Saan keskimäärin noin 400 sähköpostiviestiä päivässä. Osa viesteistä on erilaisten jakelulistojen kautta tulevaa postia ja osa henkilökohtaista kirjeenvaihtoa, kyselyjä ja pyyntöjä. Pelkästään työni puolesta vietän sähköpostin parissa päivittäin helposti useamman tunnin. Ei siis ole ihan sama, miten sähköpostini hoidan.
Tässä muutama yleisvinkki tehokkaaseen sähköpostin käyttöön. Mikä on sinun mielestäsi tehokkain tapa hoitaa sähköpostit? Kuulisin mielelläni lukijoiden näkemyksiä aiheeseen liittyen.
Kahdeksan vinkkiä sähköpostin käytön tehostamiseen
1. Kommunikoi ensisijaisesti kasvotusten ja puhelimitse. Asiat laadullistuvat kun ollaan läsnä saman asian äärellä samaan aikaan. Asiat kannattaa pyrkiä hoitamaan ensisijaisesti kasvotusten ja toissijaisesti puhelimitse. Sähköposti on näistä kolmesta kaikkein tehottomin tapa hoitaa asioita joitakin poikkeuksia lukuunottomatta.
2. Vähennä saapuvan ja lähtevän sähköpostin määrää. Helpommin sanottu kuin tehty, mutta mitä enemmän lähetät sähköpostia, sen enemmän myös todennäköisesti vastaanotat sitä ja joudut käyttämään aikaasi siihen.
3. Älä lue sähköpostejasi jatkuvasti. Varaa tietty aika päivästä (tai viikosta), jolloin avaat sähköpostin. Älä pidä sähköpostia jatkuvasti päällä – varsinkaan toimintoa, joka ilmoittaa aina uudesta viestistä.
4. Keskitä kaikki viestit yhteen sähköpostilaatikkoon ja käytä suodattimia. Älä pidä turhaan (mikäli vain mahdollista) useita sähköpostilaatikoita, joihin joudut erikseen kirjautumaan. Ohjaa kaikki viestisi yhteen laatikkoon. Ja ohjaa (suodata) tuossa yhdessä laatikossa kaikki tietyille jakelulistoille tuleva sähköposti suoraan omiin kansioihin. Eri kansioiden viestejä voi sitten käydä läpi sopivassa välissä enemmän kerrallaan.
5. Pidä inbox tyhjänä. Prosessoi saapuneet viestit esimerkiksi kerran tai kaksi päivässä. Älä jätä viestejä postilaatikkoon, vaan poimi joukosta tärkeät asiat työlistallesi ja joko poista viestit tai arkistoi ne kansioihin. Sähköpostin kautta tulevat asiat voi tehdä välittömästi, siirtää tehtävälistaan tai delegoida eteenpäin. Ihanteellinen tilanne on sellainen, jossa inboxissa on maksimissaan sen verran viestejä kuin koneesi näytölle mahtuu.
6. Kokeile elämää ilman sähköpostia. Tuntumaa ajatukseen voi hakea vaikka siten, että viettää kerran viikossa yhden arkipäivän siten, että ei avaa sähköpostia kertaakaan. Kokeile siis esimerkiksi sähköpostivapaata perjantaita.
7. Rajoita lähettämiesi sähköpostien määrää. Kokeile todella hoitaa asioita kasvotusten ja puhelimitse (kohta 1 ja 2). Rajoita lähettämiesi viestiesi määrä esimerkiksi viiteen viestiin päivässä ja huomaa, kuinka asioiden hoitaminen helpottuu kummasti.
8. Lue ja kirjoita tehokkaasti. Usein riittää, että katsot vain lähettäjän ja otsikon tai parhaimmillaankin vain silmäilet viestin sisällön nopeasti läpi. Omissa viesteissä kannattaa kiinnittää huomiota otsikon ja viestin rakenteen selkeyteen (esim. luettelot, numeroinnit, selkeät kysymykset jne.) sekä siihen kenelle viestin osoittaa ja lähettää. Asiat pitäisi pystyä sanomaan sähköpostissa vähintään viidessä lauseessa. Kokeile vaikka.
Ykköskohdasta voisin vähän nipistä; muihin voikin yhtyä. Sähköposti nimenomaan on usein tehokkain tapa pienten asioiden hoitamiseen, ei vähiten siksi että sekä lähettäjä että vastaanottaja voi itse valita sopivan ajan sen käsittelemiseen. Lisäksi säästyy matkakulut (erityisesti -aika).
Laadullisesti toki moni asia tulee tosiaan paremmin käsitellyksi IRL. Ei tosin välttämättä niinkään; sähköpostitse kun voi paremmin harkita sanomisiaan. Se on sekä hyvä että huono puoli.
