Elina Alasentie: Kumpi hallitsee, sähköposti vai sinä?

SONY DSCVieraskynäblogissa työtapavalmentaja ja professional organizer Elina Alasentie

Kumpi hallitsee, sähköposti vai sinä?

Sähköpostilla on meihin kummallisia vaikutuksia. Toimisitko paperipostisi kanssa kuten ehkä toimit sähköpostisi kanssa:

Haet postit pihan laidalta postilaatikolta, kävelet kotiin, avaat postit ja luet ne. Laitat kirjeet takaisin kuoriin, osan jopa liimaat takaisin kiinni, jotta ne näyttäisivät lukemattomilta. Viet kirjeet takaisin postilaatikkoon. Seuraavana päivänä haet uudet sekä samat vanhat kirjeet jälleen postilaatikosta, viet ne kotiisi, avaat ne jne. Toistat tätä monta päivää.

Postien avaamisen ja sulkemisen välissä kirjoitat asiakirjoja, nimeät ne pikaisesti esim. hallituksen kokous_elok_13.doc, budjetti.xls, seminaariesitys.ppt ja tallennat niitä joihinkin lukuisista projektikansioista. Kun muutaman viikon päästä olet menossa seminaariin, et enää muista, mikä kahdestakymmenestä seminaariesitys-sanan sisältävästä tiedostosta olikaan juuri se oikea.

Lähes poikkeuksetta toimistotyötä tekevien suurin murheen aihe kiireestä ja kaaoksesta puhuttaessa on sähköposti. Myös tiedostojen etsimiseen voi kulua näppäristä hakutoiminnoista huolimatta kymmeniä minuutteja päivässä. Miten ihmeessä näin pääsi käymään mahtaville keksinnöille, joiden tarkoitus alun perin oli helpottaa työntekoa?

Ehkä emme vain koskaan tulleet ajatelleeksi sähköpostin mahdollisuuksia ja siinä piileviä vaaroja, vaan olemme vain ajautuneet meilivirran vietävänä. Emme myöskään ajatelleet, kuinka paljon tulisimme tallentamaan tiedostoja.

Onneksi sähköpostin ja tiedostokaaoksen voi suhteellisen helposti palauttaa takaisin isännästä rengiksi, sinun tarvitsee vain pysähtyä hetkeksi miettimään ja tehdä muutama toimenpide.

Aloita päättämällä itse, milloin luet sähköpostisi. Hillitse itsesi, äläkä vilkuile tai avaa meilejä jatkuvasti, etenkin jos tiedät että et voi niille juuri sillä hetkellä mitään tehdä. Suurin ajanhukka tulee sekä siitä, että palaamme samoihin viesteihin yhä uudestaan tekemättä niille kuitenkaan mitään että siitä, kun annamme saapuneiden viestien keskeyttää ajatuksemme ja työntekomme.

Mielialasi ja tehokkuutesi kasvavat reippaasti, kun käsittelet sähköpostia kuten paperipostiakin tulisi käsitellä. Avaa posti, kun sinulla on aikaa lukea se ja jopa tehdä sille jotain, lue se ja tee jokin seuraavista:

1. Heitä roskikseen eli deletoi
2. Delegoi
3. Reagoi, etenkin jos aikaa kuluu alle kaksi minuuttia
4. Siirrä se sopivaan kansioon odottamaan, että sinulla on mahdollisuus tehdä viestin vaatimat toimenpiteet

Inboxia ei kannata käyttää muistilistana, sillä silloin päädymme lukemaan eri syistä säilyttämiämme viestejä uudestaan ja uudestaan. Kun luot erilaiset kansiot, esim. @hoidettavat @odottavat, @mietittävät ja @luettavat voit sopivan hetken tullen käydä viestejä läpi, ilman että muut viestit häiritsevät keskittymistäsi.

Jos saapuneiden kansiosi on täysi, voit aloittaa tyhjältä pöydältä uudella systeemillä, kun siirrät kaikki vanhat viestit vaikkapa kansioon Vanhat saapuneet, josta tarvittaessa löydät etsimäsi.

Ja kun vielä teet päivän tärkeimmän työsi ennen sähköpostiohjelman avaamista, saatat yllättyä omista aikaansaannoksistasi positiivisesti!

