Kahdeksan vinkkiä: Näin tehostat sähköpostin käyttöä

Kuva: Wikipedia

Saan keskimäärin noin 400 sähköpostiviestiä päivässä. Osa viesteistä on erilaisten jakelulistojen kautta tulevaa postia ja osa henkilökohtaista kirjeenvaihtoa, kyselyjä ja pyyntöjä. Pelkästään työni puolesta vietän sähköpostin parissa päivittäin helposti useamman tunnin. Ei siis ole ihan sama, miten sähköpostini hoidan.

Tässä muutama yleisvinkki tehokkaaseen sähköpostin käyttöön. Mikä on sinun mielestäsi tehokkain tapa hoitaa sähköpostit? Kuulisin mielelläni lukijoiden näkemyksiä aiheeseen liittyen.

Kahdeksan vinkkiä sähköpostin käytön tehostamiseen

1. Kommunikoi ensisijaisesti kasvotusten ja puhelimitse. Asiat laadullistuvat kun ollaan läsnä saman asian äärellä samaan aikaan. Asiat kannattaa pyrkiä hoitamaan ensisijaisesti kasvotusten ja toissijaisesti puhelimitse. Sähköposti on näistä kolmesta kaikkein tehottomin tapa hoitaa asioita joitakin poikkeuksia lukuunottomatta.

2. Vähennä saapuvan ja lähtevän sähköpostin määrää. Helpommin sanottu kuin tehty, mutta mitä enemmän lähetät sähköpostia, sen enemmän myös todennäköisesti vastaanotat sitä ja joudut käyttämään aikaasi siihen.

3. Älä lue sähköpostejasi jatkuvasti. Varaa tietty aika päivästä (tai viikosta), jolloin avaat sähköpostin. Älä pidä sähköpostia jatkuvasti päällä – varsinkaan toimintoa, joka ilmoittaa aina uudesta viestistä.

4. Keskitä kaikki viestit yhteen sähköpostilaatikkoon ja käytä suodattimia. Älä pidä turhaan (mikäli vain mahdollista) useita sähköpostilaatikoita, joihin joudut erikseen kirjautumaan. Ohjaa kaikki viestisi yhteen laatikkoon. Ja ohjaa (suodata) tuossa yhdessä laatikossa kaikki tietyille jakelulistoille tuleva sähköposti suoraan omiin kansioihin. Eri kansioiden viestejä voi sitten käydä läpi sopivassa välissä enemmän kerrallaan.

5. Pidä inbox tyhjänä. Prosessoi saapuneet viestit esimerkiksi kerran tai kaksi päivässä. Älä jätä viestejä postilaatikkoon, vaan poimi joukosta tärkeät asiat työlistallesi ja joko poista viestit tai arkistoi ne kansioihin. Sähköpostin kautta tulevat asiat voi tehdä välittömästi, siirtää tehtävälistaan tai delegoida eteenpäin. Ihanteellinen tilanne on sellainen, jossa inboxissa on maksimissaan sen verran viestejä kuin koneesi näytölle mahtuu.

6. Kokeile elämää ilman sähköpostia. Tuntumaa ajatukseen voi hakea vaikka siten, että viettää kerran viikossa yhden arkipäivän siten, että ei avaa sähköpostia kertaakaan. Kokeile siis esimerkiksi sähköpostivapaata perjantaita.

7. Rajoita lähettämiesi sähköpostien määrää. Kokeile todella hoitaa asioita kasvotusten ja puhelimitse (kohta 1 ja 2). Rajoita lähettämiesi viestiesi määrä esimerkiksi viiteen viestiin päivässä ja huomaa, kuinka asioiden hoitaminen helpottuu kummasti.

8. Lue ja kirjoita tehokkaasti. Usein riittää, että katsot vain lähettäjän ja otsikon tai parhaimmillaankin vain silmäilet viestin sisällön nopeasti läpi. Omissa viesteissä kannattaa kiinnittää huomiota otsikon ja viestin rakenteen selkeyteen (esim. luettelot, numeroinnit, selkeät kysymykset jne.) sekä siihen kenelle viestin osoittaa ja lähettää. Asiat pitäisi pystyä sanomaan sähköpostissa vähintään viidessä lauseessa. Kokeile vaikka.

11 kommenttia artikkeliin ”Kahdeksan vinkkiä: Näin tehostat sähköpostin käyttöä”

  1. Ykköskohdasta voisin vähän nipistä; muihin voikin yhtyä. Sähköposti nimenomaan on usein tehokkain tapa pienten asioiden hoitamiseen, ei vähiten siksi että sekä lähettäjä että vastaanottaja voi itse valita sopivan ajan sen käsittelemiseen. Lisäksi säästyy matkakulut (erityisesti -aika).

