Koronapandemian aikana moni tottui etäkokouksiin. Erityisesti siihen, että päivässä ehtii osallistua todella moneen kokoukseen minimaallisella siirtymäajalla. Klikkaus Teams-kokouksesta Meet-kokoukseen ja sieltä Zoomiin ei vie kovin paljon aikaa.
Lisäksi kokouksiin on voinut osallistua paikoin vaikka pyörällä polkiessa.
Toinen koronapandemian etäkokouksille tyypillinen tilanne on ollut se, että kokoukset alkavat ja loppuvat täsmällisesti. Ruudussa näkyy myös yleensä jokaisen nimi. Tämä helppottaa nimien muistamista ja sen hahmottamista kuka milloinkin puhuu.
Tänä syksynä edessä on ollut kuitenkin paluu kasvokaisiin tapaamisiin ja työpajoihin. Tämä on ollut mukavaa, kun on saanut tavata ihmisiä. Samalla muutos on tuonut monia haasteita:
- Siirtymiin pitää varata aikaa. Koronan aikana tottui siihen, että kokouksesta toiseen ehtii hyvin, kun siirtymään varaa aikaa 2-10 minuuttia. Tuossa ajassa ehtii käydä vessassa, jaloitella tai ottaa kupin teetä. Livekokouksesta toiseen siirtyminen vie toimiston sisälläkin helposti enemmän aikaa. Puhumattakaan siitä, jos pitää operoida pitkin pääkaupunkiseutua, Suomea tai maailmaa.
- Palavereita ei usein organisaation sisällä sovita enää puhelimitse, pikaviestimillä tai spostilla vaan ne vain lätkäistään kalenteriin. Tämä tarkoittaa sitä, että jos et ole merkinnyt kalenteriisi siirtymiä, ei kollegasi voi tietää, että et voi aloittaa etäkokousta heti edellisen livekokouksen perään.
- Hankalimpia ovat tietysti hybridikokoukset. Se, että osa on linjoilla ja osa paikan päällä asettaa eri toimijat eri asemaan ja tekee keskustelusta haastavampaa. Toki hyvällä tekniikalla tämä onnistuu mainiosti ja hybridikokoukseen saadaan tehokkaammin mukaan esimerkiksi fyysisesti kauempana työskentelevät.
- Samalla kun monet ovat palanneet toimistolle, joutuvat he silti osallistumaan etäkokouksiin. Avokonttoreissa ja monitoimitiloissa on haastavaa etäkokoustaa. Varsinkin, jos sitä tekee vielä moni yhtäaikaa. Toimiston kokoustilat eivät riitä siihen, että jokainen työntekijä vetää siellä omia etäkokouksia.
- Livekokoukset ovat siitä ihania, että näkee taas ihmisiä. Valitettavasti esimerkiksi joissain luottamustehtävissä on linjattu, että kaikki kokoukset pidetään kasvotusten. Tälle on olemassa toki omat perusteensa, mutta monet näistä kokouksista voisi kuitenkin edelleen järjestää etänä. Tai antaa osallistujan valita, tuleeko paikan päälle vai ei.
- Korona-aikana olen tottunut, että joissain kokouksissa voin olla läsnä kävellen, juosten tai pyörän selästä. Tai ainakin nousta välillä seisomaan. Tämä tuo monipuolisuutta ja energiaa asiantuntijatyöhön. Livekokouksissa harvoin kehtaa jumpata tai kävellä ympäri kokoushuonetta vaikka aika usein livekokouksiakin voi sopia kävely- tai juoksukokouksiksi.
- Toisaalta etäkokouksissa saattaa helposti ajautua tekemään muita puuhia tai olemaan pahimmillaan kahdessa tai kolmessa kokouksessa samanaikaisesti. Livekokoukset tukevat tilannetta, jossa ollaan läsnä samaan aikaan saman asian äärellä.
Mitä sitten kannattaa tehdä etä- live- ja hybridikokousten maailmassa. Ohessa kolme keinoa.
- Ensinnäkin joutuu tyytymään siihen, että yhden päivän aikana ei voi ottaa niin paljon kokouksia. Tämä voi olla ihan terveellistä downsiftausta ja auttaa asioihin keskittymisessä.
- Toisekseen kalenteriin kannattaa merkitä siirtymiset tai tauot. Tämä vaatii hiukan lisää suunnitelmallisuutta, mutta päivittäiset ja aikataulutetut suunnitelmat usein lisäävät pitkässä juoksussa tehokkuutta. Tuollon kalenteri palvelee tekemistä eikä toisin päin.
- Kolmanneksi ei kannata pitää etä- tai live-kokouksia vain siksi, että se on mahdollista tai määritellä organisaatiossa jotain yhtä linjaa. Joustavuus on tässä avain. Kokouksen koollekutsujalla on valta ja vastuu määritellä, millainen oleminen palvelee tapaamisen tai kokouksen tekemistä ja tavoitteita parhaiten.
Hyvä perusohje voi olla se, että silloin kun ihmisiä nähdään ensimmäistä kertaa, on hyvä tavata myös kasvokkain. Silloin kun keskustellaan paljon, ideoidaan tulevaisuutta tai mietitään strategiaa, voi olla hyvä tavata fyysisesti. Sen sijaan säännölliset viikkokokoukset tai katselmukset tai selkeät päätöskokoukset voi hyvin pitää jatkossakin etänä. Etäkokouksia voi suosia myös silloin, jos osalle osallistujista tulee kohtuuton matka tapaamiseen esimerkiksi maantieteellisestä sijainnista johtuen.
Pahinta tietysti on, jos työnantajat tai organisaatiot määrittelevät vain yhden mahdollisen toimintatavan eli, että kaikkien pitää olla läsnä toimistolla tai kaikki kokoukset pidetään joko etänä tai livenä.
Nyt kun teknologia ja ihmisten kyky hyödyntää sitä on ottanut harppauksen eteenpäin, ja ihmiset ovat tottuneet etäkokouksiin, ei kannata hukata niiden tuomia joustoja ja mahdollisuuksia.
