Pidin tammikuun alkupuolella rakkaalle ystävälleni Laura Rantaselle kolmen tunnin ajanhallintaintensiivin.
Tapaaminen sai alkunsa Lauran julkisesta Facebook-statuksesta. Keskustelumme jälkeen mukaan ajanhallinnan niksejä pohtimaan ilmoittautui lopulta kymmenkunta muutakin yhteistä ystäväämme.
Laura kirjoitti ajanhallintaintensiivistä kaksi blogitekstiä. Ohessa niistä jälkimmäinen, joka on julkaistu alunperin täällä. Ensimmäinen teksti löytyy täältä: Säästät aikaasi lukemalla tämän.
Jos haluat joskus vinkkejä ajan- ja elämänhallintaan, ota yhteyttä! 
Olen lupautunut pitämään vastaavia sessioita jo Riku Rantalalle ja Madventures porukoille sekä Vihreiden puoluetoimiston työntekijöille.
Laura Rantanen: Aikapessimisti ei pety
Leo Straniuksen kanssa pitämämme ajanhallintaintensiivi on kantanut jo pientä hedelmää, tai ainakin versoa. Näen nyt paremmin kuin ennen mihin aikani käytän. Tekeminen ei tosin ole vähentynyt, alkuvuosi on ollut aivan hullu, mutta silti.
Muutama ihminen, joka ei päässyt paikalle vapaamuotoiseen ajanhallintatapaamiseemme, pyysi minua kirjoittamaan heille muistion. Julkaisen nämä muistiinpanot nyt blogissani, koska niistä saattaa olla iloa useammallekin ihmiselle.
Ainakin me paikalla olleet lähdimme tapaamisesta inspiroituneina. Sovimme toukokuulle lounaan, jossa käymme läpi tilannettamme suhteessa omaan ajankäyttöömme. Onko mitään tapaamisessa puhutusta siirtynyt käytäntöön, millaisia oivalluksia muutamassa kuukaudessa on syntynyt? Muistiinpanoni ovat sen verran mittavat, että jaan ne useampaan bloggaukseen.
Yksi sessiomme osallistujista nosti esille asian, joka sotkee hänen ajanhallintansa yhä uudestaan. Ei:n sanomisen sietämätön vaikeus. Puhuimme myönteisestä ei:stä.
Se voisi tarkoittaa käytännössä esimerkiksi seuraavaa vastausta:
”Kiitos, että ajattelit minua, ja että voisin tulla seminaariin puhujaksi, mutta minun on oltava tuona iltana perheeni kanssa Linnanmäellä.” – Kieltäytyessään voi myös ehdottaa jotain toista tilaisuuteen sopivaa puhujaa.
Tai:
”Minulla on 93 työtehtävää, en pysty ottamaan uusia vastaan.”
Fataaleinta on Leon mukaan jahkailu, se ettei pysty sanomaan ei. Mieluummin ei, kuin epämääräisyys. Kun suostut johonkin, sanot johonkin muuhun ei. Se taas voi tarkoittaa, että esimerkiksi lastesi tai kumppanisi kanssa käytettävissä oleva aika vähenee. Sen sijaan, että sanot ”voin mä ehkä”, on parempi sanoa reipas, mutta ystävällinen ei.
Jos ei itse pysty itse pitämään kiinni aikatauluistaan, se on parasta sanoa mieluummin etu- kuin jälkikäteen. Näin odottelija pystyy ajoissa hankkimaan lisäresursseja tai toisen tekijän. Paikalla oli useita järjestötyöntekijöitä, jotka työskentelevät vapaaehtoisten kanssa. Leo neuvoi sopimaan aikatauluun jo lähtökohtaisesti ilmaa, ja tarkistamaan pari päivää ennen dead linea missä mennään.
Työsuhteessa olevia Leo ei muistuttele delegoiduista tehtävistä, vaan olettaa, että sovitut asiat tehdään. Ensin sovitaan eksaktisti mitä tehdään, ja sitten niin toimitaan.
Leo kertoi olevansa aikapessimisti, joka ajattelee mieluummin asioihin kuluvan ajan yläkanttiin, jotta ikäviltä yllätyksiltä vältyttäisiin. Aikaoptimistinkin tulee hänen mukaansa varata aikatauluihinsa 40% liikkumavaraa. Jos ajattelee, että jonkun asian tekemiseen menee tunti, niin todellisuudessa siihen menee 1,5-2 tuntia.
”Jos liikkumavaraa ei ajattele, niin on aina askeleen jäljessä ja tulee paikkoihin myöhässä.”
Koska aikataulut on tehty aikataulupessimistisesti, ne kestävät joustoa. Yllätyksiä tulee kuitenkin elämässä usein vastaan. Leo muistutti merkitsemään kalenteriin myös asioiden valmisteluun kuluvan ajan.
Kun joku pyytää häntä luennoimaan puhetilaisuuteen, hän varaa kalenteriin matka-ajat ja valmistautumiset jo sillä hetkellä, kun hän lupaa osallistua. Kun kalenteriin varaa kaiken mahdollisen asiaan kuluvan ajan, se on realistinen. Kalenterina hän käyttää Googlen kalenteria.