    Laadullisesti toki moni asia tulee tosiaan paremmin käsitellyksi IRL. Ei tosin välttämättä niinkään; sähköpostitse kun voi paremmin harkita sanomisiaan. Se on sekä hyvä että huono puoli.

  2. Plus että ympäristönäkökohdat huomioiden – kun liikkumisen tarvetta pitäisi vähentää – olisi kai aika tärkeääkin, että asioita voitaisiin hoitaa mieluummin vaikka puhelimitse ja sähköpostitse kuin kasvotusten.

  3. Sähköposti on myös kevyt prosessien seurannan ja dokumentaation väline. Ainakin itse tykkään saada kuittaukset livenä sovittujen asioiden hoidetuksi tulemisesta sähköpostilla. Samoin otan mielelläni sähköpostilla vastaan yhteenvetoja livetapaamisissa sovituista asioista.

    Päivämäärien sumpliminen tai asioiden delegointi on kyllä sähköpostin masentavimpia ja tehottomimpia käyttötapoja. Erityisesti voisko joku hoitaa -viestit, huhhuh!

  4. Juuri näin Jukka! Kiitos tarkennuksesta!

    Yritän tarkentaa omalta osaltani. Tuo ohje/vinkki perustuu siihen, että silloin kun asiat on mahdollista hoitaa myös kasvotusten/puhelimitse, kannattaa niin usein tehdä. Esim. sen sijaan, että lähettää s-postia naapurihuoneen kollegalle, kannattaa useimmiten mielummin kävellä huoneeseen hoitamaan asia – tai jos tavoiteltava henkilö on toisella puolella kaupunkia tai toisessa maassa, kannattaa mielummin soittaa.

    Vaikka s-posti mahdollistaakin ajasta ja paikasta riippumattoman kommunikoinnin, on se välineenä mielestäni tehoton verrattuna kasvokkaiseen tai puhelimitse tapahtuvaan kommunikointiin joitakin poikkeuksia lukuunottamatta (esim. massapostitukset, tiedoksi viestit, viralliset kutsut, asiakirjojen lähettely jne.). Asiat todella laadullistuu vasta silloin kun ollaan läsnä samaan aikaan saman asian äärellä.

    Viestini siis on: Ennenkuin alkaa kirjoittamaan s-postia, kannattaa pysähtyä muutamaksi sekunniksi pohtimaan, voisiko asian hoitaa kasvotusten tai puhelimitse – ja jos voi, kannattaa niin yleensä myös pyrkiä tekemään. Kokeilkaa vaikka!

    Parhain terveisin
    -Leo

  5. Hyvin sanottu Tea:

    ”Päivämäärien sumpliminen tai asioiden delegointi on kyllä sähköpostin masentavimpia ja tehottomimpia käyttötapoja. Erityisesti voisko joku hoitaa -viestit”

    Nämä ovat loistavia esimerkkejä siitä, mitä tarkoitin! Juuri tämmöiset mieluiten kasvotusten ja puhelimitse. Tässä olisi itsellänikin hurjasti opittavaa.

    Parhain terveisin
    -Leo

  6. Hyviä vinkkejä! Sellaisen lisäisin, että sähköpostilistoilla syntyy paljon turhia väittelyjä, jopa ”sotia”. Sellaiseen ei kannata lähteä mukaan. Jos voin käyttää aikaa keskusteluviestin kirjoittamiseen pienen piirin luettavaksi, voisin siinä samassa ajassa mieluummin vaikka kirjoittaa mielipidekirjoituksen Hesariin sadantuhannen potentiaalisen lukijan näkyville. Tai voin kirjoittaa blogiin, jossa asia säilyy hakukoneiden ulottuvilla vuosia, sen sijaan että sähköpostiviesti luetaan ja unohdetaan. Tai valmistella vaikka yhdistyksen tiedotetta.

    Yhdistyksissä saa aina ihmetellä sitä, että ihmisillä on aikaa jaanata samoja asioita sähköpostilistakeskusteluissa monen viestin päivävauhtia, mutta jos kyselee tekijää vaikka tiedotteen tekemiseen, kenelläkään ei tunnu olevan aikaa. Mutta kai se on inhimillistä, että vuorovaikutus toisten kanssa on kiinnostavaa. 🙂

Kommentointi on suljettu.

Aika paljon puhutaan lentomatkustamisen päästöistä ja hyvä niin. Entäs laivamatkustamisen päästöt? 

Riippuen laivatyypistä ja matkustustavasta Helsingistä Tallinnaan syntyy noin 6 kgCO2 päästöt (81 km, 74 gCO2/km/henkilö) ja Helsinki Tukholma välillä melkein kolminkertaisesti enemmän eli noin 21,6 kgCO2 päästöt (400 km, 54 gCO2/km/henkilö). Kahdensuuntainen matka tietysti tuplaa nuo päästöt. 

