittaa ja lähettää. Asiat pitäisi pystyä sanomaan sähköpostissa vähintään viidessä lauseessa. Kokeile vaikka.

11 kommenttia artikkeliin ”Kahdeksan vinkkiä: Näin tehostat sähköpostin käyttöä”

  1. Ykköskohdasta voisin vähän nipistä; muihin voikin yhtyä. Sähköposti nimenomaan on usein tehokkain tapa pienten asioiden hoitamiseen, ei vähiten siksi että sekä lähettäjä että vastaanottaja voi itse valita sopivan ajan sen käsittelemiseen. Lisäksi säästyy matkakulut (erityisesti -aika).

    Laadullisesti toki moni asia tulee tosiaan paremmin käsitellyksi IRL. Ei tosin välttämättä niinkään; sähköpostitse kun voi paremmin harkita sanomisiaan. Se on sekä hyvä että huono puoli.

  2. Plus että ympäristönäkökohdat huomioiden – kun liikkumisen tarvetta pitäisi vähentää – olisi kai aika tärkeääkin, että asioita voitaisiin hoitaa mieluummin vaikka puhelimitse ja sähköpostitse kuin kasvotusten.

  3. Sähköposti on myös kevyt prosessien seurannan ja dokumentaation väline. Ainakin itse tykkään saada kuittaukset livenä sovittujen asioiden hoidetuksi tulemisesta sähköpostilla. Samoin otan mielelläni sähköpostilla vastaan yhteenvetoja livetapaamisissa sovituista asioista.

    Päivämäärien sumpliminen tai asioiden delegointi on kyllä sähköpostin masentavimpia ja tehottomimpia käyttötapoja. Erityisesti voisko joku hoitaa -viestit, huhhuh!

  4. Juuri näin Jukka! Kiitos tarkennuksesta!

    Yritän tarkentaa omalta osaltani. Tuo ohje/vinkki perustuu siihen, että silloin kun asiat on mahdollista hoitaa myös kasvotusten/puhelimitse, kannattaa niin usein tehdä. Esim. sen sijaan, että lähettää s-postia naapurihuoneen kollegalle, kannattaa useimmiten mielummin kävellä huoneeseen hoitamaan asia – tai jos tavoiteltava henkilö on toisella puolella kaupunkia tai toisessa maassa, kannattaa mielummin soittaa.

    Vaikka s-posti mahdollistaakin ajasta ja paikasta riippumattoman kommunikoinnin, on se välineenä mielestäni tehoton verrattuna kasvokkaiseen tai puhelimitse tapahtuvaan kommunikointiin joitakin poikkeuksia lukuunottamatta (esim. massapostitukset, tiedoksi viestit, viralliset kutsut, asiakirjojen lähettely jne.). Asiat todella laadullistuu vasta silloin kun ollaan läsnä samaan aikaan saman asian äärellä.

    Viestini siis on: Ennenkuin alkaa kirjoittamaan s-postia, kannattaa pysähtyä muutamaksi sekunniksi pohtimaan, voisiko asian hoitaa kasvotusten tai puhelimitse – ja jos voi, kannattaa niin yleensä myös pyrkiä tekemään. Kokeilkaa vaikka!

    Parhain terveisin
    -Leo

  5. Hyvin sanottu Tea:

    ”Päivämäärien sumpliminen tai asioiden delegointi on kyllä sähköpostin masentavimpia ja tehottomimpia käyttötapoja. Erityisesti voisko joku hoitaa -viestit”

    Nämä ovat loistavia esimerkkejä siitä, mitä tarkoitin! Juuri tämmöiset mieluiten kasvotusten ja puhelimitse. Tässä olisi itsellänikin hurjasti opittavaa.

