Lähettelin tässä eräänä iltana vielä työviestejä ja jäin pohtimaan jotain, mikä olisi tuntunut itsestään selvältä vielä muutama vuosi sitten.
Muistatteko työelämän, jossa itsestään saattoi antaa tehokkaan ja tärkeän kuvan lähettämällä sähköposteja iltaisin tai viikonloppuisin? Että oli niin kiireinen ja kysytty, että töitä tehtiin kellon ympäri.
Minulla on nykyään päinvastainen tunne. Että työviestien lähettäminen “työajan ulkopuolella” näyttää helposti vähän nololta. Sellaiselta, että homma ei ole hallussa tai rajat vuotavat. Et huomioi muita. Ja silti teen sitä itse.
Teen usein töitä iltaisin ja viikonloppuisin, koska arkipäivät täyttyvät muusta. Työaika on joustava ja elämä myös. Silti yritän yleensä ajastaa viestit seuraavaan aamuun. Joskus jopa niin, että ne eivät lähde tasatunnein, vaan hieman satunnaisesti, jotta ne näyttäisivät “luonnollisilta”.
Ja sitten kun unohdan ajastaa ja viesti lähtee illalla, tuntuu hetken siltä, että tein jotain väärää.
Kirjoitin tästä Facebookiin ja LinkedIniin. Sain tähän pohdintaan paljon kommentteja ja palautetta. Niiden perusteella tämä ei ole yksiselitteinen asia. Päinvastoin, työelämä näyttää jakautuneen ainakin kolmeen todellisuuteen.
Ensimmäisessä ajattelussa ajankohdalla ei ole merkitystä. Ihmiset tekevät töitä eri rytmeissä ja eri aikavyöhykkeillä. Viesti lähetetään silloin kun se on valmis, ja vastaanottaja reagoi silloin kun hänelle sopii. Tässä maailmassa vastuu on vastaanottajalla. Ilmoitukset voi laittaa pois päältä, sähköpostin voi jättää avaamatta ja työpuhelimen voi sulkea. Ajastaminen näyttäytyy jopa turhana kitkana, joka hidastaa asioiden etenemistä.
Toisessa ajattelussa ajankohdalla on väliä, koska kaikki eivät pysty tai halua rajata työtä samalla tavalla. Viestit voivat kuormittaa, vaikka niihin ei odotettaisi vastausta. Kaikilla ei ole erillistä työpuhelinta, kaikilla ei ole notifikaatioita pois päältä, eikä kaikilla ole mahdollisuutta olla katsomatta viestejä. Silloin iltaviesti voi tuntua vaatimukselta, vaikka sitä ei sellaiseksi olisi tarkoitettu. Tästä näkökulmasta kyse ei ole vain yksilön valinnasta, vaan työyhteisön pelisäännöistä, palautumisesta ja jopa työsuojelusta.
Kolmannessa todellisuudessa koko kysymys on vähän outo. Monilla aloilla ei ole selkeää työaikaa lainkaan. Freelancereilla, yrittäjillä, taiteilijoilla tai kansainvälisissä tehtävissä työ tehdään silloin kun se on mahdollista. Aikavyöhykkeet, projektien rytmi ja oma elämä määrittävät työn tekemisen ajankohdan. Silloin ajatus “oikeasta ajasta” lähettää viesti menettää merkityksensä kokonaan.
Näiden välissä suurin osa meistä yrittää navigoida arkea.
Yksi ratkaisu on ajastaminen. Sillä voi suojella toisten vapaa-aikaa ja vähentää mahdollista painetta vastata. Moni käyttää myös allekirjoituksia, joissa muistutetaan, että viesti on lähetetty lähettäjälle sopivaan aikaan eikä vastausta odoteta työajan ulkopuolella.
Toinen ratkaisu on sopia pelisäännöistä yhdessä. Useampi kommentoija nosti esiin, että tärkeintä ei ole yksittäinen viesti, vaan se, onko asiasta keskusteltu. Saako viestejä lähettää milloin vain? Oletetaanko niihin vastaamista? Mitä kanavia käytetään ja milloin? Ilman yhteistä ymmärrystä vastuu jää helposti epämääräisesti kaikille ja ei kenellekään.
Kolmas ratkaisu liittyy teknologiaan ja omiin rajoihin. Ilmoitukset pois päältä, työkanavat kiinni vapaa-ajalla ja selkeä ero työ- ja henkilökohtaisten välineiden välillä. Monelle tämä toimii hyvin, mutta ei kaikille.
Ehkä kiinnostavinta on se, että viestin ajankohta ei ole enää vain tekninen asia. Se on sosiaalinen signaali, joka voidaan tulkita monella tavalla. Joillekin se kertoo joustavuudesta ja tehokkuudesta. Toisille se viestii kuormituksesta tai huonoista rajoista. Kolmansille se ei merkitse mitään.
Itse huomaan edelleen ajattelevani, että on huomaavaista huomioida muiden erilaiset tilanteet. Siksi ajastan usein. Mutta samalla ajattelen, että ideaalitilanteessa ajankohdalla ei olisi mitään piilomerkityksiä. Että viestin voisi lähettää silloin kun se syntyy, ja siihen voisi vastata silloin kun se sopii.
Harmillisesti emme ole vielä ihan siellä.