Vertailun vuoksi liikennekäytössä oleva auton keskimääräiset päästöt Suomessa ovat 136 gCO2e/km. Eli edestakainen Helsinki-Tallinna väli laivalla vastaa noin 88 km autoilua ja edestakainen Helsinki-Tukholma väli vastaa noin 318 km autoilua. 

Jos haluaa matkustaa esimerkiksi Helsingistä Tukholmaan tai Eurooppaan, kannattaa ilmastonäkökulmasta matkustaa junalla Kemin ja Haaparannan kautta. Käytännössä tuon noin 2000 km junamatkan päästöt ovat noin seitsemäsosa laivamatkan päästöistä eli noin 1,5 g/km/henkilö eli yhteensä noin 3 kgCO2. Linja-auton päästökerroin matkustajakilometriä kohti on kymmenkertainen junaan verrattuna eli noin 15 g/km/henkilö. Autolla tätä väliä ei laivaan verrattuna kannata ajaa, koska auton päästöt olisivat edestakaisin Helsingistä Tukholmaan pohjoisen kautta matkustettaessa peräti 544 kgCO2e. 

Myöskään pyörällä tuota matkaa ei kannata tehdä. ChatGPT:n arvion mukaan pyöräilyn aiheuttama lisäenergiankulutuksen tarve vegaaniruokavaliolla on 5-15 gCO2e/km eli lisäpäästöjä tulee Helsingistä Tukholmaan pyöräillessä yhteensä 10-30 kgCO2e. Varsinkin sekaruokavaliota noudattavan kannattaa matkustaa pyörän sijaan junalla, koska sekaruokavalion päästöt pyöräillessä voivat olla jopa 50 g/km CO2e. 

Fiksuinta on tietysti hakea elämyksiä ja vaihtelua arkeen tai lomaan niin läheltä, että ei tarvitsisi matkustaa juuri lainkaan. Lähimetsään pääsee kävellen ja naapurikuntaan polkupyörällä. 

#maatapitkin
Hyvää kesäpäivänseisausta! Vähän oli kylmät vedet uida, mutta maisemat oli kesäillassa upeita!
Tein kolmen päivän Firstbeat-mittauksen. Pidin sykettä ja sykevälivaihtelua mittaavia antureita kiinni kehossa kolmen vuorokauden ajan. 

Kiinnostavia tuloksia! Vihdoin sain selityksen lyhyille yöunilleni. Pärjään siitä syystä lyhyillä (keskimäärin noin 6h) yöunilla, koska unen aikainen palautuminen on niin hyvää. Tässä mittauksessa peräti 96% unestani on palauttavaa. Uneni on siis parempaa kuin suurimmalla osalla väestöä, joka nukkuu 7-9 tuntia. 

Liikunta oli odotetusti erinomaisella tasolla vaikka mittausjakson aikana oli kevyt viikko. Ilahduttavaa oli, että palautuminen lähti lyhyiden treenien tai kuntoilun jälkeen aina välittömästi käyntiin. Paitsi pidemmän pyöräilyn (4h) jälkeen keho oli tunteja stressitilassa. Tämä osoitti hyvin, että pitkiä tai kovia treenejä ei todellakaan kannata tehdä illalla. 

Hiukan yllättäen aamut olivat mittauksen pohjalta aika stressaavia. Tässä selitys saattaa olla siinä, että mulla on niin paljon ”hyviä” aamurutiineja (veden juonti, hedelmän syönti, kirjan lukeminen, venytely, 7 minute workout ja aamupala) että näistä itsestään kasaantuu vain liikaa. Yllätys oli myös se, että lounaat tai päivälliset olivat stressaavia siinä missä etä- tai läsnäkokoukset (vähän palaverista riippuen) olivat keholle kevyitä ja välillä jopa palauttavia. 

Mittausjaksoon osui myös yksi lepopäivä treenistä. Sunnuntaina tein siis neljän tunnin pyöräilyn ja maanantaina oli lepopäivä. Olkoon, että lepopäiväänkin kuului venyttelyt, 7 minute workout ja noin 25 km arkipyöräilyä. Ei kuitenkaan yhtään treeniä. Palautumista ei kuitenkaan tapahtunut mitenkään erityisen paljon maanantain aikana vaan tänä näkyi vasta tiistaina, jossa päivän aikainen palautuminen oli korkeaa vaikka tein venyttelyiden ja 7 minute workoutin lisäksi aamulla kevyen juoksun ja töiden jälkeen tunnin uintitreenin sekä päivän mittaan noin 20 km arkipyöräilyö. 

