Hyvä johtaminen – Osa 3: Viisi vinkkiä sähköpostin käyttöön

Photo by Biscarotte

Kirjoittelin taannoin kahdeksan vinkkiä siitä, miten omaa sähköpostin käyttöä voi tehostaa.

Asiat laadullistuvat kun ollaan läsnä samaan aikaan saman asian äärellä. Kun sähköpostia kuitenkin niin paljon käytetään, kannattaa miettiä, millaisia viestejä lähettää.

Tässä viisi vinkkiä sähköpostin lähettämiseen

1. Selkeä ja lyhyt otsikko. Kirjoita selkeä ja lyhyt otsikko siitä, mitä viestisi koskee. Laita otsikkoon mukaan mielellään tieto siitä, onko kyseessä esimerkiksi ”kutsu”, ”tiedoksi”, ”kysymys” tms. sekä ajankohta tapahtumalle tai dead line (DL) eli takaraja sille, mihin mennessä odotat viestiisi vastausta.

2. Pidä viesti lyhyenä. Hyvä tavoite on pyrkiä pitämään viestit viiden lauseen mittaisina. http://five.sentenc.es/ Erottele mahdolliset kysymykset, joihin odotat vastausta omiksi kappaleiksi. Vältä pitkää tekstimössöä ja suosi lyhyitä lauseita. Mahdollinen ääneen ajattelu, ajatuksenvirta tai pohdiskelu kannattaa hoitaa sähköpostin sijaan kasvotusten tai puhelimessa. Jos esimerkiksi tiedoksi lähetettävä viesti on pitkä, erottele asiat väliotsikoilla ja kirjoita alkuun lyhyt tiivistelmä sisällöstä.

3. Osoita viestisi jollekin selkeästi. Mainitse viestissä kenen odotat mahdollisesti tekevän jotain ja mitä odotat hänen tekevän. Muista mainita myös mihin päivämäärään ja kellonaikaan odotat mahdollista toimenpidettä tai vastausta. Laita mieluiten vain yksi asia yhteen viestiin.

4. Käyttäydy kohteliaasti ja muista hyvät tavat. Jos haluat debatoida, riidellä tai olla eri mieltä jostain periaatteellisesta kysymyksestä, kannattaa asia hoitaa kasvotusten tai puhelimessa. Älä kanavoi omaa pahoinvointiasi sähköpostin välityksellä muille. Ironia on vaikea laji varsinkin sähköpostissa. Vastaanottaja on usein erilaisessa mielentilassa tai stressaantunut lukiessaan sähköposteja. Se, mikä tuntuu sinusta hauskalta, ei välttämättä ole sitä vastaanottajan mielestä.

5. Mieti vielä kerran, onko sähköposti paras tapa hoitaa asia. Keskustelut kannattaa hoitaa yleensä  kasvotusten tai puhelimitse. Sähköposti on erinomainen väline kuitenkin päätösasioille, tiedoksi lähetettäville asioille, selkeille kysymyksille ja kutsuille sekä dokumenttien lähettämiselle. Sen sijaan kokousaikataulut tai ajankohdat kannaattaa sopia esimerkiksi Doodlessa tai puhelimitse. Turhautavinta on laittaa kymmenelle henkilölle sähköposti ja kysyä ”sopisiko kokous johonkin aikaan ensi viikolla?”.

Ja jos puhutaan hyvästä johtamisesta, on sähköposti huono väline palautteen antamiselle, tehtävien delegoinnille ja koordinoinnille sekä johtamiselle ylipäätään. Hyvä johtajuus on sitä, että pystyy olemaan läsnä.

Kirjoitussarjan edelliset osat luettavissa täältä:
– Osa 1: Tavoitteet
– Osa 2: Palautteen antaminen

4 kommenttia artikkeliin ”Hyvä johtaminen – Osa 3: Viisi vinkkiä sähköpostin käyttöön”

  1. Yksi hyvä neuvo voisi olla, että älä top-postaa. Tämä on tosin ikuisen sodan aihe sähköposti- ja nyyssiviestinnässä, ja useita koulukuntia on. Valitettavasti top-postaaminen näyttäisi nykyään olevan melkeinpä tavallisempi käytäntö varsinkin yritysviestinnässä, vaikka perusteet sen puolesta ovatkin heppoiset.

