Joulun alla monet meistä tekevät töissä ja kotona joulusiivousta. Parempi olisi pitää paikat kunnossa kuitenkin läpi vuoden.
Aika usein ihmisten työpöydillä näkee paperipinoja, käsittelemättömiä posteja, lukemattomia lehtiä ja hyväksymistä odottavia laskuja. Puhumattamaan tyhjistä kahvikupeista, erilaisista pikkutavaroista, kynistä ja sen sellaisista. Lisäksi on tietokoneen työpöytä, joka on täynnä kuvakkeita sekä sähköposti, jonka inboxissa pursuilee tuhansia viestejä.
Ohessa muutama näkemys siitä, miksi työpöytä, laatikot ja kaapit sekä tietokone ja sähköposti kannattaa pitää järjestyksessä.
Kolme syytä pitää työpöytä, tietokone ja sähköposti järjestyksessä:
1. Stressiä vähemmän. Epäjärjestys ja tekemättömien töiden jatkuva näkeminen aiheuttaa stressiä. Hallinnan tunne omista töistä ja tekemisistä paranee, kun asiat ovat omilla paikoillaan ja järjestyksessä.
2. Työt sujuvat tehokkaammin. Sekaisin olevasta työpisteestä, sähköpostista tai tietokoneelta on vaikea löytää kulloinkin tarvittavia tärkeitä papereita tai asioita. Järjestyksessä oleva työympäristö auttaa keskittymään kulloinkin käsiteltävään asiaan.
3. Viesti muille. Asiat ovat aika usein sitä, miltä ne näyttävät. Sekaisin oleva työpiste tai tuhansia viestejä pursuileva inbox viestii muille, että työt eivät ole hallinnassa.
Pöydällä kannattaa pitää vain ne paperit, joita on parhaillaan käsittelemässä. Tämän jälkeen paperit kannattaa joko arkistoida tai laittaa kierrätykseen.
Sama koskee tietokonetta ja sähköpostia. Tietokoneen työpöytä (desktop), sähköpostilaatikko (inbox) ja kovalevyn hakemistorakenne kannattaa olla järjestyksessä.
Tietokoneen työpöydällä on hyvä olla vain ne kuvakkeet, joita oikeasti tarvitsee päivittäin. Sähköpostin inboxissa kannattaa säilyttää vain ne viestit, joita ei ole vielä lukenut ja/tai käsitellyt. Muut viestit kannattaa arkistoida tai tuhota.
Hyvä periaate on pitää inboxissa olevien viestien määrä sellaisena, että ne mahtuvat yhdelle näytölle.
Esimerkiksi itse varmistan jokaisen päivän päätteeksi, että työpöydälle ei jää ylimääräisiä papereita, sähköpostit ovat hallussa eikä desktopille jää ylimääräisiä kuvakkeita.
Tätä kirjoittaessa minulla on työpöydällä vain kannettava tietokone, puhelin ja päivän tehtävälista + kalenteri, sähköpostin inboxissa on 5 viestiä ja työpöydällä 4 kuvaketta. Näin stressi vähenee ja hallinnan tunne omista töistä ja tekemisistä paranee kummasti. Suosittelen lämpimästi!
Miten itse pidät huolta työpöytäsi, tietokoneesi ja sähköpostisi järjestyksestä?
Hehheh, melkoinen kontrollifriikki olet. Jos hommia on paljon käynnissä, ei kaikkea voi pitää aina järjestyksessä, vaan asiat pitää levitellä, tämä voi olla paljon vähemmän stressaavaan, kuin väkinäinen piiloon siivoaminen. Kaikkiin toimistoihin ei myöskään kutsuta esim. yhteistyökumppaneita sisään, eli tämä ei välttämättä ole imagokysymyskään. Ylipäätään täysin turha aihe 🙂
Juuri näin Janne! Silloin kun hommat ovat kesken, tarvitaan usein monia eri asioita. Mutta sitten kun homma on tehty, kannattaa mahdolliset paperit, asiat, tiedostot tai sähköpostit pistää saman tien arkistoon eikä jättää lojumaan niille sijoille. Ja jos aihe on täysin turha, niin miksi ihmeessä heräsit kommentoimaan sitä? 😉
Kommentoin turhaa aihetta koska aihe se tuntui turhalta 🙂
Mutta kukin tavallaan, tässä häiritsi opettava asenne siitä, että mikä tuntuu hyvältä sinusta, olisi hyvä kaikille.
Ai kun kiva, kun sinulla on asiat järjestyksessä. Onpa mukava nähdä noin siisti työpöytä. Mitä muuten teet työksesi? Vai teetkö ylipäätänsä mitään… ? 😉
Hyvä kirjoitus!
Aihe ei ole yhtään turha vaan tärkeä mielenterveydelle! Kannattaa edes kokeilla. Itsekin olen juuri alkanut järkeistää elämääni. Ensimmäinen vaihe oli raaka karsiminen. Esim. en oikeasti tule koskaan lukemaan niitä kaikkia sataa sähköpostia, mitä eri listoilta sain päivässä, joten erosin kerralla kaikilta listoilta, joita en välttämättä tarvitse.
Paljon on vielä tekemistä. Mistä, Leo, olet ideasi saanut? Mistä kannattaisi jatkaa, jos etsii hyviä vinkkejä?
Ovathan nuo koneet HP:n kannettavia?
http://www.greenpeace.org/international/en/campaigns/climate-change/cool-it/Guide-to-Greener-Electronics/
Koneet ovat Fujitsu Siemens -merkkisiä.