Pidin perjantaina 9.1.2015 rakkaalle ystävälleni Laura Rantaselle kolmen tunnin ajanhallintaintensiivin.
Tapaaminen sai alkunsa Lauran julkisesta Facebook-statuksesta. Keskustelumme jälkeen mukaan ajanhallinnan niksejä pohtimaan ilmoittautui lopulta kymmenkunta muutakin yhteistä ystäväämme.
Laura kirjoitti ajanhallintaintensiivistä blogitekstin. Ohessa Lauran teksti kokonaisuudessaan.
Jos haluat joskus vinkkejä ajan- ja elämänhallintaan, ota yhteyttä! 🙂
Laura Rantanen: Säästät aikaasi lukemalla tämän
Vuoteni alkoi tukehtumisen tunteella. Moni tuttava näytti viettävän lokoisia päiviä aurinkorannoilla, kun itse selailin paniikinomaisesti viime vuoden paperikalenteria, puhelimen kalenteria, ja yritin löytää kaikkia niitä käytettyjä kirjekuoria, joita olin käyttänyt muistilappuina. Tehtävä vaikutti epätoivoiselta. Mihin ihmeeseen olin kirjoittanut muistiin tammikuun lopun lääkäriajan?
Tiesin, että olin haalinut aika paljon tekemistä tammikuulle, mutten muistanut ihan varmasti, että miksi päiviksi ja ajoiksi oli jo asioita sovittuna. Happi tuntui loppuvan koittaessani selvitellä tulevia aikataulujani. Kirjoitin Facebook-seinälleni avunpyynnön, jossa pyysin ystävääni Leo Straniusta järjestämään minulle ajanhallintasulkeiset heti vuoden alkuun.
Miksi juuri Leo Stranius? Koska olin seurannut hänen elämänhallintaan liittyviä pyrkimyksiään jo vuosia, ja olin saanut häneltä aikaisemminkin pari toimivaa vinkkiä. Olen esimerkiksi koittanut noudattaa vinkki numero seitsemää tältä aamulistalta.
7.1. ihmiset palasivat toimistoille ja 9.1. vietin kolme tuntia Luonto-Liiton toimistolla ajanhallintamestarin opissa. Mukaan ilmoittautui kymmenen muutakin ihmistä, jotka saivat tietää asiasta. Kaikki tunnistimme yhteisen haasteen: Elämässämme oli liikaa asioita suhteessa käytettäviin resursseihin.
”Jos minulla olisi 30 sekuntia aikaa kertoa teille mistä ajanhallinnassa on kyse, niin kiteyttäisin sen seuraavasti: Suunnittele työsi, työskentele suunnitelman mukaan, sovi muiden kanssa siitä, mitä tehdään ja pidä sopimukset”, Leo aloitti. Ja lisäsi heti perään, että noin kaikki sujuisi ideaalitodellisuudessa.
Ajattelen, että vaikka elämme keskeneräisessä maailmassa, voimme kuitenkin ottaa pieniä askelia Leon viitoittamalla tiellä, ja tekee elämästä helpompaa. Hengitys kulkee paremmin. Ei tunnu, että seinät kaatuvat päälle.
Jo astuessamme neuvotteluhuoneeseen Leo oli muistuttanut, että aikaa ei voi hallita. Voimme hallita omia valintojamme. Aika on siitä oikeudenmukainen resurssi, että sitä on kaikilla 24 tuntia vuorokaudessa. Lähtökohtaisesti sitä ei ole kenelläkään vähempää tai enempää.
Suunnittelu
Elän itse kai parhaillaan sitä vaihetta elämässä, mitä ruuhkavuosiksi kutsutaan. Minulle on valjennut vuosi vuodelta voimakkaammin suunnittelun tärkeys, mikäli tahdon pitää elämäni hallinnassa ja pääni kasassa. Pienyrittäjälle ja duunarille ei tuputeta sisäinen johtaja-oppeja, kuten suuryritysten esimiehille, joten olen päättänyt hankkia työkaluja itse.