Tiedostojen kanssa vältät suon, kun noudatat seuraavia neuvoja:

1. Säilytä asiakirjasta vain yksi (yleensä viimeisin) versio
2. Varmuuskopioi tiedostosi
3. Nimeä tiedostot kuvailevasti ja riittävän kattavasti
4. Luo kansiorakenne, joka auttaa työnteossa. Tiedostokansiotkin voi nimetä muutoin kuin projektien mukaan, vaikkapa: Muokattavat, valmiit, hoidettavat, luettavat, arkisto (jossa alakansioina projektit) jne.

Lisää vinkkejä sähköpostin, tiedostojen ja ajankäytön sekä työpisteen hallintaan kirjassa Askel edelle kiirettä ja kaaosta.

Elina Alasentie
Elina Alasentie on työtapavalmentaja ja professional organizer

Yksi kommentti artikkeliin ”Elina Alasentie: Kumpi hallitsee, sähköposti vai sinä?”

  1. Pyyntäisin hintatietoja Alasentien luennosta kaaos kuriin. Entä minkähintainen olisi work-shop, miten siinä toimitaan.

    terv. Rannikkolaivasto Turku M. Kaukonen

Kommentointi on suljettu.

Hyvää kesäpäivänseisausta! Vähän oli kylmät vedet uida, mutta maisemat oli kesäillassa upeita!
Tein kolmen päivän Firstbeat-mittauksen. Pidin sykettä ja sykevälivaihtelua mittaavia antureita kiinni kehossa kolmen vuorokauden ajan. 

Kiinnostavia tuloksia! Vihdoin sain selityksen lyhyille yöunilleni. Pärjään siitä syystä lyhyillä (keskimäärin noin 6h) yöunilla, koska unen aikainen palautuminen on niin hyvää. Tässä mittauksessa peräti 96% unestani on palauttavaa. Uneni on siis parempaa kuin suurimmalla osalla väestöä, joka nukkuu 7-9 tuntia. 

Liikunta oli odotetusti erinomaisella tasolla vaikka mittausjakson aikana oli kevyt viikko. Ilahduttavaa oli, että palautuminen lähti lyhyiden treenien tai kuntoilun jälkeen aina välittömästi käyntiin. Paitsi pidemmän pyöräilyn (4h) jälkeen keho oli tunteja stressitilassa. Tämä osoitti hyvin, että pitkiä tai kovia treenejä ei todellakaan kannata tehdä illalla. 

Hiukan yllättäen aamut olivat mittauksen pohjalta aika stressaavia. Tässä selitys saattaa olla siinä, että mulla on niin paljon ”hyviä” aamurutiineja (veden juonti, hedelmän syönti, kirjan lukeminen, venytely, 7 minute workout ja aamupala) että näistä itsestään kasaantuu vain liikaa. Yllätys oli myös se, että lounaat tai päivälliset olivat stressaavia siinä missä etä- tai läsnäkokoukset (vähän palaverista riippuen) olivat keholle kevyitä ja välillä jopa palauttavia. 

Mittausjaksoon osui myös yksi lepopäivä treenistä. Sunnuntaina tein siis neljän tunnin pyöräilyn ja maanantaina oli lepopäivä. Olkoon, että lepopäiväänkin kuului venyttelyt, 7 minute workout ja noin 25 km arkipyöräilyä. Ei kuitenkaan yhtään treeniä. Palautumista ei kuitenkaan tapahtunut mitenkään erityisen paljon maanantain aikana vaan tänä näkyi vasta tiistaina, jossa päivän aikainen palautuminen oli korkeaa vaikka tein venyttelyiden ja 7 minute workoutin lisäksi aamulla kevyen juoksun ja töiden jälkeen tunnin uintitreenin sekä päivän mittaan noin 20 km arkipyöräilyö. 

Koko jakson palauttavin hetki (jos yöunia ei lasketa mukaan) oli se kun olin tiistaina iltapäivällä toimistolla kollegoiden kanssa. Stressaavin jakso taas oli sunnuntaina kotona lasten kanssa pitkän pyörälenkin jälkeen. 

Mittauksen mukaan leposykkeeni oli 41, maksimisyke 178 ja HRV keskimäärin 54.

@firstbeat.suomi
Hyvää juhannusta!
Tänään Malmin lentokentällä 80 km pyöräily! 

