Suomen luonnonsuojeluliiton vs toiminnanjohtajana saan päivittäin palautetta koskien järjestömme toimintaa ja luonnonsuojelua yleisemminkin.
Palautetta tulee tietysti kasvotusten, puhelimitse, sähköpostilla ja erilaisia sosiaalisen median kanavia pitkin. Palaute on välillä kannustavaa ja välillä kriittistä. Läheltä tuleva kriittinen palaute sattuu eniten ja aiheuttaa myös eniten tuhoa ihmissuhteille.
Yhden läheltä tulevan kriittisen huomautuksen aikaansaama vahinko vaatiikin vastapainokseen viisi yksimielisyyden ja tuen ilmaisua.
Parisuhteita tutkineen psykologi John Gottmanin mukaan positiivisten ja negatiivisten kommenttien tulisi olla noin viiden suhde yhteen. Vastaavasti Losadan ja Heaphyn (2004, pdf) julkaiseman tutkimuksen mukaan erinomaisesti suoriutuvissa työyhteisössä positiivisen ja negatiivisen palautteen suhde oli peräti 5,6 vs 1. Tätä taustaa vasten jokainen voi helposti arvioida omaa tapaansa antaa palautetta. Ovatko suhdeluvut kohdallaan?
Ohessa muutamia perushuomioita palautteen antamisesta:
1. Kerro positiivinen palaute julkisesti, kriittinen palaute kahden kesken
2. Kunnioita toisen mielipidettä. Yritä vilpittömästi katsella asioita toisen näkökulmasta. Esitä kysymyksiä suoran arvostelun sijaan. Puhu omista virheistäsi ennen kuin arvostelet toista.
3. Kuvaa mahdollinen epäkohta tarkasti – älä yleistä. Anna palautetta toiminnasta, älä ihmisestä itsestään tai hänen ominaisuuksista.
4. Anna toisen säilyttää kasvonsa ja anna toiselle hyvä maine ylläpidettäväksi.
5. Hymyile, kiitä vähäisestäkin edistyksestä. Kun näet jonkun tekevän jotain hienoa, niin sano se heti hänelle ääneen.
Pahimmillaan harkitsemattomasti annettu kriittinen palaute johtaa pelon kulttuurin voimistumiseen. Tämä taas tarkoittaa sitä, että ihmiset alkavat välttelemään riskejä ja lopulta yrittämistä.
Viisaalla palautteella voi luoda sellaista ilmapiiriä, jossa epäonnistumista palkitaan. Epäonnistuminen taas tekee usein hyvää, koska ei voi lopulta onnistua, ellei uskalla koskaan epäonnistua. Viisaus tulee kokemuksesta. Kivulias kokemus ja siitä seuraava pohdiskelu auttavat oppimaan.
Kun haluaa antaa toiselle palautetta, hyviä apukysymyksiä voivat olla esimerkiksi seuraavat:
– Millä tavalla autan toista olemaan parhaimmillaan?
– Millä tavalla kannustan ja innostan toista?
– Pystynkö sanomaan toiselle jotain, mitä hän on aina halunnut kuulla?
Lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota kuunteluun. Käytännössä se voi tarkoittaa esimerkiksi seuraavia asioita:
– Ole läsnä tilanteessa.
– Pyri kuuntelemaan ymmärtääksesi, älä keskeyttääksesi.
– Kerää kuuntelemalla tietoa ja opi uutta sekä luo luottamusta.
– Erityisesti kannattaa kuunnella niitä ihmisiä, jotka ovat itselle vieraita tai ajattelevat eri tavoin.
Kyse ei ole siitä, ettei saisi tai pitäisi olla kriittinen. Kriittisyyttä tarvitaan. Kriittinenkin voi olla kuitenkin ystävällisesti, lempeästi ja asiallisesti. Syyllistämisen tai ongelmien märehtimisen sijaan kannattaa miettiä ratkaisuja tilanteen korjaamiseksi.
Kaikki kaipaavat ainakin vähän arvostusta ja hyväksyntää. Sitä kannattaa jakaa anteliaasti, koska se ei ole itseltä pois. Päinvastoin. Kiittämällä muita lisää myös omaa hyvinvointia ja onnellisuuttaan. Onnellisuuskaan ei ole sitä, että saa mitä haluaa vaan sitä, että haluaa sitä, mitä saa.
Ohessa vielä lista asioista, jotka kannattaa pitää mielessä, kun antaa palautetta:
- Älä arvostele, tuomitse tai valita
- Anna rehellistä ja vilpitöntä kannustusta
- Kunnioita toisen mielipiteitä – älä sano ”olet väärässä”
- Yritä vilpittömästi katsella asioita toisen näkökulmasta
- Suhtaudu myötätuntoisesti toisen ajatuksiin ja toivomuksiin
- Aloita kiitoksella ja vilpittömällä arvonannolla
- Esitä kysymyksiä suoran arvostelun sijaan
- Anna toisen säilyttää kasvonsa
- Kuvaa mahdollinen epäkohta tarkasti – älä yleistä
- Puhu omista virheistäsi ennen kuin arvostelet toista
- Kiitä vähäisestäkin edistyksestä
- Anna toiselle hyvä maine ylläpidettäväksi
- Kannusta ja saa virheen korjaaminen näyttämään helpolta
- Muista kiittää myös niitä, jotka vähemmän kiitosta ansaitsevat
- Hymyile
- Löydä synkimmästäkin asiasta, teosta tai ihmisestä ainakin jokin myönteinen puoli
- Kun näet jonkun tekevän jotain hienoa, niin sano se heti hänelle ääneen
- Anna palautetta toiminnasta, älä ihmisestä itsestään tai hänen ominaisuuksistaan
Aiemmin olen kirjoittanut palautteen antamisesta tänne:
Hyvä johtaminen – Osa 2: Palautteen antaminen