Leoa ja minua yhdistävät työskentely luonnonsuojelujärjestössä, eduskuntavaaliehdokkuus ja kaksi lasta. Kumpikin toivoo myös voivansa osaltaan vaikuttaa siihen, että maapallo on elinkelpoinen tulevillekin sukupolville. Siinä ne yhdistävät tekijät. Elämänhallintataidoissa olen Leoon verrattuna vastasyntyneen linnunpoikasen tasolla. Tahdon kuitenkin kehittyä.
Leo kertoi suunnittelevansa edellisenä päivänä seuraavan päivän aikataulunsa noin puolen tunnin tarkkuudella. Myös vapaa-ajan. Tietenkin osa suunnitelmista jää toteutumatta syystä tai toisesta, ja se on ihan ok. ”Mutta se ei ole ok, jos et opi niistä”, hän muistutti.
Niin. Olen itse kyllä suunnitellut ajankäyttöäni, mutta perjantaina opin, että suunnittelun voisi viedä hiukan pidemmällekin. Aikataulunsa voisi suunnitella paitsi viikoittain tai päivittäin, myös tunneittain. Ihan joka päivä.
Työaikaseuranta
Tiedän, että joissain ihmisissä tällainen aikataulutus saattaa herättää jo ajatuksena ahdistuksen sekaisia tunteita. Minussakin herätti joskus. Viime vuosina olen kuitenkin huomannut, että hyvä suunnittelu itse asiassa poistaa epämääräisyyden synnyttämää tunkkaista ahdistusta. Selkeys on hyvin vapauttavaa. Kun asioita ei tarvitse pyöritellä päässään, syntyy tilaa ajattelulle.
Leo käyttää työlistaansa ToodleDo-verkkotyökalua. Hän on luopunut paperilistoista ja kalentereista kokonaan. ToodleDo:ssa hän on luonut useita ryhmiä erilaisille tehtäville, kuten työasiat, kaupunginvaltuusto ja eduskuntavaalit. Asia, jota en ollut aikaisemmin tullut ajatelleeksi, mutta on mielestäni suoranainen neronleimaus: Omien tehtävien listaamisen lisäksi sarake niille asioille, jotka on pyytänyt muita tekemään.”Muilta odotettavat asiat.”
Idea, jonka aion ainakin viedä käytäntöön: Seuraan maanantaista 12.1. alkaen ajankäyttöäni puolen tunnin tarkkuudella niin, että aina puolen tunnin välein (heräämisestä nukahtamiseen) kirjaan ylös, mihin olen aikani käyttänyt kuluneen puolen tunnin aikana. Jatkan kirjanpitoa vähintään 2 viikkoa. Mahdollisesti kuukauden. Siinä ajassa ehtii varmasti alkaa hahmottua, mihin aikani käytän.
Uskon, että kun näen konkreettisesti, mihin aikani kuluu, se helpottaa myös ajankäytön suunnittelua tulevaisuudessa. Itseään ei voi huijata, kun edessä on muistiinpanot omasta ajankäytöstä.
Epämääräisistä muistilapuista pääsemiseen: Kaikki muistiinpanonsa Leo tekee Evernotella. Minuakin kieltämättä houkuttelee ajatus, että muistiinpanot löytyisivät jatkossa yhdestä ja samasta paikasta. Se yksinkertaistaisi mukavasti elämää ja muistiinpanojen etsiskelyn poistuminen elämästä vapauttaisi aikaa jollekin mukavammalle tai hyödyllisemmälle.
Seuraavassa bloggauksessa kirjoitan aikapessimismistä ja 40% säännöstä, jotka tulevat osaltaan auttamaan itseäni tästä täyteläisestä keväästä selviytymistä niin, että elämästä voi aina välillä iloitakin. Puhuimme perjantaina myös tulvivan sähköpostin aiheuttamasta paineen tunnusta, palaan vielä siihenkin.
Laura Rantanen
* * *