    Parhain terveisin
    -Leo

  6. Hyviä vinkkejä! Sellaisen lisäisin, että sähköpostilistoilla syntyy paljon turhia väittelyjä, jopa ”sotia”. Sellaiseen ei kannata lähteä mukaan. Jos voin käyttää aikaa keskusteluviestin kirjoittamiseen pienen piirin luettavaksi, voisin siinä samassa ajassa mieluummin vaikka kirjoittaa mielipidekirjoituksen Hesariin sadantuhannen potentiaalisen lukijan näkyville. Tai voin kirjoittaa blogiin, jossa asia säilyy hakukoneiden ulottuvilla vuosia, sen sijaan että sähköpostiviesti luetaan ja unohdetaan. Tai valmistella vaikka yhdistyksen tiedotetta.

    Yhdistyksissä saa aina ihmetellä sitä, että ihmisillä on aikaa jaanata samoja asioita sähköpostilistakeskusteluissa monen viestin päivävauhtia, mutta jos kyselee tekijää vaikka tiedotteen tekemiseen, kenelläkään ei tunnu olevan aikaa. Mutta kai se on inhimillistä, että vuorovaikutus toisten kanssa on kiinnostavaa. 🙂

Kommentointi on suljettu.

Paljonko tekoälyhaku aiheuttaa päästöjä? Googlen mukaan yksi tekstipohjainen tekoälyhaku aiheuttaa noin 0,03 gCO2e päästöt ja vastaavasti yksi ChatGPT-haku aiheuttaa noin 0,04 gCO2e päästöt. Kuvan tuottaminen saattaa kuluttaa jopa 100 kertaa ja viiden sekunnin HD videoklippi lähes 60 000 kertaa enemmän energiaa kuin tekstihaku.

Googlen laskelmasta näyttää kuitenkin puuttuvan mm verkko-operaattorin päästöt, käyttäjän koneen energiankulutus ja erityisen merkittävänä tekijänä tekoälyn koulutukseen käytetty energia. 

Lisäksi on hyvä muistaa, että Googlen ja monien muiden teknologiayhtiöiden alustoilla edelleen jaetaan ilmastonmuutoksen kieltämiseen tai vähättelyyn liittyvää sisältöä ja tarjotaan alustaa fossiiliyhtiöiden mainonnalle. 

Täällä tarkemmin: 
https://leostranius.fi
Miksi urheilen niin paljon? Tätä kysymystä olen viime vuosina kysynyt usein itseltäni, kun olen huomannut liikuntamäärieni nousseen yli 15 tuntiin viikossa. Eikö vähempikin riittäisi? Kansalliset liikuntasuositukset kun täyttyisivät jo 2,5 tunnin viikoittaisella liikunnalla. 

Suurin syy suurille treenimäärille on liikunnan tuottama välitön vaikutus hyvinvointiin ja onnellisuuteen sekä siihen, että hyvässä kunnossa jaksaa paremmin tehdä itselle merkityksellisiä asioita. On palkitsevaa kehittää hyviä rutiineja ja tapoja juuri liikunnan kaltaiseen harrastukseen monen muun tekemisen sijaan. Vaikka omia sairastumisia ei tietenkään voi valita tai hallita niin hyvässä kunnossa sairastumisen tai onnettumuuksien riski on tilastollisesti pienempi. Lisäksi olen huomannut, että itselläni on motivoivaa nähdä miten päivittäiset liikuntasuoritukset kasautuvat suureksi kokonaisuudeksi kuukausien, vuosien ja jopa vuosikymmenten myötä. 

Itseäni liikunnassa motivoi välittömän hyvänolon lisäksi erityisesti kertynyt ja kasautuva hyöty. Kun pitää kirjaa päivittäisistä harjoituksista ja liikuntamääristä, huomaa, että esimerkiksi vuosien ja vuosikymmenten myötä niistä kertyy aikamoinen kokonaisuus. Varsinkin loppuvuosi tuntuu itselläni olevan aina vähän ”sadonkorjuujuhlaa” kun erilaiset määrät ja tavoitteet tulevat täyteen. 

