Vuoden 2009 aikana istuin yhteensä 342 eri kokouksessa. Oman ja muiden ajankäytön kannalta ei ole ihan sama, miten nuo kokoukset on järjestetty. Jos esimerkiksi 10 henkilöä odottaa yhtä myöhästynyttä 6 minuuttia, on aikaa kulunut hukkaan jo yhteensä tunti. Turhia kokouksia ei tietenkään kannata järjestää ja kokoukset kannattaa pitää mahdollisimman tiiviinä. Silloin kun kokoustaa, voi noudattaa vaikka seuraavia ohjeita.
1. Lähetä kokous-/kalenterikutsu ajoissa.
- Määrittele kokouksen aloitusajan lisäksi myös lopetusaika ja pidä siitä kiinni.
2. Koollekutsuja määrittelee kutsun yhteydessä kokouksen asialistan, tarkoituksen ja tavoitteen sekä tarvittavat osallistujat.
3. Valmistele kokouksen asialista etukäteen.
- Asiat laitetaan tärkeysjärjestykseen.
- Asialista myös kahdenvälisissä keskusteluissa.
- Mikäli kokouskutsun yhteydessä ei ole asialistaa, pyydä sitä koollekutsujalta.
4. Aloita kokous sovittuun aikaan.
- Paras tapa olla ajoissa on olla paikalla liian aikaisin.
- Vaikka paikalla olisi merkittynä aloitusajankohtana vain osa odotetuista läsnäolijoista, tulee kokous aloittaa täsmällisesti.
- Mikäli kokouksen koollekutsuja ei ole saapunut paikalle ajoissa ilmoittamatta, on syytä tiedustella, onko kokous peruttu.
5. Kokouksen aluksi nimetään puheenjohtaja (ellei ole itsestään selvä) ja tarvittaessa muistion kirjaaja.
6. Kokouksissa ollaan läsnä samaan aikaan saman asian äärellä.
- Puhelimet ja kannettavien tietokoneiden luukut on syytä pitää kiinni. Kannettavia tietokoneita kokouksissa tarvitaan vain niiden osalta, jotka pitävät esityksiä tai tekevät muistiota/pöytäkirjaa.
7. Yhteenveto/päätökset jokaisen käsitellyn kohdan jälkeen.
- Selkeitä ja kirkkaita päätöksiä (mitä, miksi, kuka, milloin, kuinka usein, miten).
- Kokouksessa tehtyjen päätösten seuranta ja jatkotoimenpiteet.
8. Kokousten lopetus ajoissa, viimeistään ilmoitettuna ajankohtana.
- Aloitetaan lopetus ajoissa, jotta ehditään lopettamaan aikataulun mukaan tai sopimaan tarvittaessa jatkokokous.
Hyviä ja innostavia kokouksia kaikille!
