Hyvä johtaminen – Osa 3: Viisi vinkkiä sähköpostin käyttöön

Photo by Biscarotte

Kirjoittelin taannoin kahdeksan vinkkiä siitä, miten omaa sähköpostin käyttöä voi tehostaa.

Asiat laadullistuvat kun ollaan läsnä samaan aikaan saman asian äärellä. Kun sähköpostia kuitenkin niin paljon käytetään, kannattaa miettiä, millaisia viestejä lähettää.

Tässä viisi vinkkiä sähköpostin lähettämiseen

1. Selkeä ja lyhyt otsikko. Kirjoita selkeä ja lyhyt otsikko siitä, mitä viestisi koskee. Laita otsikkoon mukaan mielellään tieto siitä, onko kyseessä esimerkiksi ”kutsu”, ”tiedoksi”, ”kysymys” tms. sekä ajankohta tapahtumalle tai dead line (DL) eli takaraja sille, mihin mennessä odotat viestiisi vastausta.

2. Pidä viesti lyhyenä. Hyvä tavoite on pyrkiä pitämään viestit viiden lauseen mittaisina. http://five.sentenc.es/ Erottele mahdolliset kysymykset, joihin odotat vastausta omiksi kappaleiksi. Vältä pitkää tekstimössöä ja suosi lyhyitä lauseita. Mahdollinen ääneen ajattelu, ajatuksenvirta tai pohdiskelu kannattaa hoitaa sähköpostin sijaan kasvotusten tai puhelimessa. Jos esimerkiksi tiedoksi lähetettävä viesti on pitkä, erottele asiat väliotsikoilla ja kirjoita alkuun lyhyt tiivistelmä sisällöstä.

3. Osoita viestisi jollekin selkeästi. Mainitse viestissä kenen odotat mahdollisesti tekevän jotain ja mitä odotat hänen tekevän. Muista mainita myös mihin päivämäärään ja kellonaikaan odotat mahdollista toimenpidettä tai vastausta. Laita mieluiten vain yksi asia yhteen viestiin.

4. Käyttäydy kohteliaasti ja muista hyvät tavat. Jos haluat debatoida, riidellä tai olla eri mieltä jostain periaatteellisesta kysymyksestä, kannattaa asia hoitaa kasvotusten tai puhelimessa. Älä kanavoi omaa pahoinvointiasi sähköpostin välityksellä muille. Ironia on vaikea laji varsinkin sähköpostissa. Vastaanottaja on usein erilaisessa mielentilassa tai stressaantunut lukiessaan sähköposteja. Se, mikä tuntuu sinusta hauskalta, ei välttämättä ole sitä vastaanottajan mielestä.

5. Mieti vielä kerran, onko sähköposti paras tapa hoitaa asia. Keskustelut kannattaa hoitaa yleensä  kasvotusten tai puhelimitse. Sähköposti on erinomainen väline kuitenkin päätösasioille, tiedoksi lähetettäville asioille, selkeille kysymyksille ja kutsuille sekä dokumenttien lähettämiselle. Sen sijaan kokousaikataulut tai ajankohdat kannaattaa sopia esimerkiksi Doodlessa tai puhelimitse. Turhautavinta on laittaa kymmenelle henkilölle sähköposti ja kysyä ”sopisiko kokous johonkin aikaan ensi viikolla?”.

Ja jos puhutaan hyvästä johtamisesta, on sähköposti huono väline palautteen antamiselle, tehtävien delegoinnille ja koordinoinnille sekä johtamiselle ylipäätään. Hyvä johtajuus on sitä, että pystyy olemaan läsnä.

Kirjoitussarjan edelliset osat luettavissa täältä:
– Osa 1: Tavoitteet
– Osa 2: Palautteen antaminen

4 kommenttia artikkeliin ”Hyvä johtaminen – Osa 3: Viisi vinkkiä sähköpostin käyttöön”

  1. Yksi hyvä neuvo voisi olla, että älä top-postaa. Tämä on tosin ikuisen sodan aihe sähköposti- ja nyyssiviestinnässä, ja useita koulukuntia on. Valitettavasti top-postaaminen näyttäisi nykyään olevan melkeinpä tavallisempi käytäntö varsinkin yritysviestinnässä, vaikka perusteet sen puolesta ovatkin heppoiset.