Esimerkiksi tätä kirjoittaessa olin juuri käynyt juoksemassa vuoden 10. puolimaratonin. Olen nyt juossut vuoden 2020-jälkeen joka vuosi vähintään tuon 10 puolikasta ja yhteensä 83 puolimaratonia. Vuodesta 2010 lähtien niitä on kertynyt yhteensä 130. Tai tällä hetkellä olen pyöräillyt tänä vuonna yhteensä noin 5700 kilometriä ja vuodesta 2020 lähtien yhteensä 40 161 km eli juuri sopivasti maapallon ympärysmittaa vastaavan matkan. Tieto näistä kasautuvista tunneista, kilometreistä ja juoksukerroista tekee minut onnelliseksi. Se tuottaa hyvää oloa, aikaa ja terveyttä nyt ja tulevaisuudessa. 

Kirjoittelin tästä aiheesta vähän enemmän www.leostranius.fi
Laskin triathlon-harrastuksen päästöt. Itselläni ne ovat noin 716 kgCO2e vuodessa. Tyypillisen täysmatkan triathlonia harrastavan päästöt saattavat olla lähes kymmenkertaiset eli oman arvioni mukaan 6647 kgCO2e vuodessa. 

Mihin tämä suhteutuu? Keskimääräisen suomalaisen koko vuoden aikana aiheuttamat kaikki CO2-päästöt ovat noin 10 tonnia ja omani ovat noin pari tonnia. Kestävä taso, johon kaikkien pitäisi päästä vuoteen 2030 mennessä on noin 2,5 tonnia ja vuoteen 2050 mennessä 0,7 tonnia. 

Suurin osa päästöistä triathlonissa aiheutuu mahdollisiin harjoitusleireihin ja kilpailuihin osallistumisesta sekä harjoittelusta ja siihen vaadittavasta lisäenergiasta (ruuasta). Lisäksi päästöjä tulee tietysti myös harjoituksiin kulkemisesta, harjoittelupaikoista ja varustehankinnoista. Varmasti jotain muitankin osa-alueita on ja kaikkea tuskin tulee tällä pikaselvityksellä huomioiduksi. Jostain on kuitenkin hyvä aloittaa. Olen enemmän kuin kiitollinen kaikista korjauksista ja tarkennuksista näihin laskelmiin. 

Täällä tarkempi laskelma ja suositukset päästöjen vähentämiseksi: https://leostranius.fi

#triathlon @helsinkitriathlon
Muistoja 10-vuoden takaa. Oli silloin aika yllättävää ja hämmentävää löytää itsensä taidenäyttelystä. 

Teos: @samilukkarinen
Third Rock täytti tänään 5-vuotta! 

Reilu viisi vuotta sitten keskellä koronapandemiaa aloimme pohtia silloisen T-Media Relations Oy nimen ja brändin uusimista. Lopulta Sari Kuvaja, @harrileinikka @riding_n_butterflywings ja @anurasanen (ja oli mukana varmasti moni muukin) kanssa saatiin valmista ja 18.8.2020 oli kaupparekisteri-ilmoitukset hoidettu, verkkosivu pystyssä sekä tiedote lähdössä asiakkaille. 

Third Rock Finland oli saanut alkunsa. 

Mitä me ollaan sitten viiden vuoden aikana tehty? Katsoin nopeasti, että ollaan toteutettu karkeasti: 

-noin 700 projektia
-palveltu noin 300 asiakasta
-tehty noin neljä miljoonaa euroa liikevaihtoa
-tehty hommia noin 50 henkilötyövuotta

Ja toivottavasti myös onnistuttu vähentämään päästöjä ja luonnonvarojen kulutusta sekä vahvistamaan kiertotaloutta, ihmisoikeuksia ja fiksua liiketoimintaa. 

Monenlaisia maailman muutoksia ja tilanteita on viiden vuoden aikana ehtinyt tapahtua ja monessa liemessä ollaan oltu, kun ollaan kasvettu kolmen henkilön yrityksestä nyt 17 henkilön organisaatioksi.