    Viestien lukijan näkökulmasta erityisen hankalaa top-postauksessa on se, jos kirjoittaja vastaa johonkin siteeratussa viestissä olevaan kysymykseen, mutta lukijan on vaikea päätellä, mikä tämä kysymys on, eikä se vastauksestakaan ilmene. Siksi perinteinen tyyli, jossa siteerataan vain se, mihin vastataan, on rutkasti parempi.

    Ks. http://fi.wikipedia.org/wiki/Top-postaus ja http://en.wikipedia.org/wiki/Posting_style

  2. Kiitos Jukka!

    Itse suosin yleensä top-postausta, koska se on yksinkertaisempaa lyhyissä viesteissä. Silloin kun kyseessä on jokin laajempi kommentointi, vetelen väliin.

    Parhain terveisin
    -Leo

  3. Otsikkoon voi merkitä myös, jos viestin tarkoitus on saada vastaus. Jotkut työyhteisöt ovat sopineet lyhyistä merkeistä otsikoissa; esimerkiksi risuaita otsikon alussa voi tarkoittaa vastausta odottavaa viestiä, huutomerkki puolestaan kiireellistä viestiä.

  4. Kiitos hyvistä ajatuksista, Leo! Tätä haluan vielä kommentoida:

    ”Itse suosin yleensä top-postausta, koska se on yksinkertaisempaa lyhyissä viesteissä. Silloin kun kyseessä on jokin laajempi kommentointi, vetelen väliin.”

    Kiva että käytät pitkissä vastauksissa perinteistä hyvää tapaa. Mutta tuosta lyhyiden viestien yksinkertaisuudesta: se on sitä epäilemättä kirjoittajalle, mutta se vaiva jonka top-postaaja jättää näkemättä, on vastaanottajalla aina suurempi, sillä hän joutuu erikseen selvittelemään syy-yhteyksiä – sen sijaan että voisi suoraan lukea kommentoidun asian ja kommentin siihen, luonnollisessa lukujärjestyksessä.

    Totta kai vaiva on vähäisempi lyhyissä viesteissä, mutta silti. Helpotus se on pienikin helpotus, vai mitä?

Kommentointi on suljettu.

Ranskan ympäriajon videopätkiä katsellessa huomasin, että ammattipyöräilijä Tadej Pogacarilla oli pyörässä aina Hulk-tarra antamassa tsemppiä polkemiseen. 

Sain itsekin omaan pyörään nyt lapselta Leo-leijona-tarran. Saa nähdä nousevatko keskinopeudet.
Voiko Lofooteille matkustaa Helsingistä maatapitkin ilman autoa? Tietysti voi. Tehtiin 13-vuotiaan lapsen kanssa kahdestaan autovapaa maatapitkin matka. 

Pohjoisen kaarros Jäämerelle ja Lofooteille kulki seuraavasti: Helsinki-Rovaniemi-Kilpisjärvi-Tromsa-Narvik-Svolvaer-Narvik-Luleå-Haaparanta/Tornio-Kemi-Helsinki. 

Reissun päästöt olivat yhteensä noin 213 kgCO2e, joka vastaa noin 1568 km autolla ajoa. Lentämällä paikan päälle olisi jäänyt moni hieno paikka näkemättä ja kokematta ja päästöt olisivat olleet yli tuplasti enemmän eli noin 565 kgCO2e. 

Lue matkapäiväkirja, reitti ja arviot päästöistä sekä lopuksi yhteenveto ja pohdinnat mahdollisista muista vaihtoehdoista osoitteesta www.leostranius.fi

Pahoittelut verkkosivujen pitkästä tekstistä, mutta ehkä tästä voi olla iloa ja hyötyä jollekin, joka suunnittelee vastaavaa matkaa. 

#norja #lofootit #lappi
Saana 

#saana #saanatunturi #kilpisjärvi
Kilpisjärvi ja Saanan huippu. Seuraavaksi kohti Norjaa.
Nyt en ole ”vain” triathlonisti vaan lisäksi myös kulttuuritriathlonisti! Olenhan suorittanut todestettavasti Lieksan kulttuuritriathlonin yhdessä lasten kanssa. 