Perjantaisin Leo valmistelee aina seuraavan viikon kalenterin. Hän syynää tosi tarkasti kalenterin läpi ja tarkistaa, onhan hän varmasti varannut valmistautumisaikaa puhetilaisuudelle jne.
Kaikki toimintatavat eivät toimi kaikilla, joten jos joku asia aiheuttaa kipuilua tai painetta, on hyvä kokeilla erilaisia uusia keinoja toimia. Monella ihmisellä tuskaa aiheuttaa sovitussa aikataulussa pysyminen. Kun määräaika on umpeutumassa, iskee kovin stressipiikki.
Vapaana toimittajana huijasin itseäni usein kirjoittamalla kalenteriin jutun dead lineksi todellista aikaisemman ajankohdan. Monesti vielä unohdin, että todellinen dead line olikin vasta muutamaa päivää myöhemmin. Konsti toimi, ja pysyin mukavasti aikataulussa.
”Usein ihmiset toimivat niin, että jos dead line jollekin kirjoitukselle on tammikuun 9. päivä, niin alat tammikuun 8. tai 9. katsomaan sitä tehtävää, että tämä pitää tehdä NYT”, Leo kuvaili.
Jos sen sijaan olisi tehnyt itselleen aikataulun, jossa viimeinen aikaraja on 17.12., olisi ollut aikaa työstää tehtävää rauhassa sen sijaan, että sen huitaisee kasaan hullussa stressissä viime tipassa. Intensiteetin ajoittaminen reilusti oikeaa takarajaa aikaisemmaksi helpottaa oloa.
Asioiden todennäköisyys toteutua paranee, jos on tilivelvollinen jollekin. Voit huijata itseäsi sillä, että sanot jollekin kollegalle tai kumppanille keksityn dead linen.
Mutta miten saada tartuttua ajoissa niihin asioihin? Etenkin, jos ne tuntuvat isoilta, ahdistavilta ja hallitsemattomilta möhkäleiltä? Entä merkitäänkö työlistalle myös sellaiset asiat, jotka odottavat tekemistään vuoden päästä?
Leo suositteli lisäämään pidemmän aikavälin tehtävätkin työlistalle. Se uhkaavan massiivinen tehtävä palastellaan pienemmiksi konkreettisiksi tehtäviksi. Ja aikataulutetaan ne pienemmät tehtävät. Isoihin tehtäviin ja möykkyihin lähteminen onnistuu parhaiten sillä, että suostuttelee ja huijaa itseään hiukan: ”Teen tätä vain 2 minuuttia”, parhaimmillaan tekeminen vie mennessään ja tehtävää edistää hiukan enemmän kuin sen 2 minuuttia.
Leon olennaisimmat sovellukset (joista kaksi viimeistä aion pölliä omaankin käyttööni):
Kalenteri (Google)
Työlista (ToodleDo)
Muistiinpanot (Evernote)
Myös tämän otan käyttööni: Alan aikatauluttaa myös valmistautumiseen ja matkoihin menevän ajan.
Tämän ylläpidosta muistutan itseäni, enkä löysäile: Tärkeät asiat kannattaa tehdä silloin, kun niillä ei vielä ole kiire. Silloin paine ja stressi eivät häiritse siinä vaiheessa, kun panokset ovat korkealla.
Kun lähdet töistä.
Leosta on tulossa näköjään ”kaikinpuolinen elämänosaaja”, joka jakaa ”elämänviisauden” neuvojaan kaikille tahoille.Nyt kun kovasta kiireestä ja liiasta työmäärästä johtuva stressi vähentâä ihmisen järjestely-ja sietokykyä!Jatkuvalla kaiken numeroimisella ja laskemisella en usko kuitenkaan saatavan kummoistakaan mielekästä tulosta aikaan, sillä turha laskeminen ja numoroiminen vaatii ja vie muistia, huomiokykyä, aikaa ja vaivaa.Eikö olisi parempi, että pysyisit oman alasi, ennenkaikkea niiden eläinten-ja luonnonsuojelun ja ympäristöäsioiden parissa vielä paljon syvällisemmin ?Etkä hajoittaisi itseäsi joka suuntaan elämisen ja olemisen asiantuntijana ja ”neuvonantajana” lisäten omaa kiirettäsi ja stressiäsi.
Kiitos palautteesta E.Stranius-Herrewyn! Se, että pyrkii luomaan järjestelmiä, jotka auttavat arjen keskellä, pikemminkin vähentää kuin lisää stressiä. Aikaa ei voi hallita, mutta omia valintojaan ajassa kannattaa miettiä tarkoin. Kun kirjoittaa asioita ylös esimerkiksi työlistalle, vapauttaa se tilaa uusille ajatuksille. Tämä taas tekee mahdolliseksi, että voi keskittyä niihin kaikkein tärkeimpiin asioihin, esimerkiksi luonnon- ja eläintensuojeluun.
