Vinkkejä toimivaan tehtävälistaan

Minulta pyydettiin blogikirjoitusta tehtävälistastani ja sen käytöstä. Täältä tulee.

Ylipäätään kaikki tehtävät, jotka täytyy syystä tai toisesta tehdä, kannattaa kirjoittaa ylös aikataulun kera.

Näin tärkeitä tehtäviä ei tarvitse muistaa ulkoa ja mieli vapautuu ottamaan vastaan uusia asioita.

Ennen tehtävälistan tekoa kannattaa palauttaa mieleen omat pidemmän aikavälin tavoitteet ja varmistaa, että päivittäiset tehtävät palvelevat näiden tavoitteiden saavuttamista. Itse suunnittelen asioita yleensä seuraavalla vuodelle, keväälle ja syksylle sekä seuraavalle viikolle ja päivälle

Kaikki pyynnöt kannattaa kierrättää tehtävälistan kautta. Kun joku pyytää minulta jotain, jonka tekeminen vie pidempään kuin muutaman minuutin, laitan asian tehtävälistalle. Myöhemmin priorisoin ja aikataulutan kyseisen tehtävän työtilanteeni mukaan.

Itse suunnittelen yleensä seuraavan viikon tärkeimmät tehtävät edellisenä perjantaina tai viikonloppuna. Lisäksi teen jokaiselle päivälle aikataulun edellisenä iltana. Sitä varten käyn läpi viikkolistan ja tehtävälistan sekä nostan sieltä tarvittavia asioita päivälistalle.

Outlookissa ylläpitämäni tehtävälistani on luokiteltu eri kategorioihin ja listattu aikataulun (DL) mukaan.

Kategorioita ovat esimerkiksi:
– Kirjoitukset (lupaamani tekstit tai lausunnot eri tahoille)
– Luonto-Liitto (pääsihteerin töihin liittyvät tehtävät)
– Omat (henkilökohtaiseen elämääni liittyvät tehtävät)
– Puhetilaisuudet (tilaisuudet, joihin olen menossa puhumaan)
– Waiting (tehtävät, joita odotan muiden tekevän minulle)

Alla esimerkiksi lista kategoriasta Luonto-Liitto:

Erityisen hyödylliseksi tehtävälistalla olen kokenut ”Waiting” -kategorian. Kun olen delegoinut tehtävän jollekin toiselle tai sopinut, että joku tekee minulle jotain, laitan tehtävän ”Waiting” -kategoriaan. Näin muistan tarvittaessa kysellä minulle tärkeiden asioiden perään. Vuosien varrella olen huomannut, että yleensä minulla on kerralla jonossa (eri kategorioissa) yhteensä noin 30-50 tehtävää (juuri tällä hetkellä listalla on 41 tehtävää).

Ilman aikatauluja, kalenteria ja tehtävälistaa on vaikea hallita omaa ajankäyttöä. Ilman näitä työkaluja on helposti ympäristön, oman vireystilan ja mielialojen tai sattuman varassa. Tärkeimmät asiat jäävät tekemättä ja aika kuluu niiden asioiden parissa, jotka sattuvat eteen tulemaan.

Tärkeimmät tehtävät kannattaa priorisoida ensimmäiseksi ja tehdä ne esimerkiksi viikon aluksi tai heti aamulla. Näin tulee varmistettua, että ainakin tärkeimmät asiat tulevat aina tehdyksi. Ja kun heti aamulla tekee päivän tärkeimmät (ja hankalimmat) jutut alta pois, on loppupäivä usein ruusuilla tanssimista.

Lisäksi kannattaa muistaa, että työpäivästä voi käytännössä varata ehkä noin puolet suunniteltujen tehtävien hoitamiseen. Toinen puoli kannattaa jättää yllättäviin ja kiireellisiin töihin.

Miten itse hoidat työtehtäväsi ja niiden aikatauluttamisen?

Kannattaa myös lukea nämä:
– Miksi työpöytä kannattaa pitää siistinä?
– Kahdeksan vinkkiä: Näin tehostat sähköpostin käyttöä
– Hyvän kokouskäytännön aakkoset
– Hyvä johtaminen -kirjoitussarja
– Askelia tyytyväiseen elämään -kirjoitussarja