Koko jakson palauttavin hetki (jos yöunia ei lasketa mukaan) oli se kun olin tiistaina iltapäivällä toimistolla kollegoiden kanssa. Stressaavin jakso taas oli sunnuntaina kotona lasten kanssa pitkän pyörälenkin jälkeen. 

Mittauksen mukaan leposykkeeni oli 41, maksimisyke 178 ja HRV keskimäärin 54.

@firstbeat.suomi
Hyvää juhannusta!
Tänään Malmin lentokentällä 80 km pyöräily! 

Tasaista eikä liikennettä vaikka pinta vähän epätasainen. Melkein tekisi mieli alkaa puolustaa tässä vaiheessa kenttää rakentamiselta. Tämähän on loistava treeniympäristö!

#pyöräily #triathlon
Tänä vuonna olen kuunnellut uudestaan jo aiemmin kuuntelemiani kirjoja, jotka ovat tehneet minuun viime vuosina erityisen vaikutuksen. 

Yksi niistä on tämä Joni Jaakkolan Väkevä elämä. Tämä on samalla 100. tänä vuonna lukemani/kuuntelemani kirja. 

Jaakkolan kirjassa on perusasiat hyvin kohdillaan. Kun rakentaa hyviä rutiineja ja pitää huolta unesta, ravitsemuksesta ja liikunnasta, pääsee arjessa sellaiselle tasolle, että pienet vastoinkäymiset tai sairaudet eivät vie sinua suoraan kellariin ja toimintakyvyttömäksi vaan pystyt palautumaan nopeammin ja paremmin arjen heittämistä haasteista. 

@inojalokkaaj #väkeväelämä @tammikirjat #jonijaakkola #kirjagram #kirjat #äänikirja
Oliver Burkeman kirjoittaa osuvasti toivosta kirjassaan Neljätuhatta viikkoa. Miten käytät loppuelämäsi päivät. 

Toivon tarkoituksena on olla soihtu pimeässä, mutta todellisuudessa se on kirous. Toivo on uskon asettamista oman toiminnan edelle. 

Toivo on sitä, että uskomme lastenvahdin olevan aina huutomatkan päässä kun sitä tarvitsemme. Tämä on perusteltua tietysti silloin, jos ajattelee tai on tilanteita, joissa millään mitä itse tekee, ei ole mitään väliä. 

Toivo on siis omien vaikutusmahdollisuuksien kieltämistä. Käytännössä tarkoittaen vallan antamista niille voimille, joita pitäisi muuttaa. Ei kuitenkaan kannata antaa pois omaa kykyään toimia ilmastokriisin ja luontokadon kaltaisten kysymysten parissa. 

Kun lakkaamme toivomasta, että kauhea tilanne vain ratkeaa jotenkin itsestään tai tilanne ei vain pahenisi, olemme vapaita aloittamaan työt tilanteen ratkaisemiseksi.
Hienoa pyöräkaistaa Laajasalontiellä!
Nyt se on ulkona! Rauhatädin ja mun yhteinen biisi Poljen, poljen. 

Räppäri ja sanataideohjaaja Rauhatäti eli Hanna Yli-Tepsa @rauhatati soitti mulle syksyllä 2024 ja ehdotti yhteisen räppibiisin tekemistä. Ehdotus oli niin hullu ja niin kaukana omasta mukavuusalueestani, että pakkohan siihen oli suostua. Itselläni ei ole mitään musiikillista taustaa ellei mukaan lasketa intohimoista gansta-räpin kuuntelua nuorena.

Kirjoitimme Rauhatädin kanssa syksyn, talven ja kevään aikana sanoituksia, harjoittelimme taustanauhojen kanssa ja pääsimme lopulta studioon äänittämään yhteisen biisin. Rauhatädin lisäksi mukana oli ammattilaisia 3rd Raililta ja Muumaa musiikilta. Näin lopputuloksena saatiin julkaistua mun elämäni ensimmäinen räppibiisi. Taustat kappaleeseen on tehnyt Kim Rantala.

Biisin nimi on ”Poljen, poljen”, ja se syntyi halusta sanoittaa omia kokemuksia ja tunnetiloja niistä hetkistä, kun puskee eteenpäin, vaikka tie on epätasainen. Kyseessä on kappale sinnikkyydestä, voimasta ja liikkeestä, joka ei pysähdy.

Tuore kappale kertoo myös siitä, miten ekologinen kulkeminen eli pyöräily, bussi, juna  tai ihan vaan kävely tai soutuveneily voi olla juuri se paras ilmastoystävällinen tapa liikkumiselle.

Ota kuunteluun Spotifysta, Youtubesta, Tidalista, Apple Musicista, SoundCloudista tai missä nyt ikinä musiikkia kuunteletkaan!