Plus että ympäristönäkökohdat huomioiden – kun liikkumisen tarvetta pitäisi vähentää – olisi kai aika tärkeääkin, että asioita voitaisiin hoitaa mieluummin vaikka puhelimitse ja sähköpostitse kuin kasvotusten.
Sähköposti on myös kevyt prosessien seurannan ja dokumentaation väline. Ainakin itse tykkään saada kuittaukset livenä sovittujen asioiden hoidetuksi tulemisesta sähköpostilla. Samoin otan mielelläni sähköpostilla vastaan yhteenvetoja livetapaamisissa sovituista asioista.
Päivämäärien sumpliminen tai asioiden delegointi on kyllä sähköpostin masentavimpia ja tehottomimpia käyttötapoja. Erityisesti voisko joku hoitaa -viestit, huhhuh!
Juuri näin Jukka! Kiitos tarkennuksesta!
Yritän tarkentaa omalta osaltani. Tuo ohje/vinkki perustuu siihen, että silloin kun asiat on mahdollista hoitaa myös kasvotusten/puhelimitse, kannattaa niin usein tehdä. Esim. sen sijaan, että lähettää s-postia naapurihuoneen kollegalle, kannattaa useimmiten mielummin kävellä huoneeseen hoitamaan asia – tai jos tavoiteltava henkilö on toisella puolella kaupunkia tai toisessa maassa, kannattaa mielummin soittaa.
Vaikka s-posti mahdollistaakin ajasta ja paikasta riippumattoman kommunikoinnin, on se välineenä mielestäni tehoton verrattuna kasvokkaiseen tai puhelimitse tapahtuvaan kommunikointiin joitakin poikkeuksia lukuunottamatta (esim. massapostitukset, tiedoksi viestit, viralliset kutsut, asiakirjojen lähettely jne.). Asiat todella laadullistuu vasta silloin kun ollaan läsnä samaan aikaan saman asian äärellä.
Viestini siis on: Ennenkuin alkaa kirjoittamaan s-postia, kannattaa pysähtyä muutamaksi sekunniksi pohtimaan, voisiko asian hoitaa kasvotusten tai puhelimitse – ja jos voi, kannattaa niin yleensä myös pyrkiä tekemään. Kokeilkaa vaikka!
Parhain terveisin
-Leo
Ei puhelimen ja sähköpostin hyötyjä ja haittoja voi noin yksinkertaisesti jaotella. Molempiin on omat hyvät ja huonot käyttötarkoituksensa ja molempia voidaan käyttää railakkaan typerästi.
http://juhakettunen.blogspot.com/2010/06/puhelin-vai-sahkoposti.html
Hyvin sanottu Tea:
”Päivämäärien sumpliminen tai asioiden delegointi on kyllä sähköpostin masentavimpia ja tehottomimpia käyttötapoja. Erityisesti voisko joku hoitaa -viestit”
Nämä ovat loistavia esimerkkejä siitä, mitä tarkoitin! Juuri tämmöiset mieluiten kasvotusten ja puhelimitse. Tässä olisi itsellänikin hurjasti opittavaa.
Parhain terveisin
-Leo
Kiitos kommentista ja erinomaisen blogikirjoituksesi jakamisesta Juha! Olet varmasti oikeassa. Näin sitä itsekin oppii tässä samalla.
..ja ne, jotka ovat kiinnostuneita kehittämään myös omia kokouskäytäntöjään, voivat tutustua vaikka näihin aikanaan kirjoittamiini hyvän kokouskäytännön aakkosiin:
https://leostranius.fi/2010/01/hyvan-kokouskaytannon-aakkoset/
Hyviä vinkkejä! Sellaisen lisäisin, että sähköpostilistoilla syntyy paljon turhia väittelyjä, jopa ”sotia”. Sellaiseen ei kannata lähteä mukaan. Jos voin käyttää aikaa keskusteluviestin kirjoittamiseen pienen piirin luettavaksi, voisin siinä samassa ajassa mieluummin vaikka kirjoittaa mielipidekirjoituksen Hesariin sadantuhannen potentiaalisen lukijan näkyville. Tai voin kirjoittaa blogiin, jossa asia säilyy hakukoneiden ulottuvilla vuosia, sen sijaan että sähköpostiviesti luetaan ja unohdetaan. Tai valmistella vaikka yhdistyksen tiedotetta.
Yhdistyksissä saa aina ihmetellä sitä, että ihmisillä on aikaa jaanata samoja asioita sähköpostilistakeskusteluissa monen viestin päivävauhtia, mutta jos kyselee tekijää vaikka tiedotteen tekemiseen, kenelläkään ei tunnu olevan aikaa. Mutta kai se on inhimillistä, että vuorovaikutus toisten kanssa on kiinnostavaa. 🙂
Todella hyvä huomio ja lisäys vinkkilistaan Piia! Kiitos paljon!