Tavoitteena on edelleen vauhdittaa organisaatioita haittoja vähentävästä niin kutsutusta ”vastuullisesta liiketoiminnasta” kohti planetaarista liiketoimintaa eli kohti sitä, että organisaatiot edistävät kestävyysmuutosta eivätkä vain minimoi omia haittoja tai pahimmillaan jarruta muutosta. Tässä riittää vielä tehtävää näin ilmastokriisin ja luontokadon aikakaudella. 

Hyvää syntymäpäivää Third Rock! On tämä kyllä ollut ihmeellinen ja elämää muuttava matka kaikkien teidän kanssa, jotka olette tavalla tai toisella olleet vuosien varrella mukana.

Ja mitä kaikkea onkaan vielä luvassa!

#thirdrock #vastuullisuus #planetaarinenliiketoimibta
Kirjasuositus: Ossi Nyman: Alkuhuuto

Jostain selittämättömästä syystä olen tykännyt Nymanin romaanien karuttomasta kuvailusta paljon. Alkuhuuto on näistä romaaneista kuitenkin ehjin ja paras. Suorastaan huikea. 

Toivo on 46-vuotiaana bussinkuljettajana valmis eläkkeelle. Marjut istuu lähikaupan kassalla ja hakee iloa elämään salasuhteista. Faith on suomeen kotoutunut maahanmuuttokriittinen maahanmuuttaja. 

Kolme elämää, jotka kiinnittyvät vahvasti toisiinsa. 

Upea kuvaus suomalaisesta mielenmaisemasta ja keskiluokkaisuuden reunalla elämisen arjesta. Tavallisuuden kaipuusta.

Häiritsevää on vain ajan hengen mukainen ajallinen epäsymmetrisyys ja absurdi loppuratkaisu. Ja ehkä juuri tämä häiritsevyys tekee kirjasta lopulta täydellisen. 

#kirjat #kirjagram #ossinyman #alkuhuuto @ossijanyman @teoskustantamo
#kilpisjärvi #tromso #narvik #luleå #haaparanta #tornio #lofoten #norway #sweden #finland
Ranskan ympäriajon videopätkiä katsellessa huomasin, että ammattipyöräilijä Tadej Pogacarilla oli pyörässä aina Hulk-tarra antamassa tsemppiä polkemiseen. 

Sain itsekin omaan pyörään nyt lapselta Leo-leijona-tarran. Saa nähdä nousevatko keskinopeudet.
Voiko Lofooteille matkustaa Helsingistä maatapitkin ilman autoa? Tietysti voi. Tehtiin 13-vuotiaan lapsen kanssa kahdestaan autovapaa maatapitkin matka. 

Pohjoisen kaarros Jäämerelle ja Lofooteille kulki seuraavasti: Helsinki-Rovaniemi-Kilpisjärvi-Tromsa-Narvik-Svolvaer-Narvik-Luleå-Haaparanta/Tornio-Kemi-Helsinki. 

Reissun päästöt olivat yhteensä noin 213 kgCO2e, joka vastaa noin 1568 km autolla ajoa. Lentämällä paikan päälle olisi jäänyt moni hieno paikka näkemättä ja kokematta ja päästöt olisivat olleet yli tuplasti enemmän eli noin 565 kgCO2e. 

Lue matkapäiväkirja, reitti ja arviot päästöistä sekä lopuksi yhteenveto ja pohdinnat mahdollisista muista vaihtoehdoista osoitteesta www.leostranius.fi

Pahoittelut verkkosivujen pitkästä tekstistä, mutta ehkä tästä voi olla iloa ja hyötyä jollekin, joka suunnittelee vastaavaa matkaa. 

#norja #lofootit #lappi
Saana 

#saana #saanatunturi #kilpisjärvi
Kilpisjärvi ja Saanan huippu. Seuraavaksi kohti Norjaa.