    Viestien lukijan näkökulmasta erityisen hankalaa top-postauksessa on se, jos kirjoittaja vastaa johonkin siteeratussa viestissä olevaan kysymykseen, mutta lukijan on vaikea päätellä, mikä tämä kysymys on, eikä se vastauksestakaan ilmene. Siksi perinteinen tyyli, jossa siteerataan vain se, mihin vastataan, on rutkasti parempi.

    Ks. http://fi.wikipedia.org/wiki/Top-postaus ja http://en.wikipedia.org/wiki/Posting_style

  2. Kiitos Jukka!

    Itse suosin yleensä top-postausta, koska se on yksinkertaisempaa lyhyissä viesteissä. Silloin kun kyseessä on jokin laajempi kommentointi, vetelen väliin.

    Parhain terveisin
    -Leo

  3. Otsikkoon voi merkitä myös, jos viestin tarkoitus on saada vastaus. Jotkut työyhteisöt ovat sopineet lyhyistä merkeistä otsikoissa; esimerkiksi risuaita otsikon alussa voi tarkoittaa vastausta odottavaa viestiä, huutomerkki puolestaan kiireellistä viestiä.

  4. Kiitos hyvistä ajatuksista, Leo! Tätä haluan vielä kommentoida:

    ”Itse suosin yleensä top-postausta, koska se on yksinkertaisempaa lyhyissä viesteissä. Silloin kun kyseessä on jokin laajempi kommentointi, vetelen väliin.”

    Kiva että käytät pitkissä vastauksissa perinteistä hyvää tapaa. Mutta tuosta lyhyiden viestien yksinkertaisuudesta: se on sitä epäilemättä kirjoittajalle, mutta se vaiva jonka top-postaaja jättää näkemättä, on vastaanottajalla aina suurempi, sillä hän joutuu erikseen selvittelemään syy-yhteyksiä – sen sijaan että voisi suoraan lukea kommentoidun asian ja kommentin siihen, luonnollisessa lukujärjestyksessä.

    Totta kai vaiva on vähäisempi lyhyissä viesteissä, mutta silti. Helpotus se on pienikin helpotus, vai mitä?

Kommentointi on suljettu.

Paljonko tekoälyhaku aiheuttaa päästöjä? Googlen mukaan yksi tekstipohjainen tekoälyhaku aiheuttaa noin 0,03 gCO2e päästöt ja vastaavasti yksi ChatGPT-haku aiheuttaa noin 0,04 gCO2e päästöt. Kuvan tuottaminen saattaa kuluttaa jopa 100 kertaa ja viiden sekunnin HD videoklippi lähes 60 000 kertaa enemmän energiaa kuin tekstihaku.

Googlen laskelmasta näyttää kuitenkin puuttuvan mm verkko-operaattorin päästöt, käyttäjän koneen energiankulutus ja erityisen merkittävänä tekijänä tekoälyn koulutukseen käytetty energia. 

Lisäksi on hyvä muistaa, että Googlen ja monien muiden teknologiayhtiöiden alustoilla edelleen jaetaan ilmastonmuutoksen kieltämiseen tai vähättelyyn liittyvää sisältöä ja tarjotaan alustaa fossiiliyhtiöiden mainonnalle. 

Täällä tarkemmin: 
https://leostranius.fi
Miksi urheilen niin paljon? Tätä kysymystä olen viime vuosina kysynyt usein itseltäni, kun olen huomannut liikuntamäärieni nousseen yli 15 tuntiin viikossa. Eikö vähempikin riittäisi? Kansalliset liikuntasuositukset kun täyttyisivät jo 2,5 tunnin viikoittaisella liikunnalla. 

Suurin syy suurille treenimäärille on liikunnan tuottama välitön vaikutus hyvinvointiin ja onnellisuuteen sekä siihen, että hyvässä kunnossa jaksaa paremmin tehdä itselle merkityksellisiä asioita. On palkitsevaa kehittää hyviä rutiineja ja tapoja juuri liikunnan kaltaiseen harrastukseen monen muun tekemisen sijaan. Vaikka omia sairastumisia ei tietenkään voi valita tai hallita niin hyvässä kunnossa sairastumisen tai onnettumuuksien riski on tilastollisesti pienempi. Lisäksi olen huomannut, että itselläni on motivoivaa nähdä miten päivittäiset liikuntasuoritukset kasautuvat suureksi kokonaisuudeksi kuukausien, vuosien ja jopa vuosikymmenten myötä. 