Leo hyvä,
En oikein usko vakuutustasi.Näen asian toiselta kantilta.En vapaana ja omilla aivoillani ajattelevana ihmisenä pidä lainkaan ajatuksesta, että joku ulkopuolinen tulisi suunnittelemaan ”elämänhallintaani” !
Ensiksi olisi opittava olemaan ottamatta liikaa tehtäviä tietäen ajan ja voimien olevan rajallisia.Tarkoitin sitä, että luonnollisesti hyvämuistisella ja hyvin organisoituneella ihmisellä asiat ja tehtävät säilyvät muistissa vielä vanhanakin,olkootpa niitä kuinka paljon tahansa. Mutta muistia on harjoitettava,jotta se pysyisi hyvänä.Koneiden käyttö köyhentää sitäkin, kuten ihmisten välistä kanssakäymistä yleensä.Ei pidä olla koneiden orja.Kainen koneelle listaaminen ja lataaminen ja sieltä ulosottaminen on mielestäni turhaa ajan ja vaivan haaskaamista.Se voi olla monessa mielessä haitallistakin.
Tunnut kuitenkin kuuluvan niihin teknokraatteihin,jotka toteuttavat eläinten-ja luonnonsuojeluakin suurkaupunkien toimistoissa istuen.Ollen näin hyvin kaukana todellisesta luonnosta ja sen toiminnasta, tuntematta eläimiä ja niiden tarpeita,tuntematta hyvin kasvillisuutta ja ihmisen ja luonnon välistä vuorovaikutusta.( ihan kuten nk.Brysselin teknokraatit, jotka eivät ole koskaan tuskin nähneet lehmää , mutta säätävät maidontuotantonormeja yms. tietämättä maidontuotannon käytännöstä juuri mitään).
Mielestäni ihmisen liika koneistuminen on haitallista niin luonnolle kuin ihmiselle itselleenkin. On hyödyllistä harjoittaa muistiaan ja koko aivotoimintaa ilman koneita.Koneet ovat vain väliaikaisesti apuna tehtävien laatimisessa.
Kiitos kommentista E.Stranius-Herrewyn! Et pidä lainkaan ajatuksesta, että joku ulkopuolinen tulisi suunnittelemaan ”elämänhallintaasi”. Ymmärrän tämän hyvin! Monet eivät pidä. Monet kuitenkin myös pitävät siitä, että saavat elämänhallintavinkkejä. Ja jos et itse pidä siitä, niin miksi sitten kuitenkin annat niitä vinkkejä minulle tässä kommenttikentässä? 😉
Nyt olet näsäviisas ja juokset ympyrää kuin hamsteri pyöräpallossaan.En tarjoa vinkkejä kenenkään ”elämänhallintaan”, vaan kommentoin vastaustasi.
(mitä on ”elämänhallinta” ? Onkohan tuo sanahirviö taas joku johdanne vieraasta kielestä ?).
Puhun ihmisen elämisestä,ja esitän katsantokantani juuri tuon ihmisen kaiken toiminnan koneellisesta listaamisesta, numeroimisesta, sekä ”elämänhallintajärjestelmien” luomisesta, ja ns.performanssien omaksumisesta elämänmuotona.Noita erilaisia ”järjestelmiä” ja puhtaasti teknokraattisia ohjeita kun on ihan tarpeeksi, ja niistä on monesti enemmän haittaa kuin hyötyä.
Mutta onhan näköjään niin, että uudet sukupolvet eivät osaa enää elää ilman ”järjestelmiä”, ja heille koneiden käyttö ja listaamiset on elämäntapa.Tämä kuitenkin rajoittaa vapautta, eikä luo sitä lisää.Monet eivät osaa järjestää elämäänsä ilman ”asiantuntijoiden” neuvoja ja apua. Ollaan tultu riippuvaisiksi, avuttomiksi…minkä takia ?Ihmettelen kuitenkin sitä, että tällaisia ”avuttomia” huonosti muistavia ja huonosti organisoituneita ihmisiä valitaan vastuullisiin tehtäviinkin..Katsotaanpa mihin kaikki tällainen lopulta johtaa.
Muuten, tuosta sanasta ”elämänhallinta” jo heijastuu selvästi hallintotieteiden koulutuksesi . Sinut on kait opetettu ”hallitsemaan” asioita ja ihmisiä, opettamaan ”elämisentaitoa” osaamattomille.Sinut on opetettu teknokraatiksi.
Sinulle annan yhden vinkin : menepä viettämään muutama talvi-ja kesäkuukausi ihan luonnon keskellä vaikkapa Patvinsuon Kansallispuiston alueella Pohjois-Karjalassa! Siellä voisit saada tarttuvaa ”hajua” luonnosta ja villieläinten elämisestä luonnontilassa.Saattaisit vaikka nähdä sen oikean villin karhun tai suden, ahman, ilveksen.Tai ainakin niiden jättämiä reviirimerkintöjä.Ongelmana olisi ehkä se, että Patvinsuolle ei voi oikein helposti tuottaa vegaaniruokaa! Mutta voisithan elää luonnon antimista…paitsi talvella se ei oikein voisi olla kasvisperäistä!