Ensimmäisenä lajina oli kirjasto, toisena kulttuurikeskus ja lopuksi vielä Pielisen museo. 

Hieno konsepti Lieksan kaupungilta!

Hommaan kuului mulla bonuksena myös 100 km pyöräily Joensuusta Lieksaan ja uiminen Lieksanjoessa. Kulttuurikohteiden vaihdot mentiin juoksujalkaa, että ehdittiin vielä junalle ja illaksi takaisin Joensuuhun. 

#lieksa #kulttuuritriathlon #triathlon
Turun linja-autoasemalla polkupyörätarvikkeiden automaatti! Milloin näitä tulisi Helsinkiin? Tai muualle?
Eilen 12 tuntia meditointia, tänään melkein 12 tuntia pyöräilyä: Helsinki - Karkkila - Forssa - Loimaa - Turku - Uusikaupunki.
Tämä oli hieno! Kiitos @terike.haapoja
Tein torstaina omatoimisen tritathlonin täydenmatkan. Miten paljon tämä kuluttaa energiaa ja mitä söin suorituksen aikana?

Katsoin, että koko päivän aikainen energiankulutukseni oli Ouran mukaan 11 834 kcal, joista ”aktiivisia” kaloreita oli 9654 kcal. Normaali minun ikäiseni ja kokoiseni henkilön lepokulutus on vuorokaudessa noin 2000 kcal. 

Eli 3,8 km uinti, 180 km pyöräily ja maratonin juokseminen on sen verran pitkäkestoinen ja energiaa kuluttava suoritus, että siinä pitää pystyä ohessa jo vähän syömään ja juomaan jotain. 

Mitä sitten söin/tankkasin suorituksen aikana?

Tässä lista ja arvio kaloreista:
-banaani, 100 kcal
-nuudeleita soijarouheella, 400 kcal
-4 x vauhtikarkki, 168 kcal
-6 x ruispalaleipää, 438 kcal
-6 x margariini leivän päälle, 210 kcal
-6 x leikkele leivän päälle, 220 kcal
-pastaa soijarouheella, 600 kcal
-8 dl smoothieta, 720 kcal
-4 dl appelsiinimehua, 180 kcal
-4 x Mariannekarkki, 80 kcal
-suklaajäätelötötterö, 200 kcal
-urheilujuomaa 2,25 l, 600 kcal
-nesteyttävä elektrolyyttijuoma 3 l, 21 kcal
-vesi 2 dl, 0 kcal

Yhteensä 3937 kcal

Näiden lisäksi söin aamupalaksi ennen uintiin lähtöä omenan ja puuroa, 500 kcal. 

Kulutus suorituksen aikana Garmin 965 urheilukellon mukaan: 
-uinti 903 kcal
-pyöräily 3725 kcal
-juoksu 2750 kcal
Yhteensä: 7378 kcal

Näin ollen energiavajetta tuon vuorokauden aikana tuli yhteensä noin 3000 kcal - 7000 kcal. Seuraavina päivinä kannattaa siis syödä hyvin!

Ja oheisessa kuvassa on kaupasta ostamiani tai kaapeista varaamiani eväitä noin 10 000 kcal edestä, joita ajattelin suorituksen aikana syödä. Lopulta menin kuitenkin fiiliksen mukaan eli söin sitä mitä mieli teki.
Se oli kaukainen haave. Täysmatkan triathlonin (3,8 km uinti, 180 km pyöräily ja 42,2 km juoksu) eli ironman suorittaminen tuntui täysin tavoittamattomalta. 

Olin kyllä käynyt toisinaan uimassa muutaman kilometrin, pyöräillyt pitkiä matkoja ja juossut maratoneja sekä tehnyt yhden puolimatkan, mutta ironman eli kaikki nuo peräkkäin tuntui utooppiselta ja täysin saavuttamattomalta. 