Itseäni liikunnassa motivoi välittömän hyvänolon lisäksi erityisesti kertynyt ja kasautuva hyöty. Kun pitää kirjaa päivittäisistä harjoituksista ja liikuntamääristä, huomaa, että esimerkiksi vuosien ja vuosikymmenten myötä niistä kertyy aikamoinen kokonaisuus. Varsinkin loppuvuosi tuntuu itselläni olevan aina vähän ”sadonkorjuujuhlaa” kun erilaiset määrät ja tavoitteet tulevat täyteen. 

Esimerkiksi tätä kirjoittaessa olin juuri käynyt juoksemassa vuoden 10. puolimaratonin. Olen nyt juossut vuoden 2020-jälkeen joka vuosi vähintään tuon 10 puolikasta ja yhteensä 83 puolimaratonia. Vuodesta 2010 lähtien niitä on kertynyt yhteensä 130. Tai tällä hetkellä olen pyöräillyt tänä vuonna yhteensä noin 5700 kilometriä ja vuodesta 2020 lähtien yhteensä 40 161 km eli juuri sopivasti maapallon ympärysmittaa vastaavan matkan. Tieto näistä kasautuvista tunneista, kilometreistä ja juoksukerroista tekee minut onnelliseksi. Se tuottaa hyvää oloa, aikaa ja terveyttä nyt ja tulevaisuudessa. 

Kirjoittelin tästä aiheesta vähän enemmän www.leostranius.fi
Laskin triathlon-harrastuksen päästöt. Itselläni ne ovat noin 716 kgCO2e vuodessa. Tyypillisen täysmatkan triathlonia harrastavan päästöt saattavat olla lähes kymmenkertaiset eli oman arvioni mukaan 6647 kgCO2e vuodessa. 

Mihin tämä suhteutuu? Keskimääräisen suomalaisen koko vuoden aikana aiheuttamat kaikki CO2-päästöt ovat noin 10 tonnia ja omani ovat noin pari tonnia. Kestävä taso, johon kaikkien pitäisi päästä vuoteen 2030 mennessä on noin 2,5 tonnia ja vuoteen 2050 mennessä 0,7 tonnia. 

Suurin osa päästöistä triathlonissa aiheutuu mahdollisiin harjoitusleireihin ja kilpailuihin osallistumisesta sekä harjoittelusta ja siihen vaadittavasta lisäenergiasta (ruuasta). Lisäksi päästöjä tulee tietysti myös harjoituksiin kulkemisesta, harjoittelupaikoista ja varustehankinnoista. Varmasti jotain muitankin osa-alueita on ja kaikkea tuskin tulee tällä pikaselvityksellä huomioiduksi. Jostain on kuitenkin hyvä aloittaa. Olen enemmän kuin kiitollinen kaikista korjauksista ja tarkennuksista näihin laskelmiin. 

Täällä tarkempi laskelma ja suositukset päästöjen vähentämiseksi: https://leostranius.fi

#triathlon @helsinkitriathlon
Muistoja 10-vuoden takaa. Oli silloin aika yllättävää ja hämmentävää löytää itsensä taidenäyttelystä. 

Teos: @samilukkarinen
Third Rock täytti tänään 5-vuotta! 

Reilu viisi vuotta sitten keskellä koronapandemiaa aloimme pohtia silloisen T-Media Relations Oy nimen ja brändin uusimista. Lopulta Sari Kuvaja, @harrileinikka @riding_n_butterflywings ja @anurasanen (ja oli mukana varmasti moni muukin) kanssa saatiin valmista ja 18.8.2020 oli kaupparekisteri-ilmoitukset hoidettu, verkkosivu pystyssä sekä tiedote lähdössä asiakkaille. 

Third Rock Finland oli saanut alkunsa. 

Mitä me ollaan sitten viiden vuoden aikana tehty? Katsoin nopeasti, että ollaan toteutettu karkeasti: 

-noin 700 projektia
-palveltu noin 300 asiakasta
-tehty noin neljä miljoonaa euroa liikevaihtoa
-tehty hommia noin 50 henkilötyövuotta

Ja toivottavasti myös onnistuttu vähentämään päästöjä ja luonnonvarojen kulutusta sekä vahvistamaan kiertotaloutta, ihmisoikeuksia ja fiksua liiketoimintaa. 

