Viisi vinkkiä kehityskeskusteluun ja mahdollinen keskustelurunko

Tammikuu on kehityskeskusteluiden kulta-aikaa.

Useilla työpaikoilla pidetään kerran vuodessa kehityskeskustelu juuri alkuvuodesta. Monilla on käytössä myös kahden kehityskeskustelun malli, jossa toinen sessio käydään esimerkiksi juuri ennen kesälomia tai heti niiden jälkeen.

Miksi kehityskeskusteluita kannattaa pitää? Kehityskeskustelu on mahdollisuus sekä saada että antaa palautetta, arvioida omaa toimintaa, omia ja työyhteisön/työnantajan kehittymistarpeita sekä sopia tavoitteista ja toimenpiteistä.

Miten sitten järjestää sellainen kehityskeskustelu, että siitä olisi oikeasti iloa ja hyötyä eri osapuolille?

Ohessa on viisi vinkkiä kehityskeskusteluun ja alla tänä vuonna käyttämäni keskustelurunko.

1. Valmistele ja valmistaudu etukäteen. Kehityskeskustelua varten on hyvä olla jonkinlainen keskustelurunko. Toiset tykkäävät yksityiskohtaisista lomakkeista ja kysymyspatteristoista, kun taas toiset suosivat vapamuotoisempaa keskustelurunkoa. Sovi ajankohdat hyvissä ajoin etukäteen ja lähetä jokaiselle osallistujalle keskustelurunko etukäteen. Yleisen valmistautumisen lisäksi valmistaudu myös yksilöllisesti jokaiseen keskusteluun erikseen.

2. Mieti keskustelulle sopiva paikka. Kehityskeskustelu voidaan järjestää melkein missä vain: ulkona kävellen, lounaalla, kahvilassa, neuvotteluhuoneessa tai työhuoneessa. Kannattaa olla herkkä sille, minkälaista tilaa eri työntekijät suosivat. Puitteiden ei tarvitse olla kaikille samat. Sopivaa on kuitenkin välttää lähijohtajan omaa huonetta ja hakeutua ”puolueettomalle maaperälle”, jotta asetelma olisi mahdollisimman tasa-arvoinen.

3. Varaa keskustelulle aikaa. Puolen tunnin pikakeskustelut eivät ehkä palvele tarkoitusta. Itse olen joskus käyttänyt kokonaisen työpäivänkin yhteen keskusteluun. Nykyään pyrin varaamaan aikaa vähintään pari tuntia keskustelu kohti ja pyrin välttämään sitä, että samana päivänä olisi useampi kuin yksi kehityskeskustelu.

4. Pidä myönteinen ilmapiiri. Kehityskeskustelua voi pitää onnistuneena, jos tunnelma on hyvä ja eteenpäin katsova. Johtamisen näkökulmasta kun on tärkeää, että kuulumisia vaihdetaan ja keskusteluja omien työntekijöidensä kanssa käydään säännöllisesti. Mahdollinen kriittinen palaute kannattaa antaa heti konkreettisista asioista eikä hautoa sitä seuraavaan kehityskeskusteluun.

5. Kirjaa asiat ylös ja palaa niihin. Vaikka pitäisit kehityskeskustelun kävelyllä tai kahvilassa, kirjaa tärkeimmät asiat muistiin ja palaa niihin myöhemmin, viimeistään seuraavassa kehityskeskustelussa. Sovi mitä tehdään ja tee mitä sovitaan. On tärkeää, että keskusteluissa nostettuihin asioihin palataan mahdollisimman pian.

Millainen olisi sitten hyvä keskustelurunko?

Keskustelurunkoja on varmasti lähes yhtä paljon kuin kehityskeskusteluiden pitäjiäkin. Wikipediakin tarjoaa yhden tyypillisen keskustelurungon.

Itse olen valmistellut kehityskeskustelurungon joka vuosi sen hetkisen tilanteen ja tavoitteiden mukaan. Alla on valmistelemani kehityskeskustelu runko vuodelle 2014. Joitain ideoita nappasin tähän Saku Tuomisen ja Pekka Pohjakallion erinomaisesta Työkirjasta.

* * *

Kehityskeskustelurunko 2014 / Leo Stranius

1. Vuoden 2013 tärkeimmät asiat, onnistumiset (ja epäonnistumiset), oppimiset (ja kehittämistä vaativat asiat)

2. Vuoden 2014 tavoitteet
– määrittele 1-3 tavoitetta itsellesi
– kerro miten aiot seurata tavoitteiden toteutumista
– millaista apua ja kannustusta (tai kannusteita) toivoisit tavoitteiden edistämiseksi

3. Työtapa-check
– miten mieluiten kommunikoit?
– milloin olet parhaiten tavoitettavissa?
– mistä tietää, että sinua ei saa häiritä?
– onko tässä kuussa jotain, joka vaatii erikoishuomiota?
– mikä on yleinen fiilis ja miten muut voivat vaikuttaa siihen?
– miten parhaita työtapoja voisi ottaa laajemmin käyttöön työyhteisössä?

4. Tulevaisuus: Mitä teet kolmen vuoden päästä? Täydennä seuraavat lauseet:
– Työni olisi paljon antoisampaa, jos…
– Saisin paljon enemmän aikaan, jos…
– Olisin paljon energisempi, jos…
– Minulle olisi tärkeää, että…

5. Toimenkuvan mahdollinen päivittäminen

* * *

Kaikki mahdollinen palaute ja vinkit sekä kokemuksia kehityskeskusteluista ja hyvistä keskustelurungoista otetaan enemmän kuin ilolla vastaan!