Tasaista eikä liikennettä vaikka pinta vähän epätasainen. Melkein tekisi mieli alkaa puolustaa tässä vaiheessa kenttää rakentamiselta. Tämähän on loistava treeniympäristö!

#pyöräily #triathlon
Tänä vuonna olen kuunnellut uudestaan jo aiemmin kuuntelemiani kirjoja, jotka ovat tehneet minuun viime vuosina erityisen vaikutuksen. 

Yksi niistä on tämä Joni Jaakkolan Väkevä elämä. Tämä on samalla 100. tänä vuonna lukemani/kuuntelemani kirja. 

Jaakkolan kirjassa on perusasiat hyvin kohdillaan. Kun rakentaa hyviä rutiineja ja pitää huolta unesta, ravitsemuksesta ja liikunnasta, pääsee arjessa sellaiselle tasolle, että pienet vastoinkäymiset tai sairaudet eivät vie sinua suoraan kellariin ja toimintakyvyttömäksi vaan pystyt palautumaan nopeammin ja paremmin arjen heittämistä haasteista. 

@inojalokkaaj #väkeväelämä @tammikirjat #jonijaakkola #kirjagram #kirjat #äänikirja
Oliver Burkeman kirjoittaa osuvasti toivosta kirjassaan Neljätuhatta viikkoa. Miten käytät loppuelämäsi päivät. 

Toivon tarkoituksena on olla soihtu pimeässä, mutta todellisuudessa se on kirous. Toivo on uskon asettamista oman toiminnan edelle. 

Toivo on sitä, että uskomme lastenvahdin olevan aina huutomatkan päässä kun sitä tarvitsemme. Tämä on perusteltua tietysti silloin, jos ajattelee tai on tilanteita, joissa millään mitä itse tekee, ei ole mitään väliä. 

Toivo on siis omien vaikutusmahdollisuuksien kieltämistä. Käytännössä tarkoittaen vallan antamista niille voimille, joita pitäisi muuttaa. Ei kuitenkaan kannata antaa pois omaa kykyään toimia ilmastokriisin ja luontokadon kaltaisten kysymysten parissa. 

Kun lakkaamme toivomasta, että kauhea tilanne vain ratkeaa jotenkin itsestään tai tilanne ei vain pahenisi, olemme vapaita aloittamaan työt tilanteen ratkaisemiseksi.
Hienoa pyöräkaistaa Laajasalontiellä!
Nyt se on ulkona! Rauhatädin ja mun yhteinen biisi Poljen, poljen. 

Räppäri ja sanataideohjaaja Rauhatäti eli Hanna Yli-Tepsa @rauhatati soitti mulle syksyllä 2024 ja ehdotti yhteisen räppibiisin tekemistä. Ehdotus oli niin hullu ja niin kaukana omasta mukavuusalueestani, että pakkohan siihen oli suostua. Itselläni ei ole mitään musiikillista taustaa ellei mukaan lasketa intohimoista gansta-räpin kuuntelua nuorena.

Kirjoitimme Rauhatädin kanssa syksyn, talven ja kevään aikana sanoituksia, harjoittelimme taustanauhojen kanssa ja pääsimme lopulta studioon äänittämään yhteisen biisin. Rauhatädin lisäksi mukana oli ammattilaisia 3rd Raililta ja Muumaa musiikilta. Näin lopputuloksena saatiin julkaistua mun elämäni ensimmäinen räppibiisi. Taustat kappaleeseen on tehnyt Kim Rantala.

Biisin nimi on ”Poljen, poljen”, ja se syntyi halusta sanoittaa omia kokemuksia ja tunnetiloja niistä hetkistä, kun puskee eteenpäin, vaikka tie on epätasainen. Kyseessä on kappale sinnikkyydestä, voimasta ja liikkeestä, joka ei pysähdy.

Tuore kappale kertoo myös siitä, miten ekologinen kulkeminen eli pyöräily, bussi, juna  tai ihan vaan kävely tai soutuveneily voi olla juuri se paras ilmastoystävällinen tapa liikkumiselle.

Ota kuunteluun Spotifysta, Youtubesta, Tidalista, Apple Musicista, SoundCloudista tai missä nyt ikinä musiikkia kuunteletkaan!