Monenlaisia maailman muutoksia ja tilanteita on viiden vuoden aikana ehtinyt tapahtua ja monessa liemessä ollaan oltu, kun ollaan kasvettu kolmen henkilön yrityksestä nyt 17 henkilön organisaatioksi.

Tavoitteena on edelleen vauhdittaa organisaatioita haittoja vähentävästä niin kutsutusta ”vastuullisesta liiketoiminnasta” kohti planetaarista liiketoimintaa eli kohti sitä, että organisaatiot edistävät kestävyysmuutosta eivätkä vain minimoi omia haittoja tai pahimmillaan jarruta muutosta. Tässä riittää vielä tehtävää näin ilmastokriisin ja luontokadon aikakaudella. 

Hyvää syntymäpäivää Third Rock! On tämä kyllä ollut ihmeellinen ja elämää muuttava matka kaikkien teidän kanssa, jotka olette tavalla tai toisella olleet vuosien varrella mukana.

Ja mitä kaikkea onkaan vielä luvassa!

#thirdrock #vastuullisuus #planetaarinenliiketoimibta
Kirjasuositus: Ossi Nyman: Alkuhuuto

Jostain selittämättömästä syystä olen tykännyt Nymanin romaanien karuttomasta kuvailusta paljon. Alkuhuuto on näistä romaaneista kuitenkin ehjin ja paras. Suorastaan huikea. 

Toivo on 46-vuotiaana bussinkuljettajana valmis eläkkeelle. Marjut istuu lähikaupan kassalla ja hakee iloa elämään salasuhteista. Faith on suomeen kotoutunut maahanmuuttokriittinen maahanmuuttaja. 

Kolme elämää, jotka kiinnittyvät vahvasti toisiinsa. 

Upea kuvaus suomalaisesta mielenmaisemasta ja keskiluokkaisuuden reunalla elämisen arjesta. Tavallisuuden kaipuusta.

Häiritsevää on vain ajan hengen mukainen ajallinen epäsymmetrisyys ja absurdi loppuratkaisu. Ja ehkä juuri tämä häiritsevyys tekee kirjasta lopulta täydellisen. 

#kirjat #kirjagram #ossinyman #alkuhuuto @ossijanyman @teoskustantamo
#kilpisjärvi #tromso #narvik #luleå #haaparanta #tornio #lofoten #norway #sweden #finland
Ranskan ympäriajon videopätkiä katsellessa huomasin, että ammattipyöräilijä Tadej Pogacarilla oli pyörässä aina Hulk-tarra antamassa tsemppiä polkemiseen. 

Sain itsekin omaan pyörään nyt lapselta Leo-leijona-tarran. Saa nähdä nousevatko keskinopeudet.
Voiko Lofooteille matkustaa Helsingistä maatapitkin ilman autoa? Tietysti voi. Tehtiin 13-vuotiaan lapsen kanssa kahdestaan autovapaa maatapitkin matka. 

Pohjoisen kaarros Jäämerelle ja Lofooteille kulki seuraavasti: Helsinki-Rovaniemi-Kilpisjärvi-Tromsa-Narvik-Svolvaer-Narvik-Luleå-Haaparanta/Tornio-Kemi-Helsinki. 

Reissun päästöt olivat yhteensä noin 213 kgCO2e, joka vastaa noin 1568 km autolla ajoa. Lentämällä paikan päälle olisi jäänyt moni hieno paikka näkemättä ja kokematta ja päästöt olisivat olleet yli tuplasti enemmän eli noin 565 kgCO2e. 

Lue matkapäiväkirja, reitti ja arviot päästöistä sekä lopuksi yhteenveto ja pohdinnat mahdollisista muista vaihtoehdoista osoitteesta www.leostranius.fi

Pahoittelut verkkosivujen pitkästä tekstistä, mutta ehkä tästä voi olla iloa ja hyötyä jollekin, joka suunnittelee vastaavaa matkaa. 

#norja #lofootit #lappi
Saana 

#saana #saanatunturi #kilpisjärvi
Kilpisjärvi ja Saanan huippu. Seuraavaksi kohti Norjaa.