Sitten löysin syksyllä 2022 Helsinki Triathlon seuran ja hurahdin harjoitteluun. Huomasin, että nautin harjoittelusta suunnattomasti, mutta kilpailu tai tapahtumat eivät voisi vähempää kiinnostaa. Viime kesänä vastoin omia odotuksia tein ensimmäisen töysmatkani (omatoimisesti) juuri alle 50-vuotiaana. 

Tavoitteiden saavuttaminen luo helposti uusia tavoitteita. Odotushorisontti uhkaa karata kauemmaksi. 

Päässäni syntyi ajatus, että olisi kiva olla tehtynä ironman alle viiskymppisejä ja sen lisäksi myös yli viisikymppisenä. Viimeisen vuoden ajan olen harjoitellut vähän kevyemmin, mutta riittävästi ja peruskunto on aika hyvä vuosien harjoittelun myötä. Eilen kesäloman ensimmäisenä päivänä olin taas viime vuoden tapaan uimassa, pyöräillemässä ja juoksemassa. 

Ja se oli siinä! Toinen Käpylä-ironman tehtynä, nyt yli viisikymppisenä. Vaikka harjoittelu itsessään on parasta niin kyllähän tästäkin tulee hyvä olo! Tästä on hyvä aloittaa loma. Hyvää kesää kaikille! 

Mutta mitä seuraavaksi?

Iso kiitos valmentaja @kirsipaivaniemi ja @helsinkitriathlon kun mahdollistatte unelmien tekemisen todeksi ja kiitos kaikille kanssatreenaajille sekä kovasti tsemppiä tuleviin harjoituksiin ja koitoksiin. Nähdää taas treeneissä!

#triathlon #helsinkitriathlon #käpylä
Aika paljon puhutaan lentomatkustamisen päästöistä ja hyvä niin. Entäs laivamatkustamisen päästöt? 

Riippuen laivatyypistä ja matkustustavasta Helsingistä Tallinnaan syntyy noin 6 kgCO2 päästöt (81 km, 74 gCO2/km/henkilö) ja Helsinki Tukholma välillä melkein kolminkertaisesti enemmän eli noin 21,6 kgCO2 päästöt (400 km, 54 gCO2/km/henkilö). Kahdensuuntainen matka tietysti tuplaa nuo päästöt. 

Vertailun vuoksi liikennekäytössä oleva auton keskimääräiset päästöt Suomessa ovat 136 gCO2e/km. Eli edestakainen Helsinki-Tallinna väli laivalla vastaa noin 88 km autoilua ja edestakainen Helsinki-Tukholma väli vastaa noin 318 km autoilua. 

Jos haluaa matkustaa esimerkiksi Helsingistä Tukholmaan tai Eurooppaan, kannattaa ilmastonäkökulmasta matkustaa junalla Kemin ja Haaparannan kautta. Käytännössä tuon noin 2000 km junamatkan päästöt ovat noin seitsemäsosa laivamatkan päästöistä eli noin 1,5 g/km/henkilö eli yhteensä noin 3 kgCO2. Linja-auton päästökerroin matkustajakilometriä kohti on kymmenkertainen junaan verrattuna eli noin 15 g/km/henkilö. Autolla tätä väliä ei laivaan verrattuna kannata ajaa, koska auton päästöt olisivat edestakaisin Helsingistä Tukholmaan pohjoisen kautta matkustettaessa peräti 544 kgCO2e. 

Myöskään pyörällä tuota matkaa ei kannata tehdä. ChatGPT:n arvion mukaan pyöräilyn aiheuttama lisäenergiankulutuksen tarve vegaaniruokavaliolla on 5-15 gCO2e/km eli lisäpäästöjä tulee Helsingistä Tukholmaan pyöräillessä yhteensä 10-30 kgCO2e. Varsinkin sekaruokavaliota noudattavan kannattaa matkustaa pyörän sijaan junalla, koska sekaruokavalion päästöt pyöräillessä voivat olla jopa 50 g/km CO2e. 

Fiksuinta on tietysti hakea elämyksiä ja vaihtelua arkeen tai lomaan niin läheltä, että ei tarvitsisi matkustaa juuri lainkaan. Lähimetsään pääsee kävellen ja naapurikuntaan polkupyörällä. 

#maatapitkin